KSeF 2.0 zmieni model współpracy księgowego z klientem
Obecnie wiele firm, księgowych czy biur rachunkowych intensywne przygotowuje się do wystawiania faktur w formacie xml, zgodnym ze strukturą FA(3). Już bowiem od 1 lutego 2026 r. duzi podatnicy, a od 1 kwietnia 2025 r. wszyscy pozostali zaczną wystawiać faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Co istotne fazowanie nie dotyczy obowiązku odbierania faktur za pośrednictwem KSeF. Tu obowiązuje jedna data i jest nią 1 lutego 2026 r. Oznacza to, że od tego momentu wszystkie biura rachunkowe powinny być gotowe do pracy na KSeF 2.0.
Uprawnienia - kluczowy element przy ustaleniu procesów wewnątrzfirmowych
Krajowy System e-Faktur to wielkie wyzwanie dla wszystkich księgowych i ich klientów. Dotyczy ono nowego sposobu przechowywania faktur, wystawiania faktur, jak również obiegu faktur wewnątrz określonego podmiotu, ale również poza nim. Tradycyjna forma przekazywania dokumentów odejdzie w zapomnienie. Oznacza to konieczność weryfikacji zapisów umów łączących księgowego czy biuro rachunkowe z klientem. Dobrze byłoby uzgodnić jak do księgowości będą przesyłane dokumenty. Ważny jest także aspekt związany z uprawnieniami do korzystania z KSeF. O istotności tego aspektu w procesie implementacji KSeF wskazuje Adrian Lapierre, ekspert w dziedzinie bezpieczeństwa informacji. W poradniku KSeF - uprawnienia i autoryzacja (zagadnienia techniczne) autor omawia funkcjonowanie i wyzwania związane z zarządzaniem uprawnieniami w kontekście obligatoryjnego KSeF. Analizuje przy tym zagadnienia związane z ważnością pieczęci i podpisów elektronicznych, konsekwencjami nadawania uprawnień dla całych organizacji w porównaniu z indywidualnymi uprawnieniami oraz znaczeniem stosowania świadomej polityki uprawnień. Ekspert podkreśla, że: "błędnie skonfigurowane uprawnienia mogą prowadzić do licznych nieprawidłowości. Pracownicy, którzy nie potrzebują już dostępu do pewnych danych (ze względu na zmianę obowiązków, oddelegowanie czy długotrwałą chorobę), ale nadal mają takie uprawnienia, stanowią potencjalne ryzyko. Ryzyko to polega nie tylko na możliwości nieumyślnego wycieku danych, ale także na potencjalnym zagrożeniu dla integralności systemów i danych przedsiębiorstwa. W szczególności w dużych korporacjach, gdzie działy księgowe składają się z wielu osób, a zmiany kadrowe są naturalnym elementem funkcjonowania firmy, regularne audyty uprawnień są niezbędne." Tym samym zarówno biura rachunkowe, jak i przedsiębiorstwa powinny podjąć kluczową decyzję – kto będzie zajmował się wystawianiem faktur w KSeF, a kto ich odbieraniem. Jak wskazuje doradca podatkowy Monika Brzostowska w komentarzu praktycznym pt.: Wpływ KSeF na wewnętrzne procesy w biurze rachunkowym i w przedsiębiorstwie, to pytanie jest decydujące, w aspekcie ustalenia procesów wewnątrzfirmowych. Warto byłoby zastanowić się nad wdrożeniem odpowiednich procedur w zakresie nadawania, odbierania uprawnień, jak również obiegu faktur ustrukturyzowanych, jak również innych dokumentów, które nie znajdą się w KSeF.
Procedura może uchronić biuro przed nieprzewidzianymi skutkami
Ważną decyzją jest wprowadzenie odpowiedniej procedury, we współpracy z klientem. Biuro powinno ustalić, jak i w którym momencie klient winien informować biuro o wystawieniu faktury, żeby księgowi mogli ująć to zdarzenie gospodarcze w odpowiednim okresie w księgach. Doradca podatkowy, Monika Brzostowska w powołanym wyżej komentarzu praktycznym zwraca uwagę, że: "ustawa o podatku od towarów i usług, ani żadne inne przepisy nie regulują obowiązku posiadania procedury na taki wypadek, niemniej jednak, biorąc pod uwagę ryzyko związane z nieujęciem danego dokumenty w księgach, zdaje się, że taka procedura będzie przynosiła wartość dodaną i może uchronić biuro przed nieprzewidzianymi skutkami". Ekspertka jednocześnie wskazuje jaki może być zakres takiej procedury. Jest to jednak tylko propozycja, ponieważ procedura powinna być dedykowana i stworzona na indywidualne potrzeby konkretnego podmiotu.
Nowe paragrafy w umowach
Doradca Monika Brzostowska podkreśla, że po wejściu w życie obligatoryjnego KSeF należałoby rozpatrzyć nowe paragrafy w umowach. Chodzi o wskazanie tego kto, w jakim terminie i w jaki sposób będzie pobierał faktury z KSeF. Trzeba ustalić czy biuro rachunkowe będzie podmiotem upoważnionym do samodzielnej pracy w KSeF klienta, czy wręcz przeciwnie. Według Moniki Brzostowskiej wszelkie elementy nowej umowy powinny być dostosowane do tego, jaki model pracy przyjmie biuro rachunkowe po wejściu w życie KSeF. Biuro musi zadbać o swoje bezpieczeństwo i o odpowiedzialność, gdy już rozstanie się z klientem, albo pracownikiem, który był uprawniony do korzystania z KSeF klienta.
O współpracy biura rachunkowego opowie księgowa i właścicielka biura rachunkowego Edyta Zaniewicz. Webinar "Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym" odbędzie się już 28 października 2025 r. Wkrótce zaprosimy Państwa do zapisów na to wydarzenie. Terminarz wszystkich szkoleń dotyczących KSeF organizowanych przez Wolters Kluwer można śledzić w tym zestawieniu.
