Jesteś już użytkownikiem programów LEX?

Dane służbowe pracownika - kiedy można je publikować?

17 listopada 2022

Firmy i instytucje coraz częściej publikują na swoich stronach internetowych informacje o swoich pracownikach. Zazwyczaj publikowane są wizerunki osób, dane kontaktowe i opisy stanowisk. Czy udostępnianie takich danych jest zgodne z RODO? Tego dowiesz się z LEX Ochrona Danych Osobowych.

Pracodawcy najczęściej zastanawiają się nad tym czy w ogóle można publikować takie dane, a jeżeli tak, to czy muszą uzyskać na to zgodę pracowników oraz jaki zakres udostępnionych danych będzie zgodny z przepisami.

Nazwisko to znak rozpoznawczy osoby fizycznej

Zdaniem Sądu Najwyższego nazwisko i imię są znakiem rozpoznawczym każdej osoby fizycznej (Wyrok SN z 19.11.2003 r., I PK 590/02, OSNP 2004, nr 20, poz. 351.). Ujawnienie ich będzie zgodne z prawem, tak długo jak nie będzie wiązało się z naruszeniem dobra osobistego właściciela. W związku z tym pracodawca ma możliwość wykorzystania nazwiska i imienia pracownika bez jego zgody, o ile:

  1. jest to usprawiedliwione zadaniami i obowiązkami pracodawcy, np. kiedy pracownik reprezentuje pracodawcę na zewnątrz;
  2. jest to niezbędne, np. gdy pracownik jest osobą kontaktową dla klientów;
  3. nie narusza praw i wolności pracownika, tzn. dane nie wykraczają poza sferę służbową albo gdy pracownik nie sprzeciwia się ich upublicznieniu.

Dane osobowe pracowników można przesyłać dalej

Niekiedy udostępnianie danych osobowych pracowników jest konieczne, aby spełnić cel gospodarczy, np. wysyłając ofertę handlową dla kontrahenta. W zestawieniach tego typu mogą znaleźć się takie dane jak imię i nazwisko, służbowy adres e-mail czy służbowy nr telefonu. W związku z tym pojawia się wątpliwość w zakresie bezpieczeństwa przesyłania takich informacji na zewnątrz. O ile administrator wdrożył odpowiedni system zabezpieczeń i przeprowadza regularnie analizy ryzyka, przesłanie takich danych nie wymaga szyfrowania. Niemniej jednak, w sytuacji, w której zestawienie wykraczałoby poza sferę danych służbowych, niezbędnych do zrealizowania celu, należałoby dane zaszyfrować.

Wykorzystanie wizerunku pracownika na stronie internetowej przedsiębiorstwa

W przypadku udostępniania wizerunku (np. zdjęcia) pracownika na stronie internetowej przedsiębiorstwa, pracodawca powinien uprzednio uzyskać dobrowolną zgodę pracownika. Bez tego upublicznienie zdjęcia jest niemożliwe.

Więcej o tym jakie dane służbowe można upubliczniać i co jest podstawą prawną ich udostępniania mówi Sylwia Czub-Kiełczewska w nowym nagraniu z cyklu "Chwila na RODO". Znajdziesz je w LEX Ochrona Danych Osobowych.

Dane służbowe pracownika - kiedy można je publikować?
Julia Magulska

Redakcja Publikacji Elektronicznych