Analiza potrzeb i wymagań zamawiającego – kluczowy etap przygotowania postępowania
Obowiązek przeprowadzenia analizy potrzeb i wymagań, wprowadzony ustawą z 11.09.2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320) - dalej p.z.p., stanowi jeden z najważniejszych elementów podnoszenia efektywności udzielania zamówień publicznych. Ustawodawca zakłada, że rzetelne rozpoznanie potrzeb zamawiającego oraz warunków rynkowych pozwala uniknąć błędów już na starcie, a tym samym prowadzi do bardziej racjonalnych i konkurencyjnych zakupów.
Cel i znaczenie analizy potrzeb i wymagań zamawiającego
Analiza potrzeb i wymagań jest narzędziem, które ma umożliwić zamawiającemu świadome zaplanowanie sposobu zaspokojenia określonej potrzeby. Ustawa wskazuje jedynie ramy, pozostawiając swobodę co do formy opracowania. Dokument może mieć postać odrębnego opracowania lub zestawu materiałów przygotowanych w toku innych działań, takich jak studia wykonalności, analizy przedwdrożeniowe czy oceny efektywności realizacji przedsięwzięć.
Kluczowe jest jednak nie to, jak analiza wygląda, ale to, by realnie wspierała zamawiającego w uzyskaniu jak najlepszych efektów zamówienia – również tych społecznych, środowiskowych i gospodarczych.
Kto powinien przygotować analizę potrzeb i wymagań zamawiającego?
Choć przepisy nie wskazują konkretnej osoby odpowiedzialnej za sporządzenie analizy, konieczne jest zaangażowanie kompetencji z trzech obszarów:
- merytorycznych – pozwalających zdefiniować przedmiot zamówienia i ocenić dostępne rozwiązania,
- finansowych – umożliwiających ocenę wykonalności ekonomicznej,
- prawnych – gwarantujących zgodność z przepisami i właściwy dobór trybu postępowania.
W zależności od charakteru zamówienia analizę może przygotować zarówno jedna osoba, jak i interdyscyplinarny zespół.
Kiedy przeprowadzić analizę potrzeb i wymagań zamawiającego?
Analiza musi zostać sporządzona przed wszczęciem postępowania, a jej największa wartość pojawia się wtedy, gdy wykonana jest odpowiednio wcześnie – często nawet kilka miesięcy przed publikacją ogłoszenia o zamówieniu. W przypadku projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych rekomenduje się wykonanie analizy już na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie.
Kogo dotyczy obowiązek przygotowania analizy potrzeb i wymagań zamawiającego?
Analizę przygotowują zamawiający publiczni, ale tylko przy zamówieniach klasycznych o wartości równej lub przekraczającej progi unijne. Ustawodawca przewidział wyjątek – zamawiający może odstąpić od analizy w sytuacjach pilnych, uzasadniających zastosowanie negocjacji bez ogłoszenia lub trybu z wolnej ręki.
Zakres analizy potrzeb i wymagań zamawiającego – co powinna zawierać?
Art. 83 p.z.p. określa katalog elementów, które zamawiający musi uwzględnić. Analiza obejmuje m.in.:
- ocenę możliwości zaspokojenia potrzeby z wykorzystaniem własnych zasobów,
- rozeznanie rynku pod kątem alternatywnych sposobów realizacji potrzeby,
- określenie wariantów wykonania zamówienia wraz z orientacyjnymi wartościami,
- ocenę możliwości podziału zamówienia na części,
- wskazanie przewidywanego trybu udzielenia zamówienia,
- analizę możliwości uwzględnienia aspektów społecznych, środowiskowych i innowacyjnych,
- identyfikację ryzyk oraz propozycję sposobów ich ograniczania.
Dlaczego identyfikacja potrzeb zamawiającego jest tak ważna?
Analiza wymaga zmiany perspektywy – zamówienie nie jest celem samym w sobie. Zamawiający najpierw powinien odpowiedzieć na pytania:
- dlaczego dana potrzeba powstała,
- jaką funkcję ma pełnić,
- jakie są możliwe sposoby jej zaspokojenia.
Dopiero potem powinien rozstrzygnąć, czy właściwe jest udzielenie zamówienia, czy też istnieją alternatywy, np. wykorzystanie zasobów własnych lub modeli usługowych zamiast zakupowych.
Analiza potrzeb i wymagań zamawiającego - wnioski i znaczenie dla praktyki
Analiza potrzeb i wymagań ma bezpośrednie przełożenie na jakość przygotowania dokumentacji zamówienia, w tym wybór trybu, sposób podziału zamówienia czy ewentualne uwzględnienie aspektów prospołecznych i środowiskowych. Jest również narzędziem planistycznym, które pozwala ocenić realne możliwości realizacji zadania oraz ustalić priorytety inwestycyjne.
Jeżeli zostanie przygotowana rzetelnie, staje się fundamentem całego postępowania – minimalizuje ryzyka, zwiększa konkurencyjność i poprawia efektywność wydatkowania środków publicznych.
