Czym jest kontrola zarządcza i jaki jest jej cel?
Kontrola zarządcza to skuteczne narzędzie, które może uruchomić mechanizmy poprawy i doskonalenia działań jst. Prawidłowo przeprowadzona eliminuje również podejmowanie czynności nieefektywnych, co przekłada się na lepszą pracę urzędu. By jednak jednostka samorządu terytorialnego mogła skorzystać z takiego rozwiązania, niezbędna jest podstawowa wiedza o tym, czym w istocie jest kontrola zarządcza oraz jaki jest jej cel.
Teoretyczne pojmowanie kontroli zarządczej
Wielu z nas kontrola zarządcza kojarzy się jedynie z uciążliwym obowiązkiem i dodatkową "papierologią". Do tego, by zmienić ją w narzędzie pozwalające osiągnąć rezultat w postaci poprawy jakości działania jst (co z kolei pośrednio przekłada się na jakość życia mieszkańców) konieczne jest dokładne zgłębienie tematu - zarówno na płaszczyźnie teoretycznej jak i praktycznej.
Artykuł 68 ustawy o finansach publicznych stanowi, że kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Definicja ta, prosta i ogólna, nie pozwala na pełne zrozumienie istoty tego, czym kontrola zarządcza naprawdę jest. Oparcie się jedynie na ustawowej teorii nie pozwala na w pełni efektywne wykorzystanie tego narzędzia.
W zderzeniu z praktyką
Z życiowego punktu widzenia kontrola zarządcza jest uzupełnieniem funkcjonującego ekosystemu prawno-organizacyjnego w danej instytucji. Mowa tu o zarządzaniu ryzykiem czy też ewaluacji okresowej (inaczej samooceną). System kontroli zarządczej nie jest stałą zapisaną procedurą - podlega on ciągłym zmianom nie tylko w perspektywie śródokresowej (w przypadku jednostek samorządu terytorialnego jest to okres 6 miesięcy). Jest to również narzędzie dla menadżerów jednostek, które pozwala monitorować stopień osiągnięcia celów jednostki na dany rok.
Realizacja celów
Ustawodawca, także w artykule 68 ustawy o finansach publicznych, chce pomóc nam w zrozumieniu celu kontroli zarządczej. Ustęp drugi powyższego artykułu stanowi, że celem jest zapewnienie w szczególności: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji oraz zarządzania ryzykiem.
W praktyce oznacza to skupienie się na określaniu pomniejszych celów i zadań, a także monitorowaniu i ocenie ich realizacji, co z kolei w ostatnim etapie kontroli zarządczej doprowadzić ma do poprawy jakości działania danej instytucji.
Niezbędna w tym wypadku jest świadomość istnienia, tzw. mierników.
Mierniki w kontroli zarządczej
Stanowią one najtrudniejsze wyzwanie dla jst – są narzędziem niezbędnym do programowania oraz ewaluacji programów działania, umożliwiając pomiar stanu przed i po wdrożeniu działań (tzw. pomiar przebytej drogi). Pozwalają zidentyfikować skalę zjawisk problemowych, umożliwiają jasną prezentację celów operacyjnych działania, a także pomiar efektów działań, co warunkuje rozliczenie podmiotów odpowiedzialnych
To właśnie dobrze skonstruowane wskaźniki umożliwiają eliminację działań nieskutecznych lub nieefektywnych, co jest niezwykle istotne w prawidłowo przeprowadzonej kontroli zarządczej.
Kropla w morzu informacji
Kontrola zarządcza opiera się na wielu elementach, które są niezbędne do przeprowadzenia jej w sposób przynoszący korzyści. By poznać je wszystkie zapoznaj się z komentarzem praktycznym "Czym jest kontrola zarządcza i jaki jest jej cel?", który nie tylko zawiera omówienie podstaw okiem praktyka, ale odpowiada również na takie pytania jak:
- Czym różni się kontrola zarządcza od audytu wewnętrznego?
- W jaki sposób zaprojektować system kontroli zarządczej i jakie są jego elementy?
- Co na celu ma samoocena kontroli zarządczej?
- Czym jest oświadczenie o stanie kontroli zarządczej?
