Jesteś już użytkownikiem programów LEX?

COVID-19 uzasadnia uproszczenia w inwentaryzacji

26 października 2020

Firmy mogą już rozpoczynać inwentaryzację, jednak w związku z trwającą epidemią koronawirusa pojawia się wiele pytań o możliwość wprowadzenia uproszeń przy jej organizacji. Korzystne stanowisko w tej sprawie zajęło Ministerstwo Finansów, które dopuszcza przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze weryfikacji zamiast w formie spisu z natury.

Inwentaryzacja w dobie koronawirusa

Wraz z początkiem października jednostki prowadzące księgi rachunkowe mogą już rozpocząć inwentaryzację. Dla wielu firm jest to duże przedsięwzięcie organizacyjne, zwłaszcza jeżeli dysponują dużym i różnorodnym majątkiem. Jednak w tym roku proces ten może być znacznie utrudniony w związku z trwającą epidemią koronawirusa i związaną z nią reorganizacją pracy w wielu jednostkach. Bardzo często działy księgowe pracują w formie zdalnej i trudno im będzie przeprowadzić inwentaryzację zgodnie z przepisami określonymi w ustawie o rachunkowości.

Spis z natury - najtrudniejszy do przeprowadzenia

Spis z natury jest w praktyce najbardziej pracochłonną i czasochłonna metodą inwentaryzacji. Polega on na spisaniu składników majątku, ich wycenie i porównaniu ustalonych wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz obliczeniu, wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic między tymi danymi.

Metoda ta dotyczy:

  • aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych),
  • papierów wartościowych w postaci materialnej,
  • rzeczowych składników aktywów obrotowych,
  • środków trwałych,
  • nieruchomości zaliczonych do inwestycji,
  • maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie.

W związku z tym, iż spis z natury jest wykorzystywany do zinwentaryzowania znaczących ilościowo aktywów rzeczowych wymaga powołania komisji inwentaryzacyjnej i zaangażowania wielu osób. Może to być wyjątkowo trudne i ryzykowne w trakcie trwającej epidemii koronawirusa, która wymaga zachowania środków bezpieczeństwa i dystansu społecznego. Czy można zatem zrezygnować ze spisu z natury, a inwentaryzację przeprowadzić w inny sposób?

Weryfikacja zamiast spisu z natury tylko pod pewnymi warunkami

Inną, obok spisu z natury, metodą inwentaryzacji jest weryfikacja zapisów w księgach rachunkowych. Jest ona przewidziana dla wszystkich składników aktywów i pasywów, których nie można (z różnych powodów) zinwentaryzować metodą spisu z natury lub potwierdzenia salda.

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości inwentaryzacja w drodze weryfikacji dotyczy:

  • środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,
  • gruntów,
  • praw zakwalifikowanych do nieruchomości,
  • należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych,
  • należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
  • należności i zobowiązań z tytułów publicznoprawnych, a także
  • aktywów i pasywów, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.

Wśród księgowych pojawiły się wątpliwości czy COVID-19 można uznać za przyczynę zastąpienia spisu z natury metodą weryfikacji.

Ministerstwo Finansów wyjaśnia

Wskazówki w zakresie możliwości zastosowania uproszczeń w trakcie inwentaryzacji przedstawiło Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytanie zamieszczone na swojej stronie.

Ministerstwo Finansów podkreśla, iż jednostka powinna dołożyć wszelkich starań, aby inwentaryzację składników aktywów przeprowadzić drogą spisu z natury przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa koniecznych dla jej przeprowadzenia.

Przeprowadzenie inwentaryzacji metodą weryfikacji zamiast spisu z natury powinno dotyczyć tylko wyjątkowych sytuacji. Jedną z takich przesłanek może być potencjalne ryzyko epidemiczne występujące w określonych podmiotach np. w szpitalach w odniesieniu np. środków trwałych znajdujących się w pomieszczeniach, gdzie przebywają pacjenci, sal operacyjnych etc.

Należy jednak zwrócić uwagę, iż ryzyko epidemiczne nie występuje w jednakowym zakresie we wszystkich jednostkach przeprowadzających inwentaryzację ani w odniesieniu do wszystkich składników aktywów objętych inwentaryzacją.

Każda jednostka powinna dokonać gruntownej oceny potencjalnych ryzyk związanych z pandemią COVID-19 w celu podjęcia uzasadnionej decyzji o wyborze danej metody inwentaryzacji. Dokumentacja uzasadniająca przeprowadzenie inwentaryzacji drogą weryfikacji zamiast spisu z natury wraz z dokumentacją potwierdzającą porównanie danych ksiąg rachunkowych na dzień bilansowy z odpowiednimi dokumentami powinna stanowić załącznik do protokołu weryfikacji.

COVID-19 uzasadnia uproszczenia w inwentaryzacji
Magdalena Stankiewicz

redaktor naczelna działu Finanse i kadry

Więcej na temat metod oraz organizacji inwentaryzacji dowiesz się w 7 dniowym dostępie testowym w LEX Kadry!
Czytaj m.in.:
Masz dostęp do LEX-a? Zaloguj się
Nie masz dostępu do LEX-a? Zamów dostęp testowy