Jesteś już użytkownikiem programów LEX?

Terminy załatwiania spraw administracyjnych

27 października 2022

Przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego określają w jakich terminach należy załatwiać sprawy administracyjne oraz jak te terminy obliczać. Zderzenie przepisów z praktyką pokazuje jednak, że te zasady nie zawsze są proste do zastosowania w konkretnej sprawie.

Terminy w kodeksie postępowania administracyjnego

Analizując kwestię terminów załatwiania spraw administracyjnych należy wyjść od ogólnej zasady postępowania administracyjnego, która została opisana w art. 12 KPA następująco: organy administracji publicznej powinny działać w sprawie wnikliwie i szybko, a sprawy, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień, powinny być załatwione niezwłocznie. Wynika z tego prosty wniosek - szybkość prowadzenia postępowania jest ważną i cenną wartością. Czy takie ogólne założenie ma jednak dość wyraźne przełożenie na rzeczywistość?

Aby nie było co do tego wątpliwości, KPA doprecyzowuje tę zasadę w przepisie art. 35. Z niego wynika, iż sprawę należy załatwić:

  • niezwłocznie - gdy rozstrzygnięcie jest możliwe w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody oraz dane znane organowi;
  • nie później niż w ciągu miesiąca - gdy sprawa wymaga przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,
  • nie później niż w ciągu dwóch miesięcy - gdy sprawa jest szczególnie skomplikowana.

Od tych zasad istnieją pewne odstępstwa (związane z niewliczaniem niektórych terminów w powyższe okresy, innymi terminami wynikającymi z przepisów szczególnych czy postępowaniami nie będącymi sprawami stricte administracyjnymi), jednak są one fundamentalne z punktu widzenia obowiązków organów administracji oraz praw stron.

Przekroczenie terminu

Do obowiązków organu związanych z dotrzymaniem terminu załatwienia sprawy należy konieczność powiadomienia stron w przypadku niezałatwienia sprawy w terminie z jednoczesnym podaniem przyczyn zwłoki i wskazaniem nowego terminu załatwienia sprawy. Z kolei prawem strony jest wniesienie ponaglenia na bezczynność - w przypadku, gdy sprawa nie została załatwiona w terminie, lub na przewlekłość - gdy postępowanie jest prowadzone dłużej, niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy.

Przepisy szczególne, czyli znajdujące się poza Kodeksem postępowania administracyjnego, mogą zawierać także różne inne konsekwencje niedotrzymania terminu załatwienia sprawy, w tym kary finansowe dla organu. Także sąd administracyjny, orzekając w sprawie ze skargi na bezczynność lub przewlekłość, jest uprawniony do wymierzenia organowi grzywny.

Wiedza o terminach i praktyka stosowania przepisów

Już ten pobieżny rzut oka na system terminów załatwiania spraw administracyjnych pokazuje, iż nie jest on tak prosty i oczywisty jak mogłoby się zdawać. To zdecydowanie więcej niż tylko kalendarz i matematyka, gdyż dotyczy praw i obowiązków stron postępowania - zwłaszcza obywateli i przedsiębiorców.

Jak radzić sobie w praktyce z obliczaniem terminów na załatwienie sprawy? Co w nich uwzględniać, a czego nie? Jak reagować na spodziewane lub zaistniałe przekroczenia terminów? Z pomocą przychodzi serwis LEX. Na szkoleniu online Terminy załatwiania spraw administracyjnych Pan Mateusz Karciarz dogłębnie i wyczerpująco omówił wszelkie zawiłości tej tematyki. Pytania zadane przez uczestników szkolenia nie pozostały bez odpowiedzi - ekspert odniósł się do nich częściowo na żywo, a na wszystkie odpowiedział na piśmie, w efekcie dostępne są one w serwisie LEX. Użytkownikom tego programu daje to możliwość szybkiego, łatwego i co ważne - zgodnego z prawem! - rozwiązania ich wątpliwości.

Z pomocą w ustaleniu terminu załatwienia sprawy oraz konsekwencji jego przekroczenia przychodzą także dokumenty typu procedura, a zwłaszcza procedura Termin załatwienia sprawy w ogólnym postępowaniu administracyjnym, która w czytelny i zrozumiały sposób graficznie pokazuje zawiłości tej instytucji prawnej.

Kolejne ułatwienia dla użytkowników LEX-a to wzory dokumentów, w tym np. zawiadomienia o przedłużeniu terminu załatwienia sprawy, dzięki czemu łatwo można przygotować stosowne pismo kierowane do strony postępowania.

Ogromnym wsparciem są również teksty autorskie przygotowane przez praktyków. Godny polecenia jest zwłaszcza komentarz do KPA autorstwa wybitnych autorów: Andrzeja Wróbla, Małgorzaty Jaśkowskiej i Martyny Wilbrandt-Gotowicz. Komentarz jest aktualizowany kilka razy w roku, dzięki czemu jest aktualny nie tylko w związku z szybko zmieniającymi się przepisami, ale uwzględnia również najnowsze poglądy sądów, w tym zwłaszcza administracyjnych.

A w przypadku poszukiwania rozwiązania bardzo drobiazgowych problemów dostępnych jest blisko 400 pytań użytkowników LEX-a, na które odpowiedzieli nasi eksperci - to ogromne bogactwo szczegółowych zagadnień "z życia wziętych".

Terminy załatwiania spraw administracyjnych
Bartosz Starczewski

senior product manager

Zobacz również:
Polecamy między innymi
Masz dostęp do LEX-a? Zaloguj się
Nie masz dostępu do LEX-a? Zamów dostęp testowy