KSeF – specyficzne wyzwania dla jednostek sektora finansów publicznych

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF) nie przewiduje dla sektora finansów publicznych żadnych zwolnień, wyjątków ani odroczeń. Jednostki samorządu terytorialnego (JST), jednostki budżetowe i zakłady budżetowe zostaną więc objęte tymi samymi wymogami, co podmioty komercyjne. Jednak ze względu na scentralizowane rozliczenia VAT i rozbudowane struktury organizacyjne, wdrożenie KSeF w samorządach wiąże się z szeregiem specyficznych wyzwań, na które kierownicy jednostek oraz osoby odpowiedzialne za księgowość powinny zwrócić szczególną uwagę.

Terminy wdrożenia – jak prawidłowo ustalić moment wejścia w obowiązek

Podstawą do ustalenia terminu obowiązkowego wystawiania faktur w KSeF jest łączna wartość sprzedaży (brutto) zrealizowanej przez całą JST, a nie przez poszczególne jednostki organizacyjne. Wynika to z faktu, że – zgodnie z wyrokiem TSUE z 29.09.2015 r., C‑276/14 Gmina Wrocław – gmina wraz z jednostkami budżetowymi stanowią jednego podatnika VAT.

Zgodnie z definicją sprzedaży – art. 2 pkt 22 ustawy o podatku od towarów i usług (u.p.t.u.) sprzedaż obejmuje wyłącznie:

1. odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju,
2. eksport towarów,
3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Do limitu nie wlicza się m.in. WNT i importu usług – choć są wykazywane w JPK_VAT, nie stanowią „sprzedaży” w rozumieniu u.p.t.u.

• Kluczowe daty wejścia w obowiązek wystawiania faktur w KSeF

Uwaga: obowiązek odbierania faktur wystawianych w KSeF powstaje dla wszystkich JST już 1 lutego 2026 r., niezależnie od wielkości sprzedaży.

• Instytucje kultury i spółki komunalne – zasada odrębności

Jednostki organizacyjne nieobjęte wspólnym rozliczeniem VAT, takie jak:

• instytucje kultury,
• samorządowe osoby prawne,
• spółki komunalne,

ustalają limity wyłącznie na podstawie własnej sprzedaży, a nie sprzedaży całej JST.

To powoduje, że terminy dla tych jednostek mogą różnić się od terminów samej gminy.

Modele uprawnień w KSeF – kluczowy element organizacyjny

Aby jednostka mogła prawidłowo wystawiać i odbierać faktury w KSeF, JST musi wdrożyć jeden z dostępnych modeli dystrybucji uprawnień:

• Model dedykowany JST – w oparciu o NIP jednostek podległych

Ten model umożliwia nadawanie uprawnień na podstawie numerów NIP jednostek, które posiadają ten identyfikator np. jako płatnicy PIT lub podatnicy CIT.

Pierwszy krok to uwierzytelnienie JST w KSeF, możliwe na dwa sposoby:

1. kwalifikowana pieczęć elektroniczna JST (z NIP JST) – daje pełne uprawnienia właścicielskie,
2. zawiadomienie ZAW‑FA – złożone w urzędzie skarbowym, wskazujące pierwszą osobę fizyczną upoważnioną do działania w imieniu JST.

Uwaga!

• ZAW‑FA składa się tylko raz, dla wskazania pierwszej osoby.
• Dalsze uprawnienia nadaje już wyznaczona osoba bezpośrednio w KSeF.
• JST może być reprezentowana przez jedną osobę w trybie ZAW‑FA.

Administrator jednostki podległej może następnie uzyskać uprawnienia m.in. do:

• zarządzania uprawnieniami w swojej jednostce,
• wystawiania faktur,
• dostępu do faktur otrzymywanych przez jednostkę.

Warunkiem technicznym jest to, że model wymaga aktualnych NIP jednostek na formularzu NIP‑2, dlatego konieczne jest bieżące ich aktualizowanie.

• Model oparty na identyfikatorach wewnętrznych (ID WEW)

Model uniwersalny, dostępny dla wszystkich podatników. JST musi najpierw utworzyć ID WEW dla jednostek podległych, a dopiero później nadawać uprawnienia.

Model umożliwia budowanie wielopoziomowych struktur uprawnień – JST może korzystać z NIP jednostek, a jednostka może tworzyć ID WEW dla wydziałów.

• Model hybrydowy

Jednosta organizacyjna może stosować oba modele równolegle – np. do jednostek podległych model NIP, a w jednostkach – ID WEW dla wydziałów.

Odbieranie faktur przez JST – wyzwania praktyczne

W fakturach ustrukturyzowanych dane nabywcy (Podmiot2) zawsze będą wskazywały JST jako podatnika VAT. Aby faktury trafiały do właściwych jednostek, konieczne jest: wypełnianie sekcji Podmiot3 (odbiorca).

Podmiot3 (np. jednostka budżetowa, szkoła, urząd) będzie wskazany jako:

• „8 – JST odbiorca faktury” (najczęściej),
• ewentualnie inne role z wykorzystaniem pola „RolaInna” oraz „OpisRoli”.

KSeF nie wymusza na dostawcach wypełnienia sekcji Podmiot3 przy fakturach wystawianych dla JST. Dlatego konieczne są:

• indywidualne uzgodnienia z dostawcami,
• odpowiednie konfiguracje w programach finansowo‑księgowych.

System nie odrzuci faktury bez sekcji Podmiot3 – nawet jeśli w części Podmiot2 wskazano JST.

Kluczowe wyzwania dla sektora finansów publicznych

Choć proces implementacji jest skomplikowany ze względu na rozbudowane struktury JST oraz wymogi prawne, KSeF może w dłuższej perspektywie stać się impulsem do automatyzacji procesów, digitalizacji obiegu dokumentów i poprawy efektywności administracji samorządowej.

Wdrożenie KSeF w JST wymaga w pierwszej kolejności:

• poprawnego ustalenia terminu wejścia w obowiązek w oparciu o łączną sprzedaż JST,
• wdrożenia spójnego, bezpiecznego modelu uprawnień,
• zapewnienia aktualnych danych NIP jednostek oraz/lub ID WEW,
• przygotowania wewnętrznych procedur dot. odbioru faktur,
• uzgodnień z dostawcami w zakresie wypełniania sekcji Podmiot3.

Ewelina Majewska | Product Manager Księgowość i Podatki w Administracji

Czytaj więcej w LEX Księgowość

Tagi:
• LEX Księgowość