Jak długo należy przechowywać dane osobowe pracowników i kandydatów do pracy?

Jak długo przechowywać poszczególne dane osobowe pracowników - to pytanie niezmiennie zadają sobie działy kadr prowadzące dokumentację pracowniczą, a także IOD-owie. Jak samodzielnie ustalać okresy przechowywania danych i gdzie ich szukać? Tego dowiesz się z LEX Ochrona Danych Osobowych.

Głównym problemem w zakresie retencji pracowniczych danych osobowych jest ogromna różnorodność terminów i ciągle zmieniające się przepisy. Prawidłowe przechowywanie danych osobowych nie jest istotne wyłącznie z perspektywy obowiązków, jakie nakłada RODO. Ma znaczenie przede wszystkim dla bezpieczeństwa danych kandydata i pracownika, ale również dla prowadzenia działalności przez pracodawcę zgodnie z prawem.

Czym jest retencja danych osobowych?

Przepisy RODO wskazują administratorom, że dane osobowe mogą być przetwarzane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celów, w których dane te są przetwarzane (art. 5 ust. 1 lit. e RODO). Cele, bo zazwyczaj jest ich kilka, muszą być konkretne i wyraźne. Ich doprecyzowanie ułatwia realizację prawa ograniczenia przetwarzania danych, w myśl której dane nie mogą być przechowywane przez czas nieograniczony. W momencie, w którym cele zostaną osiągnięte, pojawia się obowiązek ich usunięcia, o czym szerzej w komentarzu Pawła Fajgielskiego do RODO. Administrator powinien ustalić okresy przechowywania danych (czyli okresy retencji) i terminy ich usuwania. Mnogość przepisów szczegółowych oraz rozbieżne stanowiska organów centralnych skutecznie przyczyniają się do utrudnienia realizacji tego obowiązku i narażają administratora na odpowiedzialność prawną w przypadku błędnej interpretacji przepisów.

Jak długo można przechowywać dane kandydata do pracy?

Wykaz kategorii danych związanych z procesem rekrutacji wraz z okresami retencji widoczny jest w poniższym zestawieniu, które dostępne jest w pełnej wersji w LEX Ochrona Danych Osobowych.

Warto dodać, że przez ostatnie lata wielu pracodawców w obawie przed ewentualnymi roszczeniami o dyskryminację przy zatrudnianiu przechowywało dane osobowe kandydatów dłużej, niż wskazywał na to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Przedłużony okres retencji danych opierali o tzw. uzasadniony interes administratora. W sierpniu tego roku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie (sygn. akt II SA/Wa 542/22) orzekł, że pracodawcy mają do tego prawo w obronie przed ewentualnymi roszczeniami. Tym bardziej, że to właśnie na pracodawcy będzie spoczywał obowiązek udowodnienia, że nie doszło do dyskryminacji w procesie rekrutacyjnym.

Zatem jak długo przechowywać dane w związku z ochroną przed roszczeniami? Przykładowo francuski organ nadzorczy przewiduje na to okres nie dłuższy niż 2 lata. W Polsce przyjęto kompromis, który przewiduje przechowywanie danych tak długo jak wskazują na to przepisy regulujące przedawnienie roszczeń. Termin przedawnienia roszczenia wyznacza jednocześnie termin końcowy retencji.

Retencja danych pracownika

W przypadku retencji danych osobowych pracownika sięgnąć należy nie tylko do przepisów z zakresu prawa pracy, ale również chociażby z prawa ubezpieczeń społecznych, a nawet prawa podatkowego. Większość danych osobowych pracownika znajduje się w dokumentacji pracowniczej, na którą składają się m.in.:

1. akta osobowe;
2. dokumentacja dot. czasu pracy;
3. dokumentacja dot. urlopów wypoczynkowych;
4. karta wypłaconego wynagrodzenia;
5. karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego.

Rodzaj ww. dokumentacji i zakres przetwarzanych w niej danych będzie wpływał na okres retencji. 

10 czy 50 lat - jaki okres retencji dla akt osobowych pracownika?

10 oraz 50 lat - takie okresy retencji przewidziane są dla akt osobowych. Z uwagi na rewolucję w terminach przechowywania, którą przyniósł 2019 r., w odmienny sposób liczymy retencję dla poszczególnych sytuacji, co przedstawia poniższa tabela.

Istotny jest czas, kiedy zawarliśmy umowę z pracownikiem. Ze względu na definicję stosunku pracy, każda umowa oznacza nowy stosunek pracy, zatem w sytuacji, gdy zawarliśmy umowę z pracownikiem przed 2019 r., a nową po 2019 r. będziemy mieć 2 różne okresy retencji dla danych związanych z umowami.

Liczenie okresów retencji

A jak policzyć okresy 10 i 50 lat? 10 lat liczymy od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Zatem, gdy pracownik A zakończył pracę w kwietniu 2022 r., a pracownik B w październiku 2022 r, to 10 lat liczyć będziemy dla nich wspólnie od 31.12.2022 r. Inaczej w przypadku 50 lat, już nie liczymy od końca roku kalendarzowego, ale od daty ustania stosunku pracy, a konkretnie od daty ze świadectwa pracy.

O tym, co zrobić w sytuacji, gdy pracownik był zatrudniony parę razy po 2019 r. i czy możliwe jest połączenie jego teczek, wypowiedzieli się Eksperci podczas szkolenia online, którego nagranie znajdziesz w LEX Ochrona Danych Osobowych. Prelegenci podzielili się dobrymi praktykami dotyczącymi liczenia terminów na dokonanie usunięcia danych. Zwrócili także uwagę na odstępstwa od zasady 10 i 50 lat, w szczególności dla:

• dokumentacji wypadkowej;
• dokumentacji chorób zawodowych;
• dokumentacji podatkowej;
• dokumentacji ZUS;
• dokumentacji ZFŚS;
• dokumentacji zbiorowej;
• dokumentacji czasu pracy i urlopowej dot. stosunków pracy nawiązanych przed 2019 r.

Eksperci bardzo szczegółowo opisali okresy retencji dla pozostałych elementów dokumentacji pracowniczej. Zwrócili także uwagę na zagadnienia, o których często zapominają działy HR, m.in. o tym co należy zrobić z dostępem do PUE ZUS po zwolnieniu pracownika. Nagranie ze szkolenia znajdziesz tutaj.

W LEX Ochrona Danych Osobowych poświęcamy dużo uwagi retencji danych osobowych. To międzysektorowe zagadnienie zostało omówione przez grono ekspertów z zakresu kadr, podatków, udostępniania informacji publicznej i nie tylko. Efektem ich pracy są liczne komentarze praktyczne, wzory dokumentów i wiele innych publikacji. W programie znajdziesz tabelę retencji danych, w której wskazane są okresy retencji danych dla poszczególnych rodzajów danych osobowych. Jest to praktyczne narzędzie, które ułatwi ustalanie i weryfikowanie okresów przechowywania danych inspektorom ochrony danym osobowym, specjalistom ds. kadrowych i innym osobom odpowiedzialnym za ochronę danych osobowych w swoich organizacjach.

Julia Magulska

Redakcja Publikacji Elektronicznych

Tagi:
• LEX Ochrona Danych Osobowych