COVID-19 uzasadnia uproszczenia w inwentaryzacji
Firmy mogą już rozpoczynać inwentaryzację, jednak w związku z trwającą epidemią koronawirusa pojawia się wiele pytań o możliwość wprowadzenia uproszeń przy jej organizacji. Korzystne stanowisko w tej sprawie zajęło Ministerstwo Finansów, które dopuszcza przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze weryfikacji zamiast w formie spisu z natury.
Inwentaryzacja w dobie koronawirusa
Wraz z początkiem października jednostki prowadzące księgi rachunkowe mogą już rozpocząć inwentaryzację. Dla wielu firm jest to duże przedsięwzięcie organizacyjne, zwłaszcza jeżeli dysponują dużym i różnorodnym majątkiem. Jednak w tym roku proces ten może być znacznie utrudniony w związku z trwającą epidemią koronawirusa i związaną z nią reorganizacją pracy w wielu jednostkach. Bardzo często działy księgowe pracują w formie zdalnej i trudno im będzie przeprowadzić inwentaryzację zgodnie z przepisami określonymi w ustawie o rachunkowości.
Spis z natury - najtrudniejszy do przeprowadzenia
Spis z natury jest w praktyce najbardziej pracochłonną i czasochłonna metodą inwentaryzacji. Polega on na spisaniu składników majątku, ich wycenie i porównaniu ustalonych wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz obliczeniu, wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic między tymi danymi.
Metoda ta dotyczy:
- aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych),
- papierów wartościowych w postaci materialnej,
- rzeczowych składników aktywów obrotowych,
- środków trwałych,
- nieruchomości zaliczonych do inwestycji,
- maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie.
W związku z tym, iż spis z natury jest wykorzystywany do zinwentaryzowania znaczących ilościowo aktywów rzeczowych wymaga powołania komisji inwentaryzacyjnej i zaangażowania wielu osób. Może to być wyjątkowo trudne i ryzykowne w trakcie trwającej epidemii koronawirusa, która wymaga zachowania środków bezpieczeństwa i dystansu społecznego. Czy można zatem zrezygnować ze spisu z natury, a inwentaryzację przeprowadzić w inny sposób?
Weryfikacja zamiast spisu z natury tylko pod pewnymi warunkami
Inną, obok spisu z natury, metodą inwentaryzacji jest weryfikacja zapisów w księgach rachunkowych. Jest ona przewidziana dla wszystkich składników aktywów i pasywów, których nie można (z różnych powodów) zinwentaryzować metodą spisu z natury lub potwierdzenia salda.
Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości inwentaryzacja w drodze weryfikacji dotyczy:
- środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,
- gruntów,
- praw zakwalifikowanych do nieruchomości,
- należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych,
- należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
- należności i zobowiązań z tytułów publicznoprawnych, a także
- aktywów i pasywów, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.
Wśród księgowych pojawiły się wątpliwości czy COVID-19 można uznać za przyczynę zastąpienia spisu z natury metodą weryfikacji.
Ministerstwo Finansów wyjaśnia
Wskazówki w zakresie możliwości zastosowania uproszczeń w trakcie inwentaryzacji przedstawiło Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytanie zamieszczone na swojej stronie.
Ministerstwo Finansów podkreśla, iż jednostka powinna dołożyć wszelkich starań, aby inwentaryzację składników aktywów przeprowadzić drogą spisu z natury przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa koniecznych dla jej przeprowadzenia.
Przeprowadzenie inwentaryzacji metodą weryfikacji zamiast spisu z natury powinno dotyczyć tylko wyjątkowych sytuacji. Jedną z takich przesłanek może być potencjalne ryzyko epidemiczne występujące w określonych podmiotach np. w szpitalach w odniesieniu np. środków trwałych znajdujących się w pomieszczeniach, gdzie przebywają pacjenci, sal operacyjnych etc.
Należy jednak zwrócić uwagę, iż ryzyko epidemiczne nie występuje w jednakowym zakresie we wszystkich jednostkach przeprowadzających inwentaryzację ani w odniesieniu do wszystkich składników aktywów objętych inwentaryzacją.
Każda jednostka powinna dokonać gruntownej oceny potencjalnych ryzyk związanych z pandemią COVID-19 w celu podjęcia uzasadnionej decyzji o wyborze danej metody inwentaryzacji. Dokumentacja uzasadniająca przeprowadzenie inwentaryzacji drogą weryfikacji zamiast spisu z natury wraz z dokumentacją potwierdzającą porównanie danych ksiąg rachunkowych na dzień bilansowy z odpowiednimi dokumentami powinna stanowić załącznik do protokołu weryfikacji.
redaktor naczelna działu Finanse i kadry