Błędy w ewidencjonowaniu kosztów upomnienia w jednostkach budżetowych
Koszty upomnienia – obecnie stałe i wynoszące 16,00 zł – powinny być ujmowane w księgach rachunkowych dopiero po skutecznym doręczeniu upomnienia dłużnikowi. Mimo pozornej prostoty, w praktyce jednostki sektora finansów publicznych popełniają liczne błędy wynikające z nieprawidłowej interpretacji momentu powstania obowiązku, niejasności w politykach rachunkowości oraz różnic między doręczeniami tradycyjnymi i elektronicznymi. Skutkiem są nieprawidłowe przypisy, księgowania na niewłaściwych kontach i błędy klasyfikacyjne.
Moment powstania obowiązku i jego znaczenie dla ewidencji
Zgodnie z zasadami rachunkowości w jednostkach budżetowych, koszt upomnienia staje się należnością dopiero po skutecznym doręczeniu formalnego upomnienia. W praktyce oznacza to, że:
- nie ujmuje się kosztów na etapie sporządzenia pisma,
- nie ujmuje się ich w momencie wysyłki,
- obowiązek powstaje dopiero wtedy, gdy doręczenie jest skuteczne – także wtedy, gdy następuje w trybie doręczenia zastępczego lub elektronicznego.
Uwaga! Niewłaściwe określenie tego momentu prowadzi do zbyt wczesnych lub opóźnionych przypisów i jest jedną z najczęściej wskazywanych w protokołach pokontrolnych RIO nieprawidłowości.
Klasyfikacja budżetowa i ewidencja na kontach – najczęstsze pomyłki
W praktyce często spotyka się księgowania kosztów upomnienia:
- na niewłaściwych kontach (szczególnie przy rozróżnieniu kont Wn konto 221/ Ma konto 720 oraz Wn konto 130/ Ma konto 101),
- z błędnym użyciem paragrafów klasyfikacji budżetowej – przede wszystkim 0690 zamiast prawidłowego 0640.
Jednostki powinny również zadbać o spójność zapisów w polityce rachunkowości, w tym o:
- jasny opis procedury i momentu ujęcia kosztów,
- określenie korespondencji kont,
- wytyczne dotyczące doręczeń elektronicznych i zastępczych.
Brak precyzyjnych zapisów powoduje rozbieżności w ewidencji, szczególnie w sytuacjach nietypowych (kilka należności, spłata przed doręczeniem, przedawnienie czy umorzenie). - co wynika z uchwał pokontrolnych RIO.
Wymogi formalne upomnienia i skutki wadliwego doręczenia
Skuteczne doręczenie jest warunkiem powstania należności z tytułu kosztów upomnienia. Oznacza to, że:
- upomnienie musi spełniać określone wymogi formalne,
- wady dokumentu mogą czynić je nieważnym, co skutkuje brakiem podstaw do naliczenia należności,
- doręczenie może nastąpić za pośrednictwem poczty, elektronicznie lub w trybie zastępczym.
W orzecznictwie oraz stanowiskach RIO często podkreśla się, że nienależyte doręczenie – np. brak potwierdzenia odbioru, błędne oznaczenie adresata, nieprawidłowy tryb doręczenia – pozbawia jednostkę prawa do dochodzenia kosztów.
Trudne przypadki i praktyczne wskazówki z kontroli
W materiałach pokontrolnych RIO oraz w przykładach z praktyki wskazuje się szczególnie na problemy związane z:
- spłatą należności jeszcze przed doręczeniem upomnienia (koszty są wtedy nienależne),
- naliczaniem kosztów osobno dla wielu należności – w niektórych przypadkach dopuszczalne jest jedno upomnienie,
- brakiem aktualizacji danych dłużnika, co prowadzi do nieskutecznych doręczeń,
- ewidencją kosztów w sytuacjach przedawnienia lub umorzenia.
RIO w swoich wystąpieniach wielokrotnie przypomina, że wadliwe lub nieskuteczne doręczenie powoduje powstanie należności niezgodnie z przepisami, co skutkuje koniecznością korekt i negatywnymi uwagami w protokołach.
To o czym powinno się szczególnie pamiętać, to to, że największym problemem w ewidencjonowaniu kosztów upomnienia nie jest ich wysokość, lecz ustalenie właściwego momentu ujęcia oraz prawidłowa klasyfikacja i korespondencja kont. Poprawna ewidencja ogranicza liczbę korekt i znacząco zmniejsza ryzyko uwag podkontrolnych.
