W dniu 7 kwietnia 2023 r. wejdą w życie nowe przepisy o pracy zdalnej. Od tego dnia przestanie obowiązywać tzw. praca zdalna covidowa. Przestaną również obowiązywać przepisy dotyczące dotychczasowej telepracy, jednak na mocy przepisów przejściowych pracodawcy, u których praca odbywała się w tej formie, będą mogli ją stosować jeszcze przez 6 miesięcy od dnia wejścia w życie pracy zdalnej.

Rodzaje pracy zdalnej

Praca zdalna będzie mogła być wprowadzona na podstawie:

- polecenia pracodawcy,

- uzgodnienia lub

- na wniosek pracownika.

Ponadto dodatkowo zostanie wprowadzona okazjonalna praca zdalna w wymiarze 24 dni w roku kalendarzowym.

Polecenie pracodawcy tylko w określonych okolicznościach

Praca zdalna będzie mogła być wykonywana na polecenie pracodawcy:

1) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub

2) w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Pracownik musi jednak potwierdzić w formie oświadczenia (złożonego w postaci papierowej lub elektronicznej), że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Zobacz w LEX Kadry: Oświadczenie pracownika o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej

Uzgodnienie - na wniosek pracownika i z inicjatywy pracodawcy

Wprowadzenie pracy zdalnej może nastąpić na skutek uzgodnienia. Może to nastąpić z inicjatywy pracodawcy, jak również na wniosek pracownika. W takim przypadku zasady pracy zdalnej powinny zostać określone w:

- porozumieniu ze związkami zawodowymi,

- regulaminie pracy,

- porozumieniu z pracownikiem

Wniosek pracownika - kiedy pracodawca będzie musiał się zgodzić

Co istotne, pracodawca będzie musiał uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony przez:

1) pracownika - rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z 4.11.2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin "Za życiem", tj. o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu, również po ukończeniu przez nie 18 roku życia,

2) pracownika - rodzica:

a) dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz

b) dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z 14.12.2016 r. - Prawo oświatowe, również po ukończeniu przez nie 18 roku życia,

3) pracownicy w ciąży,

4) pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia,

5) pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Jeżeli wniosek o pracę zdalną złoży pracownik należący do którejś z ww. grup, pracodawca będzie mógł odmówić pracy zdalnej w sytuacji, gdy praca zdalna nie jest możliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Co ważne, o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca musi poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Ważne obowiązki pracodawcy

Ważnymi krokami we wdrożeniu pracy zdalnej na podstawie ww. uzgodnienia są:

- informacja o warunkach zatrudnienia rozszerzona o dodatkowe informacje,

- informacja o zasadach BHP w trakcie pracy zdalnej, zawierająca: 1) zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, 2) zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, 3) czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej, 4) zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenia dla życia lub zdrowia ludzkiego

- przygotowanie oceny ryzyka zawodowego, uwzględniającej wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne,

- opracowanie procedury ochrony danych osobowych w pracy zdalnej,

- wypłacanie ekwiwalentu bądź ryczałtu

Zobacz w LEX Kadry: Koszty pracy zdalnej

Okazjonalna praca zdalna

Okazjonalna praca zdalna w wymiarze 24 dni w roku kalendarzowym, nie będzie wymagała wdrożenia w organizacji. Będzie mogła być udzielana na podstawie przepisów kodeksu pracy, nie będzie konieczności regulowania jej zasad w regulaminie pracy czy porozumieniu ze związkami zawodowymi.

Okazjonalna praca zdalna nie będzie również wymagała wypłacania pracownikom ekwiwalentu czy ryczałtu z tytułu korzystania z internetu, prądu czy prywatnego sprzętu.

Jednak nie oznacza to, że pracodawca nie będzie musiał dopełnić żadnych obowiązków. Warto aby pracodawca zadbał o BHP oraz ochronę danych osobowych przy tej formie pracy.

Izabela Baranowska

Senior Product Manager LEX Kadry oraz LEX HR