Ministerstwo Finansów nie chce zmian w strukturze KSeF
Obligatoryjny KSeF nie wejdzie w życie 1 lipca 2024 r. Nowy termin poznamy najprawdopodobniej na przełomie kwietnia i maja. Póki co zakończył się cykl konsultacji Ministerstwa Finansów z szeroką grupą zainteresowanych, w tym przedsiębiorcami, księgowymi, dostawcami oprogramowania oraz samorządowcami. Po tych konsultacjach zapadły już pierwsze zapowiedzi zmian. Wybrzmiało także zapewnienie resortu, że nie zmieni się struktura KSeF. Powód? Przedsiębiorcy zainwestowali już znaczne środki we wdrożenie systemu.
Znajomość struktury ważna nie tylko istotne dla działów IT
Zapoznanie się ze strukturą KSeF nie jest elementem, który przedsiębiorcy w wielu przypadkach uważają za potrzebny. Dominuje pogląd, iż poszczególnymi elementami struktury logicznej zajmą się dostawcy oprogramowania, którzy stworzą odpowiednie linkowanie pól w programach do struktury logicznej. Nie do końca tak jest. W sytuacji, gdy będziemy mieli do czynienia z bardziej skomplikowaną transakcją, czy z większą ilością podmiotów zaangażowanych w fakturę, to istota i elementy struktury logicznej nabierają dużo większego znaczenia. Warto więc poznać elementy struktury logicznej, aby wiedzieć jakie pola w fakturze są dostępne. Dowolność w zakresie wystawiania faktur z uwzględnieniem elementów obligatoryjnych faktury jaka ma miejsce obecnie skończy się bowiem w momencie, kiedy pojawi się obowiązkowe stosowanie faktury ustrukturyzowanej.
Pojęcie, założenia i budowa schemy
Schema to inaczej wzór faktury ustrukturyzowanej, czyli struktura logiczna takiej faktury. Przez fakturę ustrukturyzowaną (e-fakturę), zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy o podatku od towarów i usług rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wraz z przydzielonym numerem identyfikującym ją w tym systemie. Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Obecnie obowiązuje schema FA(2), która zastąpiła z dniem 1 września 2023 r. strukturę logiczną FA(1).Ta schema ma obowiązywać także na dzień, gdy KSeF stanie się obligatoryjny.
Struktura KSeF ma postać pliku xml. Pola (elementy) w pliku XML przyjmują następujący charakter:
- obligatoryjny, czyli zapisów dokonuje się obowiązkowo. Obligatoryjny charakter danego pola (wymaganej informacji) wynika w szczególności z treści obowiązujących przepisów VAT lub jest warunkowany strukturą logiczną wzoru;
- opcjonalny – zapisów dokonuje się obowiązkowo, jeśli jest spełniony warunek ustawowy. Wypełnienie pola nie jest wymagane dla poprawności semantycznej pliku;
- fakultatywny – wypełnienie pola jest całkowicie dobrowolne przez podatnika, nie jest wymagane dla poprawności semantycznej pliku, ani nie jest wymagane na gruncie przepisów ustawy.
Schema ma strukturę główną, a w jej obrębie strukturę podrzędną. Elementy: główne struktury FA (2), struktury nagłówka, struktury Podmiotu 2, struktury Podmiotu 3, struktury FA, opisała doradca podatkowy Patrycja Kubiesa w komentarzu praktycznym pt.: Struktura Krajowego Systemu e-Faktur . Natomiast założenia schemy oraz jest strukturę szczegółowo omówił doradca podatkowy Zdzisław Modzelewski podczas webinaru pt.: Struktura Krajowego Systemu e-Faktur. Prelegent zachęca przy tym do zapoznania się Broszurą informacyjną struktury logicznej e-Faktury FA(2).
Nie będzie modyfikacji struktury FA(2)
W trakcie konsultacji jakie w dniach od 16 lutego do 1 marca przeprowadziło Ministerstwa Finansów ze strony podatników kilkukrotnie pojawiały się pytania o zmianę struktury KSeF. Eksperci Ministerstwa Finansów wyjaśniają, że nie przewiduje się modyfikacji struktury FA(2). Jak tłumaczą, struktura e-faktury na etapie jej projektowania była poddana szerokim konsultacjom publicznym. Uwagi zgłaszane w trakcie konsultacji zostały w dużej mierze uwzględnione. Struktura FA(2) oprócz elementów, których występowanie regulowane jest w art. 106a - 106q ustawy o podatku od towarów i usług, zawiera także elementy, których stosowanie jest całkowicie dobrowolne i dowolne. Uwzględnienie ich w strukturze wynika z praktyki biznesowej obserwowanej na rynku. Powodem przemawiający za pozostawieniem obecnej struktury są też koszty po stronie przedsiębiorców związane z przeprowadzeniem już zamówionych produktów. Ponadto, zdaniem resortu, taka decyzja mogłaby wydłużyć okres potrzebny do ich wdrożenia.
Michał Malinowski
Senior Product Manager
Księgowość i Podatki