Tryby negocjacyjne w zamówieniach publicznych – kiedy i jak je stosować?
Dlaczego negocjacje w zamówieniach publicznych są tak ważne?
Negocjacje to jedno z najbardziej elastycznych narzędzi w systemie zamówień publicznych. Pozwalają zamawiającemu wyjść poza schemat prostego wyboru oferty i dostosować warunki umowy do rzeczywistych potrzeb, które często trudno przewidzieć na etapie przygotowania dokumentacji. Szczególnie istotne stają się one w sytuacjach, gdy przedmiot zamówienia jest złożony technologicznie, wymaga niestandardowych rozwiązań albo gdy na rynku nie ma gotowych produktów, które wprost odpowiadają wymaganiom instytucji.
Dzięki trybom negocjacyjnym zamawiający ma możliwość wypracowania warunków korzystniejszych niż te, które mógłby osiągnąć przy klasycznym przetargu. Wykonawcy natomiast zyskują szansę, aby przedstawić swoje know-how, zaproponować innowacyjne rozwiązania i wykazać się większą elastycznością.
Jakie tryby negocjacyjne przewiduje Prawo zamówień publicznych?
Tryb podstawowy – wariant II i III
Tryb podstawowy to procedura przeznaczona dla zamówień o wartości poniżej progów unijnych określona w art. 275 ustawy z 11.09.2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320) - dalej p.z.p. Wariant II pozwala zamawiającemu prowadzić negocjacje dotyczące treści ofert, ale z wyłączeniem ceny. To rozwiązanie, które ma zastosowanie wtedy, gdy kluczowe znaczenie mają kwestie jakościowe lub techniczne, natomiast cena nie podlega dyskusji.
Wariant III idzie krok dalej – umożliwia negocjacje wszystkich elementów oferty, w tym ceny. Dzięki temu zamawiający zyskuje pełną swobodę kształtowania warunków umowy, oczywiście w granicach przepisów i zasad równego traktowania wykonawców.
Negocjacje z ogłoszeniem
Negocjacje z ogłoszeniem uregulowane zostały w art. 159 PZP i stosowane są w zamówieniach o wartości powyżej progów unijnych. Zamawiający publikuje ogłoszenie, do którego mogą zgłaszać się wykonawcy. Następnie prowadzone są negocjacje, które pozwalają na doprecyzowanie przedmiotu zamówienia i warunków kontraktu. Dopiero po ich zakończeniu wykonawcy składają oferty ostateczne. Ten tryb jest szczególnie przydatny, gdy zamawiający nie jest w stanie z góry określić najlepszego sposobu realizacji zamówienia.
Przesłanki stosowania (art. 153 PZP):
Zamawiający może zastosować tryb negocjacji z ogłoszeniem, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z poniższych okoliczności:
- Rozwiązania dostępne na rynku nie mogą zaspokoić, bez ich dostosowania, potrzeb zamawiającego.
- Roboty budowlane, dostawy lub usługi obejmują rozwiązania projektowe lub innowacyjne.
- Zamówienie nie może zostać udzielone bez wcześniejszych negocjacji z uwagi na szczególne okoliczności dotyczące jego charakteru, stopnia złożoności, uwarunkowań prawnych lub finansowych, lub z uwagi na ryzyko związane z jego realizacją.
- Zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia w wystarczająco precyzyjny sposób przez odniesienie do norm, ocen technicznych, specyfikacji lub referencji technicznych.
- W poprzednim postępowaniu (przetarg nieograniczony lub ograniczony) wszystkie wnioski lub oferty zostały odrzucone albo postępowanie zostało unieważnione z przyczyn formalnych.
Negocjacje bez ogłoszenia
To procedura wyjątkowa, którą można zastosować tylko w ściśle określonych sytuacjach, np. gdy ze względu na pilną potrzebę (klęska żywiołowa, awaria infrastruktury krytycznej) nie ma czasu na procedurę konkurencyjną, albo gdy z przyczyn technicznych jedynie określony wykonawca może zrealizować zamówienie.
Przesłanki stosowania (art. 209 PZP):
Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z poniższych okoliczności:
- W poprzednim postępowaniu (przetarg nieograniczony lub ograniczony) nie wpłynęły żadne wnioski lub oferty, albo wszystkie zostały odrzucone, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały istotnie zmienione.
- Przeprowadzono konkurs, w którym nagrodą było zaproszenie do negocjacji bez ogłoszenia co najmniej dwóch autorów wybranych prac konkursowych.
- Przedmiotem zamówienia są dostawy rzeczy wytwarzanych wyłącznie w celach badawczych, doświadczalnych, naukowych lub rozwojowych, które nie służą produkcji masowej ani osiąganiu rentowności.
- Wystąpiła pilna potrzeba udzielenia zamówienia, której wcześniej nie można było przewidzieć i która nie wynika z winy zamawiającego, a nie można zachować terminów przewidzianych dla innych trybów.
Dialog konkurencyjny
Zdefiniowany w art. 169 PZP tryb znajduje zastosowanie w przypadku zamówień szczególnie złożonych, np. projektów informatycznych, inwestycji infrastrukturalnych czy projektów B+R. Zamawiający prowadzi dialog z wybranymi wykonawcami, aby wspólnie wypracować najlepsze rozwiązania techniczne, a następnie zaprasza ich do składania ofert. Dialog konkurencyjny łączy w sobie elementy konsultacji rynkowych i negocjacji. Przesłanki do skorzystania z tej opcji udzielenia zamówienia są tożsame z tymi dotyczącymi negocjacji z ogłoszeniem.
Partnerstwo innowacyjne
To stosunkowo nowy tryb uregulowany w art. 189 i nast. PZP, który daje możliwość wspólnego opracowania i wdrożenia innowacyjnego produktu, usługi lub robót budowlanych. Zamawiający prowadzi negocjacje z wykonawcami już na etapie badań i rozwoju, a następnie zapewnia im zamówienie na dostawę rozwiązania, które zostało wspólnie wypracowane.z
Charakterystyka trybów negocjacyjnych w zamówieniach publicznych – zalety i wyzwania
Zalety:
- możliwość dopasowania przedmiotu zamówienia do potrzeb zamawiającego,
- otwarcie na innowacyjne rozwiązania proponowane przez rynek,
- większa konkurencyjność w zakresie jakości, nie tylko ceny,
- szansa na optymalizację kosztów i warunków realizacji.
Wyzwania i ryzyka:
- konieczność starannego przygotowania się do negocjacji (określenie celów, granic ustępstw, priorytetów),
- ryzyko naruszenia zasady równego traktowania wykonawców,
- konieczność prowadzenia szczegółowej dokumentacji i protokołowania negocjacji,
- wydłużenie procesu udzielania zamówienia w porównaniu do przetargu nieograniczonego.
Kiedy warto sięgnąć po tryb negocjacyjny w zamówieniach publicznych?
- gdy zamówienie jest skomplikowane i trudno je opisać w sposób jednoznaczny,
- gdy rynek oferuje różne rozwiązania techniczne i organizacyjne,
- gdy zamawiający chce poznać opinie wykonawców przed podjęciem decyzji,
- gdy na rynku nie ma gotowych produktów odpowiadających potrzebom (partnerstwo innowacyjne),
- gdy czas lub sytuacja wyjątkowa uniemożliwia przeprowadzenie klasycznej procedury (negocjacje bez ogłoszenia).
Jak bezpiecznie prowadzić tryby negocjacyjne w zamówieniach publicznych?
- Przygotowanie – zamawiający musi określić cele negocjacji, priorytety i tzw. BATNA (najlepszą alternatywę dla negocjowanego porozumienia).
- Przejrzystość – wszystkie etapy negocjacji powinny być protokołowane i prowadzone w sposób równy wobec wykonawców.
- Granice negocjacji – zamawiający nie może zmieniać w trakcie negocjacji warunków, które stanowią istotę postępowania i zapewniają konkurencję.
- Dokumentacja – każde ustalenie powinno być odnotowane w protokole, tak aby zamawiający mógł obronić swoje decyzje.
Jak pomaga LEX Zamówienia Publiczne?
W LEX Zamówienia Publiczne znajdziesz:
- szczegółowe komentarze omawiające tryby negocjacyjne,
- szkolenia online dot. trybów udzielania zamówień,
- odpowiedzi na pytania dotyczące zasad stosowania trybów negocjacyjnych,
- wzory dokumentów i protokołów, które można wykorzystać w praktyce.
