Jesteś już użytkownikiem programów LEX?

5 dobrych praktyk w kontroli zarządczej

27 lipca 2020

W procesie kontroli zarządczej w JST często pojawiają się różne wątpliwości. Przydatne mogą okazać się rekomendacje dla jednostek samorządu terytorialnego, które wspomagają prawidłowe funkcjonowanie kontroli. Sprawdź, czy i Ty znasz 5 dobrych praktyk prowadzenia kontroli zarządczej w urzędzie.

Ministerstwo Finansów w komunikacie numer 23 wyznaczyło pięć, tzw. standardów kontroli zarządczej. Grupy te odpowiadają konkretnym elementom kontroli zarządczej w JST. Są to:

  • środowisko wewnętrzne,
  • cele i zarządzanie ryzykiem,
  • mechanizmy kontroli,
  • informacja i komunikacja,
  • monitorowanie i ocena.

1. Przestrzegaj wartości etycznych

Środowisko wewnętrzne tworzy otoczenie, w którym realizowane są cele i zadania jednostki. Jest to zbiór wszystkich rozwiązań, regulacji, powiązań i zachowań, które kształtują strukturę, styl działania i charakter organizacji.

Jedną z dobrych praktyk w tym zakresie jest przestrzeganie wartości etycznych. Brak tego elementu może prowadzić do zaburzeń w funkcjonowaniu i do dysfunkcji w realizacji zakładanych przez organizację celów. Należy zwrócić szczególną uwagę na zapobieganie i wykrywanie nadużyć (w tym korupcji).

 Jak to zrobić?

  • promuj wartości poprzez dobry przykład,
  • staraj się wdrożyć system działań edukacyjnych,
  • warto stworzyć i wykorzystywać kodeksy etyki.

2. Wyznacz swoje cele

Cele i zadania powinny być określane jasno i w co najmniej rocznej perspektywie. W praktyce jest to jeden z najistotniejszych standardów kontroli zarządczej. System wyznaczania celów i zadań dla JST oraz plany działalności jednostek powinny przedstawiać priorytety do osiągnięcia w roku następnym.

W jaki sposób to osiągnąć?

  • wyznaczaj jasne i zrozumiałe cele,
  • pamiętaj o miernikach realizacji zadań i ich monitorowaniu.

3. Kontroluj wykonanie celów i zadań

Mechanizmy kontroli pozwalają na wykonanie zakładanych celów i zadań. Są także odpowiedzią na pojawiające się ryzyka. Należy pamiętać, że koszty wdrożenia i stosowania konkretnych mechanizmów kontroli nie powinny być wyższe niż uzyskane dzięki nim korzyści.

Mechanizm kontroli dotyczący operacji finansowych i gospodarczych powinien być oparty o dobre praktyki takie jak:

  • przestrzeganie regulacji ustawy o rachunkowości, jak też innych powiązanych aktów prawnych,
  • podział obowiązków w obrębie struktury organizacyjnej jednostki samorządu terytorialnego.

Natomiast w prawidłowo działającym mechanizmie kontroli dotyczącej systemów informatycznych należy pamiętać o:

  • tworzeniu polityki bezpieczeństwa informacji przetwarzanych elektronicznie,
  • ochronie zasobów materialnych związanych z systemami informatycznymi,
  • tworzeniu procedur dotyczących zakładania i obsługi kont e-mailowych na serwerze.

4. Rozmawiaj, przekazuj, informuj

Przepływ informacji i dobra komunikacja wewnątrz jednostki (oraz podmiotami zewnętrznymi) zwiększa efektywność oraz skuteczność wykonywania wyznaczonych zadań.

Uzyskasz to dzięki:

  • aktualizacji istniejących w urzędzie baz informacji,
  • dbałości o jakość informacji w mediach społecznościowych i BIP,
  • uruchomieniu wewnętrznego portalu komunikacji (intranet) oraz narzędzia – Elektroniczna Baza Uchwał i Zarządzeń w Jednostce,
  • prowadzeniu narad okresowych z kierownictwem.

5. Sprawdzaj stan kontroli zarządczej

Monitorowanie ma służyć pozyskaniu informacji o jakości i skuteczności kontroli zarządczej w jednostce samorządu terytorialnego. Ma również zapewnić, że zidentyfikowane problemy są na bieżąco rozwiązywane, a wyniki i rekomendacje audytu wewnętrznego (lub samooceny) są brane pod uwagę i rozpatrywane.

Pamiętaj o:

  • reagowaniu na pojawiające się nieprawidłowości - podejmuj działania zaradcze w celu ich wyeliminowania,
  • uwzględnieniu roli podmiotów wewnętrznych i zewnętrznych w obszarze sygnalizowania i wychwytywania nieprawidłowości,
  • możliwości wprowadzenia audytu kontroli zarządczej.

Dlaczego warto wprowadzić dobre praktyki?

Kontrola zarządcza jest nieocenioną pomocą w osiąganiu określonych celów przez jednostkę samorządu terytorialnego. Pozwala na ulepszeniu usług świadczonych wobec mieszkańców - klientów urzędów. Zwiększa również ich dostępność. Dzięki temu JST ma możliwość spełnienia oczekiwań obywateli dotyczących, między innymi skrócenia czasu załatwienia spraw czy zwiększenia przejrzystości procedur.

Chcesz wiedzieć więcej o dobrych praktykach w kontroli zarządczej? Zapoznaj się z komentarzem praktycznym i eksperckimi materiałami >>

5 dobrych praktyk w kontroli zarządczej
Małgorzata Milewicz

młodszy redaktor administracja publiczna

Nie korzystasz jeszcze z programów LEX?
Znajdź rozwiązanie dla siebie.

Zamów prezentacje produktów LEX, dzięki której poznasz pełne możliwości serwisu oraz uzyskasz informacje o pakietach spełniających Twoje potrzeby.