Efektywna samoocena w kontroli zarządczej w siedmiu krokach

MIT: za obszar kontroli zarządczej odpowiada wyłącznie kierownik jednostki.

FAKT: kierownik jednostki odpowiada za całokształt kontroli zarządczej, a w tworzenie tego systemu zaangażowane są wszystkie osoby uczestniczące w zarządzaniu jednostką. Co więcej - na prawidłowe funkcjonowanie kontroli zarządczej wpływ mają wszyscy pracownicy jednostki!

W jakich sytuacjach pracownicy mają wpływ na funkcjonowanie kontroli zarządczej? W pierwszej kolejności w procesie samooceny kontroli zarządczej. Jak zatem skonstruować ten proces tak, aby był efektywny dla jednostki, jak i samych pracowników?

Wzór efektywnej samooceny

Oto siedem kroków do przeprowadzenia efektywnej samooceny w kontroli zarządczej w każdej jednostce samorządu terytorialnego.

1. Określenie kręgu osób dokonujących samooceny - to fundamentalny moment, gdyż od niego zależą wyniki procesu. Zaangażowanie wszystkich pracowników, bądź tylko ścisłego kierownictwa jednostki da zupełnie inny obraz, ale też wpłynie na czasochłonność i skomplikowanie postępowania.
2. Wyznaczenie koordynatora procesu samooceny - dla sprawnego przebiegu niezbędne jest przekazanie go osobie z odpowiednimi kwalifikacjami.
3. Określenie zakresu przedmiotowego samooceny - to co będzie podlegało ocenie również determinuje otrzymane wyniki. Ocenie mogą podlegać zwłaszcza poszczególne procesy zachodzące w jednostce, wybrane elementy kontroli zarządczej, a nawet cały system kontroli zarządczej w jednostce.
4. Wybór metody samooceny - przeprowadzenie badania ankietowego (ankieta/kwestionariusz samooceny) jest najczęściej stosowaną i relatywnie prostą metodą wykonania oceny. Tym bardziej, że Ministerstwo Finansów przygotowało uniwersalny szablon takiej ankiety. Ale uwaga! - zastosowanie go wprost może być niebezpieczną pułapką, gdyż arkusz ten musi być najpierw dostosowany do potrzeb i możliwości danej jednostki.
5. Szkolenia dla osób zaangażowanych w samoocenę - aby ograniczyć ryzyko otrzymania niewiarygodnych wyników uczestnicy procesu samooceny powinni być przeszkoleni z tego w jakim celu jest ona prowadzona, czy jak wypełnić ankietę.
6. Przeprowadzenie samooceny (anonimowo) - samo przeprowadzenie ankiety jest przedostatnim krokiem całego procesu, gdyż tylko poprzedzone dobrym przygotowaniem według przedstawionych wyżej kroków da odpowiedni efekt.
7. Opracowanie raportu samooceny i przekazanie go uczestnikom tego procesu - poczucie bezcelowości wykonywania zadania działa na ludzi demobilizująco. Proces samooceny musi być zatem zwieńczony opracowaniem raportu, poinformowaniem jego uczestników o wynikach (informacja zwrotna) oraz podjęciem odpowiednich działań naprawczych.

Poradnik wdrożenia samooceny w jednostce

Dowiedz się więcej o tym jak te siedem kroków wdrożyć w swojej jednostce, na jakie problemy zwrócić uwagę na każdym etapie i jak je ominąć. Szczegółowe informacje znajdziesz w poradniku Efektywna samoocena w kontroli zarządczej dostępnym w serwisie LEX Administracja. Jego autorką jest Pani Joanna Przybylska - doktor nauk ekonomicznych, adiunkt na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu, audytor wewnętrzny oraz praktyk w procesach kontroli zarządczej.

Bartosz Starczewski

product manager administracja publiczna