Praca zdalna z zagranicy - skutki podatkowe
Praca zdalna, w tym wykonywana z zagranicy, stała się trwałym elementem rynku pracy. Choć dla pracownika jest to zwykle wygodne rozwiązanie, dla pracodawcy może stanowić źródło istotnych ryzyk, w szczególności pod kątem ryzyka powstania zakładu podatkowego lub przeniesienia miejsca faktycznego zarządu.
Praca zdalna, w tym wykonywana z zagranicy, stała się trwałym elementem rynku pracy. Coraz częściej można się bowiem spotkać z tzw. workation, pracą z drugiego domu, czy też hybrydową pracą transgraniczną. Choć dla pracownika jest to zwykle wygodne rozwiązanie, dla pracodawcy może stanowić źródło istotnych ryzyk. Pracodawca zazwyczaj odpowiada za prawidłowość rozliczeń podatkowych pracownika, a zapewnienie poprawności tych rozliczeń - nawet przy zachowaniu należytej staranności - bywa trudne. Niezależnie od skutków po stronie pracownika, pracodawca powinien również ocenić własną sytuację podatkową, w szczególności pod kątem ryzyka powstania zakładu podatkowego lub przeniesienia miejsca faktycznego zarządu.
Rezydencja podatkowa
Kluczowym czynnikiem dla oceny skutków podatkowych pracy zdalnej z zagranicy jest rezydencja podatkowa pracownika. Rezydencja podatkowa determinuje m.in. zakres obowiązku podatkowego (ograniczony lub nieograniczony), sposób unikania podwójnego opodatkowania (najczęściej kredyt podatkowy albo wyłączenie z progresją) oraz zakres formalności do dopełnienia w Polsce.
Zgodnie z ustawą o PIT polskim rezydentem podatkowym jest osoba, która:
- posiada w Polsce centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) oraz/lub
- przebywa w Polsce dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.
W praktyce krótsze okresy pracy zdalnej z zagranicy (rzędu kilku miesięcy) zwykle nie prowadzą do utraty polskiej rezydencji. Ryzyko zmiany rezydencji rośnie przy dłuższych pobytach, zwłaszcza gdy towarzyszy im przeniesienie istotnych elementów życia prywatnego lub gospodarczego. Dlatego w przypadku wyjazdu na dłużej rezydencję warto weryfikować zarówno na gruncie prawa polskiego, jak i przepisów państwa pobytu, z uwzględnieniem właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (w tym reguł rozstrzygania konfliktu rezydencji).
Opodatkowanie dochodów z pracy w świetle Modelowej Konwencji OECD
Zgodnie z art. 15 ust. 1 Modelowej Konwencji OECD wynagrodzenie z pracy co do zasady podlega opodatkowaniu w państwie rezydencji pracownika. Jeżeli jednak praca jest faktycznie wykonywana w drugim państwie, to państwo może opodatkować część wynagrodzenia przypadającą na pracę wykonaną na jego terytorium. Dla tej oceny kluczowe jest miejsce fizycznego wykonywania pracy (a nie siedziba pracodawcy czy "lokalny rynek pracy").
Wyjątkiem jest tzw. klauzula 183 dni z art. 15 ust. 2 Modelowej Konwencji OECD: mimo wykonywania pracy w drugim państwie, opodatkowanie pozostaje wyłącznie w państwie rezydencji pracownika, jeżeli łącznie:
- pobyt w drugim państwie nie przekracza 183 dni w dowolnym 12-miesięcznym okresie rozpoczynającym się lub kończącym w danym roku podatkowym,
- wynagrodzenie wypłaca pracodawca (lub jest ono wypłacane w jego imieniu), który nie jest rezydentem podatkowym tego drugiego państwa i
- wynagrodzenie nie jest ponoszone przez zakład pracodawcy w tym drugim państwie.
W pracy zdalnej najwięcej wątpliwości budzą dwa ostatnie warunki. Nawet przy pobycie krótszym niż 183 dni wyjątek nie zadziała, jeżeli obecność pracownika za granicą prowadzi do powstania zakładu pracodawcy albo - w skrajnych przypadkach, zwłaszcza przy kluczowych menedżerach - do przeniesienia miejsca faktycznego zarządu pracodawcy do tego państwa.
Praca zdalna z zagranicy a ryzyko przeniesienia miejsca faktycznego zarządu
Praca zdalna członka zarządu z innego państwa może - w skrajnych przypadkach - zostać potraktowana jako argument, że kluczowe decyzje zarządcze zapadają poza Polską. To z kolei rodzi ryzyko uznania, że miejsce faktycznego zarządu spółki znajduje się za granicą. Znaczenie mają przy tym takie okoliczności jak miejsce podejmowania decyzji, podpisywania dokumentów oraz rzeczywisty przebieg procesu decyzyjnego, a nie wyłącznie formalny adres siedziby spółki. Z uwagi na to, że w wielu jurysdykcjach (a w razie konfliktu także na gruncie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania) miejsce faktycznego zarządu jest istotnym kryterium rezydencji podatkowej, taka ocena może prowadzić do sporu o to, gdzie spółka jest rezydentem podatkowym i gdzie powinna rozliczać CIT.
Praca zdalna z zagranicy a ryzyko powstania zakładu podatkowego
Zakład podatkowy to stała placówka lub osoba w innym państwie, przez którą (lub z wykorzystaniem której) przedsiębiorstwo prowadzi tam działalność. W praktyce zakładem podatkowym może być również miejsce wykonywania pracy przez pracownika (np. home office), jeżeli jego wykorzystanie ma charakter stały i pozostaje w funkcjonalnym związku z działalnością przedsiębiorstwa. Istnienie zakładu podatkowego w danym państwie może powodować prawo tego państwa do opodatkowania części zysków przedsiębiorstwa. Pojęcie to funkcjonuje zarówno w ustawie o CIT, jak i w umowach o unikaniu podwójnego opodatkowania oraz w Modelowej Konwencji OECD w sprawie podatku od dochodu i majątku.
Powstanie zakładu podatkowego może oznaczać m.in.: obowiązki rejestracyjne i deklaracyjne za granicą, konieczność przypisania części zysków do zakładu i prowadzenia ewidencji, potencjalne skutki VAT (zależnie od modelu działania), wpływ na stosowanie klauzuli 183 dni w PIT oraz więcej obowiązków w zakresie cen transferowych.
