Faktury korygujące w KSeF – najważniejsze zmiany i praktyczne zasady rozliczeń
Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF) istotnie wpłynęło na praktykę stosowania faktur korygujących. Same przesłanki korekt pozostały bez zmian, ale zmienił się sposób ich dokumentowania. Kiedy faktura korygująca w KSeF jest konieczna, jak ją prawidłowo rozliczyć oraz na co warto zwrócić uwagę?
Kto ma obowiązek wystawiać korekty w KSeF?
Podatnicy objęci obowiązkowym KSeF muszą co do zasady wystawiać w ten sposób również faktury korygujące. W ich przypadku korekty powinny być wystawiane i przesyłane za pośrednictwem KSeF także wtedy, gdy odnoszą się do faktur pierwotnych wystawionych poza systemem.
Zmianom nie uległ katalog zdarzeń uzasadniających korektę. Nadal obejmuje on m.in.:
- zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku,
- zwrot towaru lub opakowania,
- zwrot całości lub części zapłaty (np. zaliczki, zadatku),
- pomyłkę w jakiekolwiek pozycji faktury.
Istotną nowością jest natomiast likwidacja not korygujących. Każdy błąd, nawet formalny, wymaga wystawienia faktury korygującej, co w praktyce oznacza większą liczbę korekt w obrocie gospodarczym.
Kiedy stosować korektę „do zera”?
Wraz z wejściem w życie KSeF pojawiły się pytania o sposoby korygowania błędów w danych nabywcy.
- Jeśli błąd dotyczy danych takich jak nazwa czy adres, wystarczająca jest zwykła faktura korygująca.
- Jeśli natomiast błąd dotyczy NIP nabywcy, przyjmuje się konieczność zastosowania korekty „do zera” i wystawienia nowej faktury.
Drugie rozwiązanie wynika z technicznego sposobu działania systemu KSeF, który przypisuje dokument do nabywcy na podstawie identyfikatora podatkowego.
Przyczyny wystawienia korekty
Niezależnie od zmian formalnych, podstawowa zasada pozostaje niezmienna: korekta musi mieć uzasadnienie w rzeczywistym zdarzeniu gospodarczym. Należy zbadać, czy wystąpiła przesłanka z art. 29a ust. 10 ustawy o VAT lub błąd, w wyniku którego nastąpiło niepoprawne naliczenie kwoty VAT. Podatnik powinien być przygotowany na konieczność wykazania i uzasadnienia przyczyny wystawienia faktury korygującej, ponieważ organ podatkowy ma prawo zapytać o podstawę dokonanej korekty.
Nie stanowi podstawy korekty m.in. brak zapłaty przez kontrahenta – w takich przypadkach właściwe są inne instrumenty, jak ulga na złe długi.
Korekty in minus w VAT – nowe zasady
Największe zmiany dotyczą momentu ujęcia korekt zmniejszających podstawę opodatkowania.
W przypadku faktur korygujących wystawianych przy użyciu KSeF zasadą jest, że korekta ujmowana jest przez sprzedawcę w okresie rozliczeniowym, w którym faktura została uznana za wystawioną. W konsekwencji:
- moment rozliczenia korekty jest powiązany z datą przesłania faktury do systemu,
- data wystawienia faktury odpowiada dacie jej wysyłki do KSeF,
- co do zasady nie jest wymagane posiadanie potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę.
Szczególne znaczenie praktyczne mają przypadki wystawiania faktur poza systemem (np. w trybie offline). W takich sytuacjach dla ustalenia okresu rozliczeniowego decydujące znaczenie ma moment faktycznego przesłania faktury do KSeF, a nie data wskazana na dokumencie.
Natomiast w przypadku faktur korygujących wystawianych poza KSeF, zastosowanie znajduje co do zasady reguła ogólna, zgodnie z którą obniżenie podstawy opodatkowania jest uzależnione od posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę.
Korekty in plus bez zmian
W odniesieniu do korekt zwiększających podstawę opodatkowania nie wprowadzono zmian. Nadal kluczowe znaczenie ma moment powstania przyczyny korekty.
Jeżeli korekta wynika z błędu istniejącego już w chwili pierwotnej sprzedaży, powinna być ujęta wstecznie. Jeżeli natomiast wynika z nowych okoliczności, ujmowana jest na bieżąco.
Czy każda korekta trafia do JPK?
W praktyce ważne jest rozróżnienie między obowiązkiem wystawienia korekty a jej wpływem na ewidencję VAT. Korekty, które nie modyfikują danych prezentowanych w JPK, nie są wykazywane w JPK, mimo że muszą być wystawione.
Dotyczy to m.in. korekt:
- opisu towaru lub usługi,
- danych podmiotu trzeciego,
- terminu płatności.
Kurs waluty przy korektach faktur
W VAT obowiązuje co do zasady kurs historyczny, czyli taki sam jak przy fakturze pierwotnej. Od tej zasady przewidziano wyjątki:
- korekty zbiorcze – w przypadku korekt obejmujących wiele dostaw z określonego okresu, dopuszczalne jest zastosowanie kursu ustalonego według daty wystawienia faktury korygującej,
- korekty w transakcjach rozliczanych po stronie nabywcy (np. import usług) – przy korektach odnoszących się do całych okresów rozliczeniowych również dopuszcza się zastosowanie jednego kursu, ustalonego na moment wystawienia korekty.
