Najczęstsze błędy w zarządzaniu ryzykiem w JST - jak ich uniknąć?

Zarządzanie ryzykiem w JST jest ważnym elementem kontroli zarządczej. Urzędy mogą mieć jednak z tym problem, bo wytyczne ministerialne nie określają, jak w praktyce realizować standardy zarządzania ryzykiem. Jednostki samorządu terytorialnego mają więc pewną swobodę w tym zakresie, którą ogranicza konieczność działania na podstawie i w granicach prawa. Sprawdź, czy i Ty popełniasz te błędy w zarządzaniu ryzykiem w urzędzie.

Kontrola zarządcza opiera się na procesach, planowaniu, monitorowaniu i ciągłym działaniu. By prawidłowo zarządzać ryzykiem podczas trwania kontroli należy pamiętać o unikaniu błędów, które sprawiają, że cały proces kontroli zarządczej przysparza jedynie dodatkowych dokumentów, a nie wspomaga efektywność pracy urzędu.

Za bardzo rozbudowany system kontroli zarządczej

Wiele jednostek samorządu terytorialnego wpadło w pułapkę zbyt rozbudowanych systemów kontroli zarządczej. W jaki sposób tego uniknąć? Należy pamiętać jakie cele ma spełniać kontrola zarządcza. Doskonale odzwierciedla to system PDCA, tzw. cykl Deminga: Planuj > Wykonaj > Sprawdzaj > Działaj

Prawidłowe rozpoczęcie procesu zarządzania ryzykiem opiera się na właściwym ułożeniu celów i zadań jednostki samorządu terytorialnego. Wskaż kierunki działania w taki sposób, aby spełnić wyznaczone wcześniej cele.

Wyznaczenie zbyt ambitnych lub zbyt oczywistych celów

Cele, które będą zbyt ambitne i odległe mogą obniżyć motywację do działania, co z kolei skutkuje demotywacją i frustracją pracowników samorządowych. Wyważ cele w taki sposób, aby były osiągalne i możliwe do spełnienia, ale pamiętaj, że nie jest dobrą praktyką wyznaczenie celów zbyt oczywistych.
Cele niewymagające żadnego wysiłku sprawią, że działania będą prowadzone rutynowo, bez większego zaangażowania. Rutyna natomiast otwiera drogę do zaistnienia wielu ryzyk. Unikaj podejścia "tak było zawsze i nigdy nic się nie wydarzyło, więc dlaczego miałoby się teraz wydarzyć".

Właściwie ułożone cele wyznaczają kierunek działania i pozwalają w łatwiejszy sposób zarządzać ryzykiem. By uniknąć błędów planuj je zgodnie z zasadą SMART, w której cel ma być:

• Specyficzny – czyli wyrażony w jednoznaczny sposób,
• Mierzalny – czyli umożliwiający zmierzenie poziomu jego osiągnięcia,
• Adekwatny – odpowiednio ambitny i dostosowany do misji i możliwości jednostki,
• Realny – możliwy do osiągnięcia,
• Terminowy – ograniczony w czasie.
  
  

Pomijanie roli audytu wewnętrznego w zarządzaniu ryzykiem

Identyfikacja i analiza ryzyka (będące częściami ogólnopojętego zarządzania ryzykiem) jest nierozerwalnie związany audytem wewnętrznym JST. Audyt korzysta z zarządzania ryzykiem w ramach swojego działania - plan audytu na kolejny rok przygotowywany jest na podstawie analizy ryzyka. Jednocześnie w ramach zadania audytowego audytor wewnętrzny wskazuje obszary ryzyka w konkretnych zadaniach audytowych.
Bez analizy ryzyka audyt wewnętrzny nie zadziała. Z drugiej strony audyt wewnętrzny jako "trzecia linia obrony" może i powinien identyfikować zagrożenia. Powinien również wspomagać jednostkę w reagowaniu na nie.
Pamiętaj, że audyt wewnętrzny to nie tylko dodatkowa "papierologia" - może on w dużej mierze ułatwić zarządzanie ryzykiem w urzędzie.

Niewłaściwa reakcja na występujące zagrożenie

Istnieją cztery sposoby reakcji na ryzyko:

• tolerowanie,
• przeniesienie,
• wycofanie się,
• działanie.

Reakcja ta jest uzależniona od poziomu akceptacji ryzyka, jaki został w jednostce przyjęty. W przypadku braku ustalenia poziomu istotności ryzyka oraz przyjętym poziomem jego akceptacji (tzw. apetytu na ryzyko) reakcja na dane zagrożenie będzie nietrafna, czyli nieskuteczna.
By tego uniknąć warto skorzystać z matrycy wskazującej współczynnik skutku oraz prawdopodobieństwa. Należy określić skalę punktową dla tych dwóch współczynników, po czym kierownik jednostki powinien określić wartości punktowe na każdym poziomie ryzyka: niskim, średnim i wysokim.

O czym warto pamiętać?

Prawidłowe zarządzanie ryzykiem musi wiązać się z prawidłowo przeprowadzoną kontrolą zarządczą. Ważne jest zrozumienie jej istoty i celu, a także wdrożenie dobrych praktyk w czasie jej trwania i planowania.

Małgorzata Milewicz
młodszy redaktor administracja publiczna