Jesteś już użytkownikiem programów LEX?

Jak długo należy przechowywać dane osobowe pracowników i kandydatów do pracy?

02 listopada 2022

Jak długo przechowywać poszczególne dane osobowe pracowników - to pytanie niezmiennie zadają sobie działy kadr prowadzące dokumentację pracowniczą, a także IOD-owie. Jak samodzielnie ustalać okresy przechowywania danych i gdzie ich szukać? Tego dowiesz się z LEX Ochrona Danych Osobowych.

Głównym problemem w zakresie retencji pracowniczych danych osobowych jest ogromna różnorodność terminów i ciągle zmieniające się przepisy. Prawidłowe przechowywanie danych osobowych nie jest istotne wyłącznie z perspektywy obowiązków, jakie nakłada RODO. Ma znaczenie przede wszystkim dla bezpieczeństwa danych kandydata i pracownika, ale również dla prowadzenia działalności przez pracodawcę zgodnie z prawem.

Czym jest retencja danych osobowych?

Przepisy RODO wskazują administratorom, że dane osobowe mogą być przetwarzane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celów, w których dane te są przetwarzane (art. 5 ust. 1 lit. e RODO). Cele, bo zazwyczaj jest ich kilka, muszą być konkretne i wyraźne. Ich doprecyzowanie ułatwia realizację prawa ograniczenia przetwarzania danych, w myśl której dane nie mogą być przechowywane przez czas nieograniczony. W momencie, w którym cele zostaną osiągnięte, pojawia się obowiązek ich usunięcia, o czym szerzej w komentarzu Pawła Fajgielskiego do RODO. Administrator powinien ustalić okresy przechowywania danych (czyli okresy retencji) i terminy ich usuwania. Mnogość przepisów szczegółowych oraz rozbieżne stanowiska organów centralnych skutecznie przyczyniają się do utrudnienia realizacji tego obowiązku i narażają administratora na odpowiedzialność prawną w przypadku błędnej interpretacji przepisów.

Jak długo można przechowywać dane kandydata do pracy?

Wykaz kategorii danych związanych z procesem rekrutacji wraz z okresami retencji widoczny jest w poniższym zestawieniu, które dostępne jest w pełnej wersji w LEX Ochrona Danych Osobowych.

Warto dodać, że przez ostatnie lata wielu pracodawców w obawie przed ewentualnymi roszczeniami o dyskryminację przy zatrudnianiu przechowywało dane osobowe kandydatów dłużej, niż wskazywał na to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Przedłużony okres retencji danych opierali o tzw. uzasadniony interes administratora. W sierpniu tego roku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie (sygn. akt II SA/Wa 542/22) orzekł, że pracodawcy mają do tego prawo w obronie przed ewentualnymi roszczeniami. Tym bardziej, że to właśnie na pracodawcy będzie spoczywał obowiązek udowodnienia, że nie doszło do dyskryminacji w procesie rekrutacyjnym.

Zatem jak długo przechowywać dane w związku z ochroną przed roszczeniami? Przykładowo francuski organ nadzorczy przewiduje na to okres nie dłuższy niż 2 lata. W Polsce przyjęto kompromis, który przewiduje przechowywanie danych tak długo jak wskazują na to przepisy regulujące przedawnienie roszczeń. Termin przedawnienia roszczenia wyznacza jednocześnie termin końcowy retencji.

Retencja danych pracownika

W przypadku retencji danych osobowych pracownika sięgnąć należy nie tylko do przepisów z zakresu prawa pracy, ale również chociażby z prawa ubezpieczeń społecznych, a nawet prawa podatkowego. Większość danych osobowych pracownika znajduje się w dokumentacji pracowniczej, na którą składają się m.in.:

  1. akta osobowe;
  2. dokumentacja dot. czasu pracy;
  3. dokumentacja dot. urlopów wypoczynkowych;
  4. karta wypłaconego wynagrodzenia;
  5. karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego.

Rodzaj ww. dokumentacji i zakres przetwarzanych w niej danych będzie wpływał na okres retencji. 

10 czy 50 lat - jaki okres retencji dla akt osobowych pracownika?

10 oraz 50 lat - takie okresy retencji przewidziane są dla akt osobowych. Z uwagi na rewolucję w terminach przechowywania, którą przyniósł 2019 r., w odmienny sposób liczymy retencję dla poszczególnych sytuacji, co przedstawia poniższa tabela.

10 lat

50 lat

nowy pracownik zatrudniony od 1.01.2019 r.

pracownik zatrudniony przed 2019 r.

pracodawca złożył ZUS RIA za okres 1.01.1999 r. – 31.12.2018 r. – okres liczymy od końca roku kalendarzowego, w którym złożono raport

pracodawca nie złożył ZUS RIA (raportu informacyjnego); zatrudnienie od 1999 r. do 2018 r.

 

pracownicy zatrudnieni przed reformą emerytalną

Istotny jest czas, kiedy zawarliśmy umowę z pracownikiem. Ze względu na definicję stosunku pracy, każda umowa oznacza nowy stosunek pracy, zatem w sytuacji, gdy zawarliśmy umowę z pracownikiem przed 2019 r., a nową po 2019 r. będziemy mieć 2 różne okresy retencji dla danych związanych z umowami.

Liczenie okresów retencji

A jak policzyć okresy 10 i 50 lat? 10 lat liczymy od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Zatem, gdy pracownik A zakończył pracę w kwietniu 2022 r., a pracownik B w październiku 2022 r, to 10 lat liczyć będziemy dla nich wspólnie od 31.12.2022 r. Inaczej w przypadku 50 lat, już nie liczymy od końca roku kalendarzowego, ale od daty ustania stosunku pracy, a konkretnie od daty ze świadectwa pracy.

O tym, co zrobić w sytuacji, gdy pracownik był zatrudniony parę razy po 2019 r. i czy możliwe jest połączenie jego teczek, wypowiedzieli się Eksperci podczas szkolenia online, którego nagranie znajdziesz w LEX Ochrona Danych Osobowych. Prelegenci podzielili się dobrymi praktykami dotyczącymi liczenia terminów na dokonanie usunięcia danych. Zwrócili także uwagę na odstępstwa od zasady 10 i 50 lat, w szczególności dla:

  • dokumentacji wypadkowej;
  • dokumentacji chorób zawodowych;
  • dokumentacji podatkowej;
  • dokumentacji ZUS;
  • dokumentacji ZFŚS;
  • dokumentacji zbiorowej;
  • dokumentacji czasu pracy i urlopowej dot. stosunków pracy nawiązanych przed 2019 r.

Eksperci bardzo szczegółowo opisali okresy retencji dla pozostałych elementów dokumentacji pracowniczej. Zwrócili także uwagę na zagadnienia, o których często zapominają działy HR, m.in. o tym co należy zrobić z dostępem do PUE ZUS po zwolnieniu pracownika. Nagranie ze szkolenia znajdziesz tutaj.

W LEX Ochrona Danych Osobowych poświęcamy dużo uwagi retencji danych osobowych. To międzysektorowe zagadnienie zostało omówione przez grono ekspertów z zakresu kadr, podatków, udostępniania informacji publicznej i nie tylko. Efektem ich pracy są liczne komentarze praktyczne, wzory dokumentów i wiele innych publikacji. W programie znajdziesz tabelę retencji danych, w której wskazane są okresy retencji danych dla poszczególnych rodzajów danych osobowych. Jest to praktyczne narzędzie, które ułatwi ustalanie i weryfikowanie okresów przechowywania danych inspektorom ochrony danym osobowym, specjalistom ds. kadrowych i innym osobom odpowiedzialnym za ochronę danych osobowych w swoich organizacjach.

Jak długo należy przechowywać dane osobowe pracowników i kandydatów do pracy?
Julia Magulska

Redakcja Publikacji Elektronicznych