Prawo do odliczenia VAT w erze KSeF bez zmian materialnych
Wraz z wejściem w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e‑Faktur KSeF ustawodawca istotnie zmienił sposób dokumentowania obrotu gospodarczego w podatku od towarów i usług. Nie oznacza to jednak rewolucji w samym mechanizmie rozliczania VAT, a w szczególności w prawie do odliczenia podatku naliczonego. Mimo licznych obaw praktycznych, które pojawiają się wśród podatników, analiza przepisów ustawy o VAT oraz aktualnej praktyki interpretacyjnej prowadzi do wniosku, że KSeF wpływa przede wszystkim na technikę fakturowania, a nie na materialne prawo do odliczenia VAT.
Prawo do odliczenia jako fundament systemu VAT
Prawo do odliczenia podatku naliczonego jest podstawowym elementem konstrukcji VAT i bezpośrednim wyrazem zasady neutralności podatkowej. Oznacza ona, że VAT ma obciążać wyłącznie ostatecznego konsumenta, a podatnicy uczestniczący w obrocie gospodarczym nie powinni ponosić ekonomicznego ciężaru tego podatku.
Na gruncie ustawy o VAT dla powstania prawa do odliczenia kluczowe są następujące przesłanki:
- podatnik jest czynnym podatnikiem VAT,
- towary i usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych,
- transakcja faktycznie miała miejsce,
- nie zachodzą negatywne przesłanki z art. 88 ustawy o VAT.
Ponadto wymogiem formalnym jest posiadanie faktury spełniającej wymogi dyrektywy i ustawy o VAT; niespełnienie niektórych z tych wymogów nie może jednak automatycznie pozbawić podatnika prawa do odliczenia, o ile przesłanki materialne są spełnione.
Warto pamiętać, że faktura ustrukturyzowana, wystawiana i otrzymywana za pomocą KSeF, jest jedynie szczególnym rodzajem faktury elektronicznej, a nie nową, odrębną kategorią dokumentu.
KSeF – bez zmian w odliczaniu VAT
Wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF nakłada na podatników szereg nowych obowiązków. Od 2026 r. dla zasadniczej grupy podatników faktura ustrukturyzowana stała się podstawową formą dokumentowania sprzedaży. Jednocześnie ustawodawca nie zdecydował się na zmianę przepisów regulujących prawo do odliczenia VAT.
Ustawa o VAT nie uzależnia prawa do odliczenia od tego, czy faktura została wystawiona przy użyciu KSeF. Brak jest również przepisu, który wyłączałby możliwość odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza tym systemem, nawet jeśli jej wystawca był do tego zobowiązany. Co za tym idzie, naruszenie obowiązku wystawienia e-faktury nie skutkuje brakiem prawa do odliczenia, o ile spełnione są materialne przesłanki tego prawa.
W takiej sytuacji data powstania prawa do odliczenia VAT to co do zasady data faktycznego otrzymania faktury spoza KSeF. Dla powstania prawa nie ma wpływu ewentualne późniejsze dosłanie faktury do KSeF.
Rodzaj faktury | Data powstania prawa do odliczenia VAT |
Faktura wystawiona poza KSeF | Data faktycznego otrzymania faktury |
Faktura wystawiona w KSeF | Data nadania numeru KSeF (również dla faktur w trybie offline) |
Faktura poza KSeF a bezpieczeństwo nabywcy
Organy podatkowe prezentują jednolite stanowisko: nabywca zachowuje prawo do odliczenia VAT z faktury wystawionej poza KSeF, jeżeli dokument ten odzwierciedla rzeczywiste zdarzenie gospodarcze i spełnia warunki określone w art. 86 ustawy o VAT.
Art. 88 ustawy o VAT zawiera natomiast zamknięty katalog przesłanek negatywnych. Brak wystawienia faktury przy użyciu KSeF nie został do tego katalogu włączony. Tym samym faktura wystawiona z naruszeniem tego obowiązku jest traktowana jako wadliwa formalnie, ale nadal pozostaje fakturą w rozumieniu ustawy o VAT.
Co istotne, konsekwencje takiego naruszenia obciążą wyłącznie wystawcę dokumentu. To na niego – na podstawie art. 106ni ustawy o VAT – może zostać nałożona kara pieniężna, sięgająca nawet 100% kwoty wykazanego podatku. Ustawodawca nie przewidział natomiast sankcji dla nabywcy, który odlicza VAT z takiej faktury na zasadach ogólnych.
Podsumowanie
KSeF zmienia sposób funkcjonowania faktur w obrocie gospodarczym, ale nie zmienia istoty podatku VAT. Odliczenie podatku naliczonego pozostaje prawem podatnika, którego nie można ograniczać wyłącznie z przyczyn formalnych, o ile faktura dokumentuje rzeczywistą, opodatkowaną transakcję. Obowiązek korzystania z KSeF jest obowiązkiem dokumentacyjnym, a nie warunkiem materialnym prawa do odliczenia – i to rozróżnienie powinno stanowić punkt wyjścia do oceny ryzyka podatkowego w nowej rzeczywistości e‑fakturowania.
