Obowiązkowy KSeF coraz bliżej – historia wdrożenia i zmiany w projekcie
Po początkowym falstarcie specjalnego systemu elektronicznego do wystawiania i odbierania faktur KSeF, odroczeniu jego wejścia w życie, kilkumiesięcznych konsultacji, kolejnych wersji projektów, doczekaliśmy się procedowania w Sejmie. Resort Finansów zapowiada, że proces legislacyjny zakończy się do końca lipca. Przeanalizujmy więc jak to było od początku i jaki ewaluowały konkretne rozwiązania do momentu rozpoczęcia prac parlamentarnych.
Falstart, przesunięcia terminów i obowiązujący stan prawny
Obecnie wystawianie faktur ustrukturyzowanych jest jeszcze wyłącznie dobrowolne. Przepisy dotyczące obligatoryjnego wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) miały obowiązywać czynnych podatników VAT od 1.07.2024 r. a podatników zwolnionych podmiotowo lub wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku z VAT od 1 stycznia 2025 r. Okazało się jednak wcześniej, że są problemy związane z wydajnością systemu. Zdaniem resortu finansów niemożliwe byłoby przetworzenie kilkumilionowej liczby faktur przesłanych w krótkim odstępie czasu do KSeF. Podjęto więc decyzję o przesunięciu terminu wdrożenia systemu na dzień 1 lutego 2026 r., a w zakresie kar za niestosowanie obligatoryjnych przepisów o KSeF, takich jak wystawianie faktur poza systemem do 1 sierpnia 2026 roku. Dokonano tego nowelizacją ustawy nowelizacja 9 maja 2024 roku. Tą ustawą nie zaimplementowano za to, żadnych zmian, które zapowiadało Ministerstwo Finansów. Dotychczasowy kształt uchwalonych regulacji dotyczących KSeF, które miały wejść w życie 1 lipca 2024 r. pozostaje więc póki co bez zmian.
Konsultacje, konsultacje, konsultacje i ewolucja rozwiązań
W pierwszym kwartale ubiegłego roku Ministerstwo Finansów zorganizowało serię spotkań konsultacyjnych z przedsiębiorcami. Zebrano cenne opinie o systemie. Postulaty przedsiębiorców dotyczyły przede wszystkim uproszczenia otoczenia prawnego, wdrożenia i funkcjonowania obowiązkowego KSeF. Sam resort prezentował przy tym dość liberalne podejście do zmian w przepisach o KSeF, nie trzymając się sztywno tego, co zostało już uchwalone.
Projekt rozwiązań prawnych, to jeszcze nie projekt ustawy
Odpowiedzią na liczne uwagi i propozycje zgłaszane podczas serii spotkań konsultacyjnych KSeF był przedstawiony dnia 3 kwietnia 2024 r. przez Ministerstwo Finansów projekt rozwiązań prawnych. Ten dokument stał się podstawą do dalszych konsultacji Uwaga! To nie był projekt ustawy, a tylko postulaty i zapowiedzi.
Propozycje obejmowały:
- wprowadzenie obowiązkowego KSeF dla wszystkich podatników w jednym terminie
- odroczenie wprowadzenia niektórych innych rozwiązań
- wdrożenie w okresie przejściowym tzw. trybu offline
- faktury konsumenckie oraz samoidentyfikację nabywcy
- zrównoważenie obowiązków w KSeF po stronie wystawcy i nabywcy
- wprowadzenie załącznika do e-faktury w standardowych typach transakcji
- Zapewnienie możliwości wygenerowania oraz poboru certyfikatów wystawcy faktur
- zapewnienie podatnikom „wykluczonym cyfrowo” możliwości wystawiania faktur w dotychczasowej formie
Najważniejsze z tych propozycji omówił adwokat i doradca podatkowy dr Jacek Matarewicz w LEX News pt.: Odroczenie KSeF na rok 2026 i zapowiedzi zmian
Po serii konsultacji czas w końcu na projekty
Pierwsza wersja - projekt z 5 listopada 2024 r.
Efektem zarówno licznych spotkań konsultacyjnych stał się nareszcie projekt ustawy zmieniającej (projekt z 5 listopada 2024 r.). Zaproponowane rozwiązania dotyczą kilku zagadnień.
Fazowanie terminu wejścia w życie obowiązkowego KSeF
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF dla wszystkich podatników (dla podatników czynnych i podatników zwolnionych z VAT), z uwzględnieniem etapowania:
- od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. kwotę 200 mln zł (ten zapis został zmodyfikowany w kolejnej wersji projektu),
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
Etapowe wejście w obowiązkowe e-fakturowanie ułatwi wdrożenie tego rozwiązania mniejszym podmiotom.
Więcej czasu na dostosowanie do KSeF
Na dodatkowe pół roku, tj. do 31 lipca 2026 r. odroczono wprowadzenie rozwiązań, takich jak:
- wymóg podania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury, także za te faktury, za które płatność jest dokonywana w mechanizmie podzielonej płatności. Dzięki temu przedsiębiorcy będą mieli więcej czasu na dostosowanie swoich systemów IT do KSeF;
- utrzymanie dodatkowego odroczenia KSeF w odniesieniu do faktur wystawianych z kas rejestrujących. Dzięki temu nastąpi stopniowe wyeliminowanie ten sposób dokumentowania, dając podatnikom dodatkowy czas na dostosowanie się.
Wystawianie faktur elektronicznych poza KSeF w trybie offline z kodem QR
Opcję wystawiania elektronicznych faktur „offline” będą mieli wszyscy podatnicy do końca 2026 r. To niewątpliwie liberalizacja obowiązków KSeF względem dotychczasowych regulacji. Wprowadzenie na okres przejściowy takiego rozwiązania wesprze podatników we wdrożeniu systemu i pomoże w wypracowaniu właściwych praktyk wystawiania faktur w docelowym trybie „online”.
Uregulowanie faktur konsumenckich
Dopuszczenie możliwości wystawiania faktur konsumenckich w KSeF ma na celu usunięcie problemu wystawcy w ustaleniu, czy ma obowiązek wystawić w KSeF fakturę dla podmiotu, który nie podał NIP przy wystawieniu faktury, lub takim numerem nie dysponuje. W efekcie rozwiązanie to stanowi wsparcie dla wystawcy w realizowaniu ustawowych obowiązków.
Wystawiane faktur przez "wykluczonych cyfrowo"
Podatnicy „wykluczeni cyfrowo”, gdzie skala i wartość wystawianych faktur jest niewielka mają mieć do 30 września 2026 r., możliwości wystawiania faktur w dotychczasowej formie. Rozwiązanie to miałby stosować podatnik, u którego wszystkie faktury nie przekraczają kwoty 450 zł i łącznie w miesiącu faktury te nie przekroczą kwoty 10 tys. zł. Takie rozwiązanie ma przyczynić się to do zaznajomienia się z KSeF w początkowym okresie wdrożenia. Z uwagi na trudności w realizacji dwóch warunków kwotowych jednocześnie resort w kolejnej wersji dokonał dalszego uproszczenia tego odroczenia.
Korzystania przez KAS z danych w KSeF
Proponuje się doprecyzowanie przepisów w zakresie korzystania przez organy m.in. KAS z dostępu do faktur w KSeF w celu realizacji ich zadań ustawowych. Po wejściu w życie przepisów dotyczących obowiązkowego KSeF oraz związanych z tymi przepisami zmian w Ordynacji podatkowej, podatnik nie będzie miał obowiązku przesyłania do organu administracji skarbowej np. naczelnika urzędu skarbowego prowadzącego jego sprawę – faktur, które wystawił w KSeF. Zmiany w Ordynacji podatkowej pozwolą organom KAS na dostęp do tych faktur w KSeF.
Przechowywanie faktur wystawionych przed wejściem obligatoryjnego KSeF w ramach „wymiany środowisk”
Rozwiązanie biznesowe w postaci tzw. „wymiany środowisk” pozwoli na testowanie wszystkich rozwiązań przewidzianych w obowiązkowym KSeF „w praktyce”, w tym np. umożliwi testowanie wystawiania faktur poza systemem (offline) i ich wprowadzania do KSeF. Proponowane rozwiązanie pomoże podatnikom wcześniej przygotować się do obowiązkowego KSeF, „nauczyć się” obsługi właściwego oprogramowania i funkcjonalności w których będą pracować po 1 lutego 2026 r. Natomiast faktury wystawione w KSeF w tym okresie będą przechowywane w KSeF.
Druga wersja - projekt z 11 kwietnia 2025 r. Duży krok do przodu
Minister Finansów uwzględnił kolejne postulaty podatników, wprowadzając je w kolejnej wersji projektu. Względem wersji listopadowej należy odnotować te najważniejsze.
Wartość sprzedaży
Warto zauważyć, że w pierwotnym projekcie z listopada 2024 roku była mowa o wartości sprzedaży roku poprzedniego, czyli de facto 2025. W aktualnym projekcie wskazano na wartość sprzedaży brutto roku 2024, dzięki czemu podatnik może już dzisiaj oszacować, czy będzie zobligowany do stosowania KSeF w formule obligatoryjnej od 1 lutego, czy będzie mógł to przesunąć do 1 kwietnia. Doradca podatkowy Radosław Kowalski w LEX News pt.: KSeF 2.0., czyli co nowego w kolejnej wersji projektu nowelizacji ustawy o VAT podkreślił, że chodzi o obowiązek wystawiania, ponieważ najwięksi przedsiębiorcy będą zobligowani do stosowania faktur ustrukturyzowanych już od lutego, co spowoduje, że w tym okresie luty-marzec większość polskich podatników otrzyma faktury ustrukturyzowane, chociażby od dostawców usług telekomunikacyjnych, którzy niewątpliwie przekroczą ten próg.
Ujednolicenie odsunięć
W wersji projektu nowelizacji z kwietnia 2025 roku prawodawca ujednolicił pewne odsunięcia. W poprzedniej wersji wchodziły w grę odsunięcia do końca lipca czy września 2026 roku, natomiast w tej wersji projektu nowelizacji mamy już jednolite odsunięcie do końca 2026 roku. Dotyczy to zawieszenia kar za niestosowanie KSeF, możliwości stosowania faktur uproszczonych czy paragonów do 450 zł, a także odsunięcia obowiązku oznaczenia płatności numerem, co dotyczy również split paymentu. Osoby wykluczone informatycznie będą mogły stosować faktury inne niż ustrukturyzowane. Definicja osób wykluczonych nie została zmieniona w porównaniu z poprzednią wersją projektu, dalej chodzi o faktury do 450 zł jednostkowo i 10 000 zł miesięcznie. Ujednolicenie regulacji i terminów przejściowych do końca 2026 roku było dobrym krokiem, ułatwiającym stosowanie nowych przepisów.
Wystawianie faktur offline 24
Przewidziana została też możliwość wystawiania faktur offline 24. Oznacza to, że podatnik wystawia faktury w swoim systemie, aby w ciągu 24 godzin wprowadzić je do systemu KSeF. Ma to ułatwić funkcjonowanie podatnikom nie tylko w przypadku awarii, ale również w ogólnym modelu stosowanym przez nich. W tym celu potrzebne są certyfikaty, które mogą być uzyskane jeszcze przed wejściem w życie nowelizacji, czyli od listopada 2025 roku.
Faktury ustrukturyzowane dla konsumentów
Ze zmian uwzględnionych w projekcie, które mają charakter stały przewidziana została także możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych dla konsumentów. Wprowadzane mają być możliwości stosowania załączników, które nie będą reglamentowane dla niektórych branż, a będą mogły być stosowane powszechnie. Dotyczyć to ma głównie usług telekomunikacyjnych, energetycznych i dostaw energii, ale będzie wymagało wcześniejszej notyfikacji organu podatkowego.
Trzecia wersja. Projekt z 23 maja 2025 r., który trafia do na obrady Rady Ministrów
Wersja majowa rezygnuje z limitu 450 zł na pojedynczą fakturę, co upraszcza stosowanie przepisów i eliminuje konieczność śledzenia dwóch warunków jednocześnie Wersja majowa uwzględnia postulaty zgłaszane w konsultacjach publicznych – m.in., że limit 450 zł był zbyt restrykcyjny i niepraktyczny w codziennej działalności. Jednocześnie zmiana z „mikroprzedsiębiorców” na „małych przedsiębiorców” rozszerza grupę uprawnionych do skorzystania z okresu przejściowego. Oznacza to, że więcej firm może wystawiać faktury poza KSeF do końca 2026 r.
Rząd przyjmuje projekt i kieruje do laski marszałkowskiej
Dnia 17 czerwca Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy. Kolejnymi działaniami w kierunku wdrożenia KSeF będą między innymi: publikacja dokumentacji technicznej, planowane testy systemu, udostępnienie certyfikatów oraz udostępnienie środowisk testowych. Sam projekt nowelizacji trafił teraz do Sejmu. Zgodnie z zapowiedziami resortu i z przedstawioną mapą wdrożenia KSeF, prace legislacyjne powinny zakończyć się w lipcu. Jak będzie? Zobaczymy. Jedno jest pewne, przedsiębiorcy nie mają co zwlekać z przygotowaniami do wdrożenia KSeF. Być może korzystanie ze środowisk testowych usprawni ten proces.
