O czym księgowy musi pamiętać na koniec roku
Prace prowadzone w działach finansowo-budżetowych jednostek sektora finansów publicznych pod koniec roku kalendarzowego, mają niezwykle istotne znaczenie. Sam początek prac zmierzających do zamknięcia ksiąg rachunkowych ma miejsce już na początku Iv kwartału roku, kiedy jest to czas intensywnej inwentaryzacji. Ale jest jeszcze kilka bardzo istotnych elementów tego procesu, na które należy zwrócić uwagę, by przebiegał on w sposób prawidłowy.
Wytyczne ustawowe - skąd wiemy jakich procedur się trzymać
Każdy kierownik jednostki zobligowany jest określenie końcowego terminu na wpłynięcie do księgowości dowodów księgowych, które powinny być ujęte w księgach rachunkowych danego roku oraz ustala harmonogram prac związanych z zamknięciem ksiąg rachunkowych.
Ustawa o rachunkowości w art. 12 ust. 2, precyzuje, że księgi rachunkowe zamyka się:
- na dzień kończący rok obrotowy,
- na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego, o ile nie nastąpiło jego umorzenie,
- na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej,
- w jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę, to jest na dzień wpisu do rejestru tego połączenia,
- na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku podziału lub połączenia powstaje nowa jednostka, to jest na dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału,
- na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości,
- na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami.
Prawidłowe zamknięcie ksiąg będzie zatem możliwe, jeśli po pierwsze, będą ujęte w nich wszystkie dowody finansowo-księgowe dotyczące danego roku obrotowego, za który sporządzane będzie sprawozdanie finansowe. Jednak, często niektóre dowody (np. faktury, rachunki, itp.) wpływają do jednostki już po zakończeniu roku obrotowego, aczkolwiek dotyczą operacji finansowych z tego roku obrotowego, co oznacza, że powinny być ujęte w księgach rachunkowych tego roku.
Harmonogram prac związanych z zamknięciem ksiąg rachunkowych za dany rok budżetowy
Zgodnie z zasadą memoriału, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty, związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty, uwzględniać w tym koszty międzyokresowe. Jakie są najważniejsze elementy właściwie sporządzonego harmonogramu prac - w pierwszym zasadniczym etapie końca roku i początku przyszłego roku budżetowego.
- Wydanie zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji 3 miesiące przed zakończeniem roku budżetowego.
- Przeprowadzenie inwentaryzacji metodą spisu z natury lub potwierdzenia salda składników aktywów od 1.10.2024 r. do 15.01.2025 r.
- Przeprowadzenie inwentaryzacji aktywów i pasywów, w tym m.in. aktywów pieniężnych, produktów w toku, materiałów, towarów, produktów gotowych oraz aktywów i pasywów inwentaryzowanych drogą weryfikacji do 26.03.024 r. do 85 dnia po dniu bilansowym wg stanu na dzień bilansowy – 31.12.2024 r.
- Zestawienie sald inwentaryzowanej grupy aktywów, czyli porównanie danych rzeczywistych, ustalonych podczas inwentaryzacji, z danymi księgowymi na dzień inwentaryzacji.
- Określenie daty wpływu dokumentów księgowych do jednostki w celu ujęcia w księgach rachunkowych 2024 r. do 31.12.2024 r.
- Wprowadzenie do ksiąg rachunkowych jednostki dokumentów dotyczących operacji gospodarczych w 2024 r. na dzień 31.12.2024 r.
- Sprawdzenie kompletności i poprawności zapisów w księgach rachunkowych dotyczących roku sprawozdawczego na dzień 31.12.2024 r.
- Rozliczenie poniesionych wydatków na inwestycje oraz dokonanie przeksięgowań zakończonych zadań inwestycyjnych na właściwe konta na dzień 31.12.2024 r.
- Ujęcie w księgach rachunkowych umorzenia i amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych – na dzień 31.12.2024 r.
- Uzgodnienie z jednostką nadrzędną kwot zrealizowanych dochodów i niewykorzystanych środków otrzymanych na wydatki na dzień 31.12.2024 r.
- Rozliczenie udzielonych zaliczek do 31.12.2024 r.
- Dokonanie weryfikacji naliczenia z tytułu: odpisu na ZFŚS - na 31.12.2024 r.
- Uzgodnienie sald kont rozrachunków z kontrahentami oraz rozrachunków publicznoprawnych do 31.12.2024 r.
- Naliczenie na koniec kwartału odsetek od należności i zobowiązań do 31.12.2024 r.
- Ustalenia zaangażowania roku bieżącego oraz przeksięgowanie zaangażowania dotyczącego roku następnego do 31.12.2024 r.
- Weryfikacja sposobu ujęcia planu finansowego na kontach pozabilansowych wraz z jego wykonaniem do 31.12.2024 r.
- Zweryfikowanie rozliczeń rocznych, uzgodnienie deklaracji, zaliczek na podatek dochodowy, składek przekazywanych do ZUS i PFRON do 31.12.2024 r.
- Uzgodnienie danych ewidencji syntetycznej z ewidencją analityczną do 31.12.2024 r.
- Zweryfikowanie czy saldo konta 860 dotyczące wyniku finansowego roku ubiegłego zostało przeksięgowane w roku bieżącym na konto 800 „Fundusz jednostki” do 31.12.2024 r.
- Odprowadzenie do budżetu JST środków finansowych pozostałych na dzień 31.12. roku budżetowego na wydzielonym rachunku dochodów - do 5.01.2025 r.
- Sporządzenie obowiązkowych sprawozdań budżetowych (Rb) określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z 11.01.2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej
- Ustalenie, zweryfikowanie i ujęcie w księgach rachunkowych ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych do dnia zamknięcia ksiąg rachunkowych jednostki.
- Sporządzenie na koniec roku obrotowego zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych na dzień 31.12.2024 r., dokonanie weryfikacji zawartych w nim danych do 85 dnia po 31.12.2024 r., czyli do 26.03.2025 r.
- Zamknięcie ksiąg rachunkowych za 2024 r. na dzień kończący rok obrotowy, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego ten rok – do 31.03.2025 r.
- Sporządzenie sprawozdania finansowego za 2024 r., 31.03.2025 r.
- Podpisanie rocznego sprawozdania finansowego za 2024 r. przez kierownika jednostki i głównego księgowego do 31.03.2025 r.
- Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych za 2024 r. do 30.04. 2025 r.
| Chcesz uzyskać więcej informacji? Wypróbuj bezpłatny dostęp testowy LEX Księgowość i przekonaj się, jak szybko i wygodnie możesz znaleźć to, czego potrzebujesz. |
Ewelina Majewska
Product Manager
LEX Księgowość i Podatki w Administracji