Jesteś już użytkownikiem programów LEX?

Obowiązkowy KSeF przesunięty na 1 lipca 2024 r.

21 kwietnia 2023

Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mają możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Mogą one być wystawiane i otrzymywane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj. Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Etap fakultatywny nie potrwa jednak wiecznie. Uznano, że dwu i pół letni okres fakultatywnego e-fakturowania jest wystarczający do wprowadzenia obligatoryjnego rozwiązania. Ten czas miał posłużyć zarówno podatnikom jak i administracji skarbowej do nabrania doświadczenia i przygotowań do wprowadzenia powszechnego systemu e-fakturowania.

Jeszcze fakultatywny KSeF

Od ponad roku funkcjonuje rozwiązanie w zakresie elektronicznego raportowania podatkowego – Krajowy System e-Faktur (KSeF). System pozwala tym podatnikom, którzy chcą, na wystawianie faktur przy wykorzystaniu wzoru w formacie xml, zgodnym z przygotowaną strukturą danych udostępnioną przez Ministerstwo Finansów. To kolejny ważny krok w postępującej digitalizacji rozliczeń VAT w naszym kraju. Wraz z kasami fiskalnymi on-line czy JPK-ami ma to być narzędzie uszczelniające rozliczenia VAT. KseF po wprowadzeniu do niego danych faktury przydziela dokumentowi unikalny numer identyfikujący oraz weryfikuje zgodność danych zawartych w takiej fakturze ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Sama faktura jest uznawana za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur i za odebraną w dniu nadania jej numeru KSeF. Jej forma jest ustrukturyzowana, z określonymi obligatoryjnymi polami w formacie pliku xml. To zagadnienie szczegółowo opisali doradca podatkowy Andrzej Pałys oraz doradca podatkowy Dorota Pokrop w komentarzu praktycznym pt.: Krajowy System e-Faktur (KSeF) – kontekst prawny, wyzwania techniczne i konsekwencje praktyczne dla przedsiębiorców . Autorzy komentarza zwracają uwagę na to, że dotychczas różne niedociągnięcia czy błędy formalne faktury zazwyczaj nie miały istotnego przełożenia na faktyczne rozliczenie podatku przez sprzedawcę i nabywcę. Rzadko zdarzało się, aby ze względu na błędy na fakturze dochodziło do ukarania bądź odmowy prawa do odliczenia. Jak podkreślają autorzy stosunkowo łatwo było też skorygować takie błędy. KSeF zmienił to podejście. Niepełna lub nieprawidłowa (w tym technicznie) e-faktura nie przechodzi walidacji, a tym samym nie zostaje w ogóle wystawiona w rozumieniu przepisów o VAT. Dlatego autorzy komentarza opisują m.in.: takie zagadnienia jak:

- prawidłowość, kompletność i obligatoryjność danych

- proces e-fakturowania

- kontekst techniczny wdrożenia KSeF

Warto te treści dokładnie przyswoić, ponieważ jak wskazują sami autorzy komentarza, po doświadczeniach z wdrożeniem JPK_V7M, można uznać, że proces wdrożenia e-faktury stał się jeszcze większym wyzwaniem.

Preferencje podatkowe

Zdecydowanie ważnym elementem przemawiającym za wdrożeniem KSeF są korzyści jakie odnoszą podatnicy wystawiający faktury ustrukturyzowane. Przysługują póki co dwie takie preferencje podatkowe. Dotyczą one zarówno podatników, którzy przy użyciu KSeF wystawiają i przesyłają do odbiorcy faktury ustrukturyzowane, jak i podatnicy, którzy faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF tylko wystawiają. Pierwsza korzyśc dotyczy rozliczania faktur korygujących zmniejszających, a druga polega na możliwości otrzymywania zwrotu różnicy podatku naliczonego nad należnym w skróconym do 40 dni. Szczegółowo i na przykładach preferencje te opisuje doradca podatkowy Tomasz Krywan w poradniku pt.: E-faktury i Krajowy System e-Faktur. Autor poradnika wskazuje przy tym na warunki jakie należy spełnić aby móc z nich korzystać.

Jak obecnie podatnicy korzystają z KSeF?

Ministerstwo Finansów przy wprowadzaniu fakultatywnego KSeF szacowało, że zainteresowanych może być w ciągu roku około 10 proc. podmiotów. Po wdrożeniu tego rozwiązania zauważyło jednak, że przedsiębiorcy mają własny harmonogram wdrażania KSeF. W dużej mierze miało to nastąpić pod koniec 2022 roku lub z początkiem 2023 roku. Obecnie, zgodnie z danymi resortu z 14 marca 2023 r. cyklicznie z KSeF korzystają około 494 podmioty. W środowisku produkcyjnym odnotowano ok. 115 tys. uwierzytelnień przedsiębiorców, którzy wystawili ok. 28 tys. faktur. Jak podaje ministerstwo dużo więcej podatników korzysta ze środowiska testowego. Tu odnotowano powyżej 1,7 mln uwierzytelnień w systemie i wystawiono ponad 58 mln faktur testowych. Poza testowaniem systemu warto także śledzić prace nad projektem nowelizacji (numer wykazu UD468), który uczyni to rozwiązanie obligatoryjnym. Owszem oparte jest ono na obowiązującym fakultatywnym KSeF, ale odpowiednio rozbudowanym i dostosowanym.

Obligatoryjne e-fakturowanie - włączenia i wyłączenia

Obecnie trwają prace legislacyjne nad nowelizacją ustawy o VAT (numer projektu UD468), która wprowadzi obligatoryjność KSeF. Eksperci przewidują, że prace powinny zakończyć się w czerwcu lub lipcu 2023 r. Procedowany obecnie projekt obejmie zasadniczo czynności, które obecnie wymagają udokumentowania fakturą wystawioną zgodnie z ustawą o VAT. Będą to czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem VAT w Polsce, w tym krajowe dostawy towarów i świadczenie usług dokonywane pomiędzy przedsiębiorcami (B2B), na rzecz organów publicznych (B2G) z wyłączeniem faktur wystawianych na rzecz konsumentów (B2C). Przy użyciu KSeF będą wystawiane także faktury korygujące. Faktury korygujące wystawione po wejściu w życie nowelizacji ustawy, bez względu na to, czy zostały wystawione przy użyciu KSeF, czy poza KSeF, jeśli są wystawione przez podatnika posiadającego siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, będą wystawiane w KSeF.

Przy użyciu KSeF fakultatywnie będą mogły być wystawiane także faktury VAT RR oraz faktury korygujące VAT RR. Wdrożenie KSeF wpłynie też na dotychczasowy system obsługi fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych przy wykorzystaniu tzw.: Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF). Użytkownicy PEF będą mogli korzystać z usług udostępnionych przez KSeF. Jednocześnie administracja podatkowa będzie miała dostęp do wszystkich e-faktur, niezależnie czy zostały wystawione według standardu PEF, czy standardu KSeF.

Obowiązkiem e-fakturowania nie zostaną natomiast objęci:

  1. podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju. Wystawienie e-faktury przez te podmioty jest fakultatywne oraz
  2. podatnicy korzystający z procedur szczególnych, takich jak procedura:

- nieunijna dotycząca niektórych usług;

- w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób;

- dotycząca sprzedaży na odległość towarów importowanych. Podmioty te nie będą miały fakultatywnej możliwości wystawiania e-faktur.

Ministerstwo Finansów realizując zasadę powszechności stosowania KSeF proponuje zrezygnować z możliwość wystawiania faktur przy zastosowaniu kas rejestrujących. Nie będzie także uznawany za fakturę paragon z NIP do 450 zł. Resort chce takiego ograniczenia od 1 stycznia 2025 r. Co do zasady więc jeszcze do 1 stycznia 2025 r. będą mogły być stosowane w rozliczeniach między podatnikami faktury wystawiane przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz faktury uproszczone, w tym paragony fiskalne z NIP nabywcy do 450 zł.

Z odroczeniem do 1 stycznia 2025 r. zostanie wprowadzony obowiązek wystawiania e-faktur uproszczonych – w KSeF – z ograniczonym, jak dotychczas, zakresem danych. Od tego dnia zostanie też wprowadzony obowiązek wystawiania e-faktur przez podatników korzystających z tzw.: zwolnienia podmiotowego lub wykonujących wyłącznie czynności zwolnione – także z ograniczonym zakresem danych, jako faktur uproszczonych.

Zalety wprowadzenia KSeF

Zdaniem Ministerstwa Finansów wprowadzenie docelowego KSeF w tym zakresie uprości w przyszłości rozliczenia między przedsiębiorcami, ułatwi dostęp do faktur i faktur korygujących poprzez łatwość wyszukania w systemie, bez zagrożenia, że dokumenty te ulegną zniszczeniu lub zaginięciu. Docelowo poprawie mają ulec warunki i bezpieczeństwo prowadzenia działalności gospodarczej. Wprowadzenie docelowego e-fakturowania umożliwia przyspieszenie zwrotów VAT, co będzie miało bardzo korzystny wpływ na płynność finansową, zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorstw. Ograniczeniu ulegną także obowiązki sprawozdawcze. Chodzi tu głównie o zniesienie wymogów dotyczące m.in. duplikatów faktur czy posiadania dokumentacji, z której wynika, że sprzedawca uzgodnił z nabywcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania. Wstępne szacunki określają, że obligatoryjny system KSeF będzie obsługiwał ponad 2,5 mld e-faktur rocznie. Warto więc solidnie przygotować się na zmianę i wykorzystać czas na wdrożenie KSef już teraz. Doradca podatkowy Andrzej Pałys w artykule pt.: Obowiązkowy KSeF będzie przesunięty o pół roku opublikowanym na łamach serwisu Prawo.pl szacuje, że u podatników o złożonych systemach księgowych i billingowych wdrożenie KSeF może na trwać nawet do 8 miesięcy.

Podział majątku wspólnego małżonków

Michał Malinowski

product manager Księgowość i Podatki