Kontrola trzeźwości pracowników a ochrona danych osobowych

28 lutego 2023

Kontrola stanu trzeźwości pracowników, dotychczas zaliczanego przez UODO do danych szczególnej kategorii, została uregulowana na nowo w Kodeksie pracy. Pracodawcy zyskali podstawę prawną do przetwarzania danych pochodzących z badania stanu trzeźwości oraz badania na obecność środków działających podobnie do alkoholu. Jednocześnie jednak nałożono na nich szereg obowiązków z zakresu ochrony danych osobowych.

Przepisy z ustawy o wychowywaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi nie były wystarczająco gwarancyjne. Dlatego też wprowadzono kontrolę stanu trzeźwości do Kodeksu pracy (od 21.02.2023 r.). Dotychczas brak podstawy prawnej dla stosowania kontroli trzeźwości w kodeksie powodował, że pracodawcy rezygnowali z tego rozwiązania. Nowelizacja wprost dopuszcza przeprowadzanie kontroli i wyznacza jej granice prawne. Temat ten ma szczególne znaczenie z perspektywy ochrony danych osobowych - zmiany w przepisach rodzą nowe obowiązki po stronie administratorów. O tym, jak kształtują się one w praktyce, dowiesz się z LEX Ochrona Danych Osobowych.

Kontrola trzeźwości na nowych zasadach

Nowelizacja zapewnia transparentność badań. Pracodawca ma obowiązek poinformować swoich pracowników (ale i nie tylko) o wprowadzeniu kontroli. Przepisy regulują czas i miejsce ogłoszenia tej informacji. Co więcej, pracownicy mają prawo wiedzieć na jakich warunkach kontrola będzie się odbywać - w jaki sposób będzie przeprowadzana, za pomocą jakiego narzędzia, w jakim czasie i jak często. W związku z kontrolą przetwarzane są dane osobowe szczególnej kategorii.

Kontrola trzeźwości "niepracowników" - B2B, umowa zlecenia, umowa o dzieło

Kontrola trzeźwości na nowych zasadach nie dotyczy wyłącznie pracowników. Osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych także będą mogły podlegać kontroli. Artykuł 22^1h Kodeksu pracy (dalej: KP) dopuszcza odpowiednie stosowanie przepisów do pracodawców organizujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy. Zatem podstawa przeprowadzenia kontroli dla "niepracowników" będzie taka sama jak dla pracowników - art. 22^1c KP.

Wątpliwości budzi kontrola u pracowników przebywających na tzw. "home office". Zdaniem Ekspertki - dr Dominiki Dörre-Kolasa, dopuszczalne jest zbadanie stanu trzeźwości pracowników pracujących zdalnie. Należy jednak pamiętać, że kontrola nie jest obligatoryjna i musi być odpowiednio uzasadniona, a pracownik ma prawo być wcześniej poinformowany o jej warunkach.

Obowiązek informacyjny

Pracodawca jako administrator danych osobowych ma obowiązek przedstawić pracownikom informacje o kontroli co najmniej 2 tygodnie przed jej rozpoczęciem. Analogiczny obowiązek występuje względem nowego pracownika - w takim wypadku pracodawca powinien przekazać mu informacje jeszcze przed dopuszczeniem go do pracy.

Pracownik powinien wiedzieć:

kto jest administratorem danych oraz jak może się z nim skontaktować;
kto jest IOD-em (jeżeli został powołany);
jaka jest podstawa prawna przetwarzania jego danych (w przypadku kontroli art. 9 ust. 2 lit. b RODO);
jaki jest cel przetwarzania danych;
jaki jest okres retencji danych.

Wynika to z art. 13 RODO i musi mieć swoje odzwierciedlenie również w procedurach kontroli stanu trzeźwości pracowników.

Przetwarzanie danych osobowych pracowników w związku z kontrolą stanu trzeźwości

Podstawą przetwarzania informacji o trzeźwości z RODO jest art. 9 ust. 2 lit. b, a celem przetwarzania będzie przesłanka lub przesłanki z art. 21^1c KP - ochrona życia i zdrowia pracowników (lub innych osób) lub ochrona mienia.

W związku z kontrolą przetwarzane będą takie dane jak data, godzina, minuta badania oraz wynik. Poza danymi dot. badania, przetwarzaniu podlegać będą również takie dane jak:

imię (imiona) i nazwisko pracownika;
numer PESEL albo seria i numer dokumentu tożsamości pracownika;
data urodzenia pracownika;
płeć, wzrost i masa ciała pracownika;
informacje o chorobach, na jakie pracownik choruje;
podpis pracownika;
informacje o objawach lub okolicznościach uzasadniających przeprowadzenie badania oraz dacie i godzinie ich stwierdzenia;
inne informacje niezbędne do oceny wiarygodności i poprawności badania;
w przypadku odstąpienia od pobrania próbek krwi –informacja o przyczynie odstąpienia.

Jeżeli kontrolę ma przeprowadzać zewnętrzne przedsiębiorstwo, np. ochroniarskie, należy pamiętać o pisemnym upoważnieniu do przetwarzania danych osobowych (art. 22^1b § 3 KP). Upoważnienie nadaje pracodawca.

Retencja danych osobowych pochodzących z kontroli

Ze względu na charakter danych pozyskiwanych w trakcie kontroli stanu trzeźwości, powinny być one przechowywane jak najkrócej. Ustawodawca zaproponował następujące okresy.

Kategoria danych	Podstawa prawna	Czas przechowywania
Dane dot. badania (data, godzina, minuta, wynik pozytywny itd.)	art. 22^1c § 6 KP	Rok od dnia zebrania danych
Dane pracownika, na którego w związku z pozytywnym wynikiem kontroli, nałożona została kara upomnienia, kara nagany albo kara pieniężna	art. 22^c § 6-7, art. 22^1e § 2, art. 113 KP	Do uznania kary za niebyłą - po roku nienagannej pracy
Dane pracownika stanowiące dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa, a pracodawca jest stroną tego postępowania lub powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania	art. 22^c § 8-9, art. 22^1e § 2 KP	Do prawomocnego zakończenia postępowania

W LEX Ochrona Danych Osobowych znajdziesz szereg dokumentów, które pomogą Ci wdrożyć i stosować nowe przepisy. Autorka, Joanna Łukaszyk, przygotowała najważniejsze wzory, które będą niezbędne podczas wdrażania kontroli trzeźwości na nowych zasadach.

Wzory nie tylko przyspieszą pracę, ale również pozwolą zapewnić odpowiedni standard ochrony danych osobowych w Twojej organizacji.

Praktyczne aspekty przeprowadzania kontroli trzeźwości przybliży Ci nagranie ze szkolenia online, które poprowadziła dr Dominika Dörre-Kolasa. Ekspertka posiada ponad 20-letnie doświadczenie w zakresie prawa pracy, HR oraz ochrony danych osobowych pracowników. Na nagraniu dzieli się uwagami na temat nowelizacji i wskazuje potencjalne problemy wynikające z jej kształtu.

Poza szkoleniem warto zapoznać się także z komentarzem praktycznym "Badanie trzeźwości pracowników - nowe zasady" Małgorzaty Mędrala. Autorka analizuje nowe przepisy Kodeksu pracy zwracając szczególną uwagę na sposoby przeprowadzania kontroli.

Julia Magulska

Redakcja Publikacji Elektronicznych

Tagi:

LEX Ochrona Danych Osobowych