Ustawa o doręczeniach elektronicznych - co z niej wynika dla jednostek samorządu terytorialnego?
Od 5 października 2021 r. obowiązują przepisy ustawy o doręczeniach elektronicznych, które w znaczący sposób wpłyną na system funkcjonowania e-doręczeń i elektroniczną komunikację z administracją publiczną. Nie od razu jednak, bowiem jest wiele kilkuletnich okresów przejściowych. Co dokładnie się zmieni, na czym te nowości będą polegały i od kiedy będą miały zastosowanie?
Doręczenia elektroniczne - domyślny sposób doręczenia
System doręczeń elektronicznych stanie się podstawowym, domyślnym kanałem doręczeń. W pierwszej kolejności należy wskazać na publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE). Gdy doręczenie za pomocą PURDE nie będzie możliwe, wówczas stosowana będzie tzw. publiczna usługa hybrydowa polegająca na tym, że operator pocztowy przekształci pisma z postaci elektronicznej na papierową i w ten sposób je doręczy. Pisma w postaci papierowej będzie można doręczać tylko w drodze wyjątku, w ściśle określonych przypadkach. Oznacza to również, że JST nie będą mogły zrezygnować z systemu rejestrowanych doręczeń elektronicznych. Jednocześnie zastąpi on system ePUAP, który docelowo zostanie zamknięty.
Jak JST musi się przygotować na nowe e-doręczenia?
W konsekwencji organy administracji publicznej będą zobowiązane do założenia i utrzymywania adresu do doręczeń elektronicznych oraz skrzynki doręczeń elektronicznych. Aby e-doręczenia mogły funkcjonować, w każdym urzędzie należy powołać administratora skrzynki doręczeń, który będzie nią zarządzał.
Dostosowanie się do nowych regulacji będzie wymagało dużego zaangażowania i wysiłku organizacyjnego po stronie wielu podmiotów - administracji centralnej (tworzącej i zarządzającej systemem), operatora (Poczty Polskiej jako operatora wyznaczonego, który będzie obsługiwał PURDE i usługę hybrydową), jak i podmiotów, które będą korzystały z tego systemu, w tym oczywiście jednostek samorządu terytorialnego. Aby to umożliwić ustawa przewiduje kilka okresów przejściowych, przy czym są one odmienne dla różnych grup podmiotów. Najdłuższy z nich dotyczy zamknięcia platformy ePUAP, co nastąpi z dniem 1 października 2029 r.
Kto jest kim i jakie ma zadania w nowym systemie?
Szczegółowe omówienie funkcjonowania systemu nowych doręczeń elektronicznych wraz z opisaniem ról i zadań uczestników tego systemu oraz terminów, w których upływają okresy przejściowe, znajduje się w szkoleniu on-line poprowadzonym przez Panią Annę Bohdan pt. Nowe doręczenia elektroniczne w samorządzie terytorialnym. Do nagrania dołączone są materiały dodatkowe, czyli prezentacja oraz odpowiedzi na pytania uczestników szkolenia.
O ustawie, jak i tym co wynika z niej dla JST, traktuje także komentarz praktyczny Pana Mateusza Karciarza pt. Obowiązki samorządów w świetle ustawy o doręczeniach elektronicznych czy komentarz do ustawy o doręczeniach elektronicznych autorstwa uznanych specjalistów od tematyki e-administracji pod redakcją Pani Prof. Martyny Wilbrandt-Gotowicz.
Zmiany w postępowaniu administracyjnym i wsparcie w problematycznych kwestiach
Ustawa o doręczeniach elektronicznych w znaczący sposób zmieniła przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego poświęcone doręczeniom pism. Jednak biorąc pod uwagę, że funkcjonowanie PURDE nie nastąpi od razu (wraz z wejściem w życie nowelizacji), to stosowanie przepisów może być znacząco utrudnione. Doręczenia w formie elektronicznej w postępowaniu administracyjnym, także w tym okresie przejściowym, dokładnie omówił Pan Mateusz Karciarz na szkoleniu pt. Doręczanie pism drogą elektroniczną w postępowaniu administracyjnym.
Wszystkie wymienione wyżej publikacje dostępne są w serwisie LEX Administracja, który dedykowany jest jednostkom samorządu terytorialnego. Użytkownicy tego serwisu mają także możliwość zadawania pytań ekspertom, na które otrzymują odpowiedzi na piśmie - również w zakresie nowych e-doręczeń. LEX Administracja zawiera te odpowiedzi, dzięki czemu można poznać rozwiązania na różne problemy pojawiające się w praktyce pracy urzędników samorządowych.
product manager administracja publiczna