Zaświadczenie w postępowaniu administracyjnym

Zaświadczenie jest dokumentem, który ma na celu stwierdzenie istnienie określonego faktu lub stanu prawnego. Nie jest ono aktem prawotwórczym, a jedynie potwierdzającym prawo lub obowiązek, uznane uprzednio decyzją administracyjną lub innym indywidualnym aktem administracyjnym. Według kodeksu postępowania administracyjnego zaświadczenie może być wydane wyłącznie na żądanie zainteresowanego podmiotu.

Analizy przebiegu postępowania w sprawie wydania zaświadczenia dokonuje Pani Barbara Wójcik w swojej procedurze "Wydanie zaświadczenia".

Kto i kiedy może wydać zaświadczenie?

Podmiot wydający

Organy administracji publicznej, uprawnione do wydania zaświadczenia są wymienione w art. 5 § 2 pkt 3 k.p.a.. Dla przykładu można tu wskazać wojewodę, czy ministra.

Przesłanki

Przesłanki wydania zaświadczenia wskazuje z kolei art. 217 § 1 k.p.a.. Zgodnie z tym przepisem, niezbędnym warunkiem wydania zaświadczenia jest żądanie osoby uprawnionej.

Osobą uprawnioną jest:

1. podmiot, który ma interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego
2. osoba, która wykaże, że takiego potwierdzenia wymaga przepis prawa

Żądanie to powinno być wyrażone w formie ustnej do protokołu lub w formie pisemnej.

Termin

Zarówno zaświadczenie, jak i odmowa jego wydania powinny zostać wydane w instrukcyjnym terminie 7 dni od chwili odebrania żądania.

Postępowanie organu administracji publicznej

1. Badanie właściwości organu. Organ administracji publicznej, do którego kierowane jest żądanie ocenia, czy dysponuje dokumentacją niezbędną do ustalenia okoliczności faktycznych i prawnych. Stwierdza także na zasadach ogólnych swoją właściwość miejscową.

Niewłaściwość rzeczowa i miejscowa stanowią podstawę do odmowy wydania zaświadczenia.

2. Sprawdzenie wymagań formalnych. Wniosek o wydanie zaświadczenia powinien spełniać wymagania formalne przewidziane przez kodeks postępowania administracyjnego dla podania.

Braki formalne wniosku stanowią podstawę do pozostawienia wniosku bez rozpoznania.

3. Istnienie przesłanek wydania zaświadczenia. Organ rozpoznający wniosek bada, czy wydanie zaświadczenia jest przewidziane przez przepis prawa, a w braku takiego przepisu, czy podmiot zainteresowany posiada interes prawny w jego wydaniu. Interes prawny istnieje wtedy, gdy urzędowe potwierdzenie pewnych faktów lub stanu prawnego jest znaczące dla rozstrzygnięcia w postępowaniu sądowym lub administracyjnym.

Jeśli w ocenie organu administracji przesłanki wydania zaświadczenia nie są spełnione, może odmówić wydania zaświadczenia.

Postępowanie wyjaśniające

Jeśli organ administracji publicznej nie posiada danych, wystarczających do rozpoznania wniosku o wydanie zaświadczenia, może z urzędu przeprowadzić postępowanie wyjaśniające. Postępowanie to dotyczy ustalenia stanu faktycznego lub prawnego.

W postępowaniu wyjaśniającym organ analizuje, jakie rejestry, ewidencje i dokumenty umożliwią ustalenie okoliczności niezbędnych do wydania zaświadczenia. Zadaniem organu jest także ich zlokalizowanie i uzyskanie potrzebnych informacji.

Wydanie zaświadczenia

Odmowa wydania zaświadczenia może nastąpić w przypadku, gdy wydanie zaświadczenia miałoby prowadzić do poświadczenia informacji niezgodnych z rzeczywistym stanem faktycznym lub prawnym, gdy ubiegający się o zaświadczenie nie wykaże swojego interesu prawnego, gdy posiadane informacje okażą się niewystarczające do potwierdzenia okoliczności albo gdy dane, których dotyczy zaświadczenie, objęte są wynikającym z przepisów prawa zakazem udostępniania.

Odmowa następuje w formie zaskarżalnego postanowienia.

Jeśli organ administracji na podstawie informacji, którymi dysponuje uzna, że zostały spełnione wszystkie przesłanki przewidziane w ustawie, jego obowiązkiem jest wydanie zaświadczenia.

Zachęcam do zapoznania się z procedurą Pani Barbary Wójcik!

Tagi:
• LEX Urząd i Obywatele