Wszczęcie postępowania administracyjnego z urzędu

Jednym ze sposobów wszczęcia postępowania administracyjnego jest wszczęcie postępowania z urzędu. Organ wszczynający postępowanie z urzędu powinien przestrzegać swojej właściwości i działać w granicach przyznanych mu uprawnień. Organ ma również obowiązek sprawdzenia, czy możliwe będzie prowadzenie jednego postępowania w odniesieniu do kilku spraw.

Jak wskazuje Tomasz Lewandowski w "Wszczęcie postępowania z urzędu", postępowanie może być wszczęte tylko w sprawie indywidualnej, a więc załatwianej w formie decyzji administracyjnej. 

Ustalając datę wszczęcia postępowania administracyjnego z urzędu, bierze się pod uwagę pierwszą czynność dokonaną przez organ administracji publicznej na zewnątrz w stosunku do strony. 

Przyczyny wszczęcia postępowania z urzędu

Tomasz Lewandowski podkreśla, że aby organ mógł wszcząć postępowanie administracyjne, musi zaistnieć ku temu powód, przyczyna, która w świetle przepisów prawa może skutkować wszczęciem postępowania. Informację na temat konieczności zainicjowania takiego postępowania można powziąć z każdego źródła, w tym m.in. z:

• własnych informacji,
• telewizji,
• radia,
• podania przekazanego przez inny organ,
• inicjatywy organu nadzoru,
• inicjatywy sądu,
• kontroli wewnętrznej,
• anonimu, itp. 

Ponadto nawet jeśli organ uzna, że z wnioskiem o wszczęcie postępowania wystąpił podmiot nielegitymujący się przymiotem strony, a nadto postępowanie to może zostać wszczęte tylko z urzędu, to i tak organ ten może wszcząć postępowanie z urzędu, choć tak naprawdę wiadomość o błędach w przeprowadzonym postępowaniu czy konieczności zainicjowania nowego postępowania powziął w związku z wnioskiem złożonym przez nieuprawniony podmiot.

Zawiadomienie stron postępowania

Podstawowym obowiązkiem organu administracyjnego prowadzącego postępowanie jest ustalenie wszystkich osób, które mają interes prawny w rozstrzygnięciu sprawy, a następnie zawiadomienie tych osób o wszczęciu postępowania.  

Organ ma obowiązek zapewnienia wszystkim stronom czynnego udziału w każdym stadium postępowania.

Zawiadomienie stron będzie przybierać różną formę w zależności od przepisów, które w danej sprawie będą miały zastosowanie; może więc to być np.

• dowolna pierwsza czynność organu na zewnątrz,
• zawiadomienie,
• postanowienie,
• publiczne zawiadomienie o wszczęciu postępowania.

Zgoda strony na kontynuowanie postępowania

Organ jednocześnie z wszczęciem postępowania z urzędu, a więc z chwilą dokonania pierwszej czynności na zewnątrz, musi wystąpić o zgodę strony na kontynuowanie postępowania.

Oświadczenie woli strony musi być:

• wyraźne,
• jednoznaczne,
• wyrażone na piśmie bądź złożone ustnie do protokołu,
• podpisane przez stronę.

Brak reakcji strony (np. brak jakiejkolwiek odpowiedzi) oznacza brak zgody na kontynuowanie postępowania.

Występując do strony o zgodę na prowadzenie postępowania administracyjnego organ powinien, w związku z tym, że jest to pierwsza czynność skierowana do strony, przekazać jej informacje dotyczące przetwarzania jej danych osobowych. Chodzi o informacje, które wskazane zostały w art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.). Wyjątek stanowi sytuacja, w której strona posiada wskazane informacje, a ich zakres lub treść nie uległy zmianie.

Wojciech Kowalski

product manager Działu Legal