Ochrona sygnalistów w jednostkach samorządu terytorialnego

Sygnaliści - to osoby pracujące dla organizacji publicznej czy prywatnej lub utrzymujące kontakt z taką organizacją, które w związku ze swoją działalnością zawodową zgłaszają naruszenia szkodliwe dla interesu publicznego. Obowiązek wdrożenia mechanizmu ochronnego sygnalistów zostanie nałożony na szereg rozmaitych podmiotów ze sfery publicznej, jak i prywatnej. Do grupy podmiotów obowiązanych można zaliczyć także jednostki samorządu terytorialnego.

Czy obowiązek ochrony sygnalistów obejmie wszystkie JST?

W ramach utworzenia mechanizmu ochrony, dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. reguluje obowiązki w zakresie zapewnienia minimalnych norm ochrony przed potencjalnymi działaniami odwetowymi w ramach organizacji, w której funkcjonuje sygnalista.

Obowiązek implementacji przepisów do krajowego porządku prawnego mija z dniem 17 grudnia 2021 r. Niemniej, podmioty zobowiązane do wdrożenia systemów zgłaszania nieprawidłowości mogą już czynić przygotowania do ustanowienia i wdrożenia kluczowych procedur oraz narzędzi wynikających z przepisów Dyrektywy.

Wśród podmiotów zobowiązanych do wdrożenia nowej regulacji znajdują się również wszystkie podmioty z sektora publicznego, w tym JST. Wyjątkowo, w ramach implementacji przepisów Dyrektywy, państwa członkowskie mogą zwolnić z obowiązku gminy liczące mniej niż 10 000 mieszkańców lub zatrudniające mniej niż 50 pracowników.

Jakie obowiązki zostaną nałożone na JST?

Jak wskazuje autorka dr Beata Baran w komentarzu praktycznym: Dyrektywa o ochronie sygnalistów - co wynika z niej dla jednostek samorządu terytorialnego? Pierwszym, niezbędnym krokiem w ramach przygotowania urzędu do wdrożenia nowych obowiązków jest stworzenie odpowiedniego, wewnętrznego sytemu zgłaszania nieprawidłowości. W ramach realizacji systemu powinno nastąpić:

• opracowanie odpowiednich dokumentów wewnętrznych,
• ustanowienie osoby lub podmiotu odpowiedzialnego za obsługę zgłoszeń,
• przeszkolenie personelu w zakresie wprowadzonych rozwiązań,
• opracowanie materiałów informacyjnych o sposobie funkcjonowania sygnalistów.

Kolejnym krokiem będzie przygotowanie urzędu do przeprowadzania działań następczych w wyniku otrzymanych zgłoszeń. Obowiązkowe będzie przeprowadzenie wewnętrznych postępowań wyjaśniających wszczynanych w odpowiedzi na otrzymane zgłoszenia. Jak zauważa autorka, jednym z kluczowych elementów postępowania jest konieczność kontaktu z sygnalistą, gdzie przewidziano w odpowiednim terminie i właściwym kanałem przekazywanie potwierdzeń i informacji zwrotnej.

Kolejnym elementem jest konieczność przygotowania raportu końcowego, zawierającego ustalenia faktyczne oraz rekomendacje działań następczych.

Do obowiązków leżących po stronie jednostek samorządu terytorialnego będzie należało także prowadzenie rejestru zgłoszeń przekazywanych przez sygnalistów. Rejestr powinien respektować stosowne zasady poufności wobec sygnalistów.

Szerzej na temat obowiązku ochrony sygnalistów, a szczególnie w odpowiedzi na pytania:

• Jakie obowiązki czekają JST w zakresie ochrony sygnalistów?
• Jak przygotować urząd do realizacji nowych obowiązków?
• Jakie procedury, narzędzia i zmiany organizacyjne należy ustanowić, aby spełniały wymogi stawiane przez Dyrektywę?

w praktycznym komentarzu: Dyrektywa o ochronie sygnalistów - co wynika z niej dla jednostek samorządu terytorialnego? W publikacji dr Beata Baran udzieli odpowiedzi wraz z przykładowymi modelami zastosowania nowej regulacji oraz wyjaśnieniami potencjalnych wątpliwości.

Rafał Bułach

product manager Działu Public