Ochrona danych osobowych w urzędzie pracy
Urzędy pracy, przetwarzają ogromne ilości danych osobowych – zarówno osób bezrobotnych, jak i pracodawców czy innych interesariuszy rynku pracy. Są one odpowiedzialne za zgodne z prawem, rzetelne i bezpieczne przetwarzanie danych, a także za realizację szeregu obowiązków wynikających z przepisów unijnych i krajowych (w tym kluczowej ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia).
Obowiązki urzędu pracy jako administratora danych
Zgodnie z art. 4 pkt 2 RODO, przetwarzanie danych osobowych obejmuje wszelkie operacje wykonywane na danych – od ich zbierania, przez przechowywanie, aż po usuwanie. W związku z tym, na urzędzie spoczywa szereg obowiązków, które mają na celu zapewnienie zgodności z zasadami przetwarzania danych określonymi w art. 5 RODO. Obowiązki te znajdują również odzwierciedlenie w przepisach ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia, która weszła w życie 1 czerwca 2025 r.
Ustawodawca precyzyjnie określił, jakie dane osobowe, w jakim zakresie i w związku z jakimi zadaniami mogą być przetwarzane przez urząd pracy. Przyjęcie zamkniętych katalogów danych i podmiotów, których dane dotyczą, jest wyrazem realizacji zasad RODO, takich jak:
- zgodność z prawem – urząd pracy może przetwarzać dane wyłącznie na podstawie przepisów prawa (np. art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO);
- ograniczenie celu – dane są zbierane wyłącznie w konkretnych, jasno określonych celach, np. aktywizacja zawodowa, przeciwdziałanie bezrobociu;
- minimalizacja danych – urząd powinien przetwarzać tylko te dane, które są niezbędne do realizacji danego celu.
W praktyce oznacza to, że urząd pracy nie może gromadzić danych „na zapas” ani przetwarzać ich w sposób nieadekwatny do celu. Przykładowo, dane dotyczące zgody na udział w badaniach rynku pracy (art. 47 ust. 2 pkt 15 lit. a u.r.p.s.z.) mogą być przetwarzane tylko wtedy, gdy taka zgoda została wyrażona przez osobę bezrobotną.
Ważnym aspektem jest również rzetelność przetwarzania, która zobowiązuje urząd do zachowania należytej staranności przy pozyskiwaniu i przetwarzaniu danych. Oznacza to m.in. konieczność zapewnienia aktualności danych, ich ochrony przed nieuprawnionym dostępem oraz przejrzystości wobec osób, których dane dotyczą
Realizacja obowiązku informacyjnego
Urząd pracy, pozyskując dane osobowe w sposób bezpośredni lub pośredni, ma obowiązek przekazywać osobom, których dane dotyczą, jasne i kompletne informacje zgodnie z art. 13 lub 14 RODO. Obowiązek ten powinien być realizowany w sposób przejrzysty, zrozumiały i dostosowany do rzeczywistych działań urzędu – najlepiej warstwowo, np. poprzez skróconą informację w formularzu i pełną treść na stronie internetowej. Każda zmiana celu przetwarzania wymaga ponownego poinformowania podmiotów danych.
Dr Edyta Bielak-Jomaa, specjalistka z zakresu prawa rynku pracy oraz problemów ochrony danych pracowników, była Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych przygotowała praktyczny komentarz, w którym rozwija powyższe zagadnienia, zwracając uwagę na obowiązki urzędu pracy jako administratora danych osobowych.
Komentarz dostępny TUTAJ
W LEX Ochrona Danych Osobowych znajdziesz także wzory dokumentów niezbędnych do zgodnego z przepisami przetwarzania danych w urzędzie pracy, takie jak:
Klauzula informacyjna dla osób bezrobotnych
Klauzula informacyjna dla osób biernych zawodowo
Klauzula informacyjna dla osób niezarejestrowanych w urzędzie pracy
Klauzula informacyjna dla osób poszukujących pracy
Upoważnienie i polecenie przetwarzania danych osobowych dla pracownika urzędu pracy
.jpg)
.jpg)
