Centralny Rejestr Umów JSFP – obowiązek od 1 lipca 2026 r.
Od 1 lipca 2026 r. kierownicy jednostek sektora finansów publicznych będą zobowiązani do udostępniania i aktualizowania informacji o określonych umowach w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU JSFP). Rejestr ten ma zapewnić większą przejrzystość wydatkowania środków publicznych oraz ułatwić obywatelom dostęp do informacji o zawieranych umowach.
Istotną zmianą względem pierwotnych założeń jest odejście od progu wartościowego. Obowiązek nie dotyczy już wyłącznie umów powyżej określonej kwoty, lecz wszystkich umów spełniających ustawowe kryteria.
Kogo dotyczy obowiązek publikacji danych w CRU JSFP?
Obowiązek publikacji danych w CRU JSFP dotyczy jednostek sektora finansów publicznych, o których mowa w art. 9 ustawy z 27.08.2009 r. o finansach publicznych – czyli m.in. organów administracji, jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, uczelni publicznych czy instytucji kultury. Nie obejmuje natomiast podmiotów spoza sektora finansów publicznych, takich jak spółki prawa handlowego (w tym komunalne), nawet jeśli realizują zadania publiczne lub korzystają ze środków publicznych.
Jakie umowy podlegają wpisowi do CRU JSFP?
CRU JSFP nie jest rejestrem wszystkich umów. Obejmuje wyłącznie te, które:
- stanowią zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy z 11.09.2019 r. Prawo zamówień publicznych,
- są zawarte w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej.
W praktyce chodzi o odpłatne umowy, w których jednostka nabywa dostawy, usługi lub roboty budowlane od wykonawcy zewnętrznego.
Do CRU JSFP mogą trafiać m.in.:
- umowy na dostawy i usługi (np. sprzątanie, doradztwo, IT),
- roboty budowlane,
- umowy abonamentowe i subskrypcyjne,
- zamówienia składane e-mailem lub przez platformy zakupowe,
- umowy zlecenia, o dzieło oraz kontrakty B2B – jeśli mają charakter odpłatnej usługi.
Kluczowe znaczenie ma charakter umowy, a nie jej nazwa – również „zamówienie” czy akceptacja oferty e-mailem może stanowić umowę podlegającą wpisowi.
Brak progu wartości przy wpisach do CRU
Obowiązek wpisu nie jest uzależniony od wartości umowy. Oznacza to, że także umowy o niewielkiej wartości mogą podlegać publikacji – szczególnie te zawierane w formie dokumentowej (np. zakupy internetowe czy zamówienia e-mailowe).
Forma zawarcia umowy a CRU
Wpisowi podlegają umowy zawarte w formie:
- pisemnej,
- dokumentowej (np. e-mail, formularz online),
- elektronicznej,
- szczególnej.
Szczególne znaczenie ma forma dokumentowa, która w praktyce obejmuje znaczną część codziennych zakupów. Jednocześnie umowy ustne co do zasady nie podlegają obowiązkowi wpisu.
Faktura nie przesądza o wpisie do CRU
W praktyce istotne jest odróżnienie umowy od dokumentu księgowego. Sama faktura (lub paragon) nie oznacza automatycznie obowiązku wpisu. Decydujące jest to, czy wcześniej doszło do zawarcia umowy (np. poprzez e-mail lub akceptację oferty).
CRU rejestruje stosunek zobowiązaniowy, a nie dokument księgowy.
Jakie umowy nie podlegają wpisowi do CRU?
Poza zakresem CRU JSFP pozostają w szczególności:
- umowy dochodowe (np. najem lub dzierżawa po stronie przychodu),
- umowy dotacyjne i darowizny,
- umowy o pracę,
- porozumienia administracyjne,
- czynności wewnętrzne (np. wnioski, polecenia służbowe),
- same faktury i paragony (jeśli nie stoją za nimi umowy).
Granica przebiega więc między umową a innymi formami wydatkowania lub rozliczania środków.
Umowy „na rzecz” jednostki – znaczenie CUW
Obowiązek wpisu obejmuje także umowy zawierane „na rzecz” jednostki. W praktyce szczególne znaczenie ma to w modelu centrów usług wspólnych (CUW). Zasadą jest, że wpisu dokonuje ta jednostka, której plan finansowy jest obciążony wydatkiem. W przypadku jednej umowy dla kilku jednostek – każda z nich dokonuje wpisu w przypadającym na nią zakresie.
Zakres danych i wartości umowy publikowane w CRU
W CRU JSFP publikuje się podstawowe informacje o umowie (nie jej pełną treść). Szczegóły określa rozporządzenie z 30.03.2026 r.
Wartość umowy ustala się jako:
- wartość całkowitą umowy,
- a przy umowach bezterminowych – wartość za pierwsze 48 miesięcy.
Uwzględnia się opcje i wznowienia, ale nie uwzględnia się VAT.
CRU – aktualizacja wpisów
CRU JSFP obejmuje cały cykl życia umowy. Obowiązkowa jest aktualizacja danych w przypadku:
- zmian umowy (np. aneksów),
- zmiany wartości lub czasu trwania,
- rozwiązania, odstąpienia lub wygaśnięcia.
W praktyce oznacza to konieczność powiązania CRU z obiegiem dokumentów i procesem realizacji umów.
CRU a RODO
Publikacja danych w CRU musi uwzględniać przepisy o ochronie danych osobowych oraz ograniczenia jawności. Należy stosować zasadę minimalizacji danych – nie publikować m.in. PESEL, adresów prywatnych czy danych wrażliwych. Jednocześnie należy uwzględniać ochronę tajemnicy przedsiębiorcy.
Podsumowanie
Najważniejsze zasady funkcjonowania CRU JSFP:
- obowiązek od 1 lipca 2026 r.,
- brak progu wartości,
- wpis dotyczy wyłącznie umów stanowiących zamówienie,
- obejmuje również umowy zawarte w formie dokumentowej (np. e-mail),
- faktura sama w sobie nie przesądza o wpisie,
- wpisu dokonuje podmiot ponoszący wydatek,
- wpisy wymagają aktualizacji w całym okresie obowiązywania umowy.
W praktyce najważniejsze jest przyjęcie prostego testu: jeżeli mamy do czynienia z odpłatną umową z wykonawcą zewnętrznym, dotyczącą dostaw, usług lub robót budowlanych – co do zasady powinna ona zostać ujawniona w CRU JSFP.
.JPEG)
