Darowizna czy trwały zarząd? Jak prawidłowo ująć grunt i koszty notarialne w księgach jednostki budżetowej
Otrzymanie nieruchomości przez jednostkę budżetową wydaje się na pierwszy rzut oka prostą operacją. W praktyce jednak już na etapie dokumentacji pojawiają się pytania o podstawę przekazania nieruchomości, jej wycenę, sposób ewidencji oraz klasyfikację wydatków związanych z obsługą notarialną. Wątpliwości te dobrze pokazuje jedno z pytań skierowanych do ekspertów LEX, w którym państwowa jednostka budżetowa wskazała, że otrzymała od gminy nieruchomość gruntową w drodze darowizny, a jednocześnie uzyskała do niej prawo trwałego zarządu.
Darowizna i trwały zarząd nie są tym samym
Jednym z najczęściej spotykanych błędów jest utożsamianie darowizny z trwałym zarządem. Tymczasem są to dwa całkowicie odmienne sposoby dysponowania nieruchomością.
Darowizna prowadzi do przeniesienia własności nieruchomości. Następuje na podstawie umowy zawartej w formie aktu notarialnego i powoduje, że obdarowany staje się właścicielem gruntu.
Trwały zarząd jest natomiast instytucją prawa administracyjnego. Nie przenosi własności nieruchomości, lecz daje jednostce organizacyjnej prawo jej wykorzystywania na cele statutowe. Ustanawiany jest w drodze decyzji administracyjnej, a objęcie nieruchomości następuje na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego.
Oznacza to, że ta sama nieruchomość nie może zostać jednocześnie przekazana państwowej jednostce budżetowej w formie darowizny i trwałego zarządu. Jeżeli dochodzi do przeniesienia własności, nie ma już miejsca na ustanawianie trwałego zarządu wobec tego samego składnika majątku.
Jak ująć grunt w księgach rachunkowych?
Sposób ewidencji zależy od formy przekazania nieruchomości. Jeżeli jednostka otrzymuje grunt w trwały zarząd, wartość nieruchomości ujmuje się bezpośrednio jako środek trwały. Przykładowe księgowanie wygląda następująco:
Wn konta 011 Środki trwałe,
Ma konta 800 Fundusz jednostki.
Takie podejście wynika z zasad rachunkowości obowiązujących jednostki sektora finansów publicznych, zgodnie z którymi środki trwałe otrzymane w zarząd mogą być ujmowane jako aktywa jednostki.
Inaczej wygląda sytuacja w przypadku darowizny nieruchomości. Wówczas jednostka zasadniczo ujmuje otrzymany grunt jako inwestycję w toku na koncie 080, a następnie po zakończeniu wszystkich czynności związanych z przyjęciem składnika majątku do użytkowania przenosi go na konto 011 Środki trwałe.
Dla wielu księgowych największą wątpliwość stanowi jednak nie samo ujęcie gruntu, lecz rozliczenie kosztów aktu notarialnego.
Czy taksa notarialna zwiększa wartość gruntu?
To jedno z pytań, które regularnie powraca w praktyce jednostek budżetowych. Jeżeli koszty aktu notarialnego pozostają w bezpośrednim związku z nabyciem nieruchomości i zostały poniesione przed przyjęciem jej do użytkowania, powinny zwiększyć wartość początkową gruntu.
Dotyczy to przede wszystkim:
- taksy notarialnej,
- podatku VAT od usługi notarialnej,
- kosztów wypisów aktu notarialnego,
- innych opłat niezbędnych do skutecznego przeniesienia własności.
W efekcie wartość wykazywana na koncie 011 nie obejmuje wyłącznie wartości nieruchomości wskazanej w umowie darowizny, ale również wydatki poniesione na jej formalne przejęcie.
Warto przy tym pamiętać, że opłaty notarialne nie występują przy ustanowieniu trwałego zarządu. Ta forma władania nieruchomością jest bowiem ustanawiana decyzją administracyjną, a nie aktem notarialnym.
Paragraf 430 czy 606? Skąd biorą się rozbieżności
Praktyka jednostek pokazuje, że największe kontrowersje budzi klasyfikacja budżetowa kosztów notarialnych ponoszonych przy otrzymaniu gruntu w drodze darowizny.
W spotykanych rozwiązaniach funkcjonują dwa podejścia.
Pierwsze zakłada finansowanie tych wydatków w ramach wydatków majątkowych, z zastosowaniem paragrafu 606 Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych. W takim przypadku koszty notarialne od początku traktowane są jako element wartości przejmowanego składnika majątku.
Drugie rozwiązanie przewiduje ujęcie wydatków w paragrafie 430 Zakup usług pozostałych, jako koszt usług notarialnych. Następnie koszty te są przeksięgowywane i zwiększają wartość początkową nieruchomości.
W praktyce oba warianty można spotkać w jednostkach sektora finansów publicznych. Eksperci częściej wskazują jednak na paragraf 606, argumentując, że koszty aktu notarialnego są bezpośrednio związane z przejęciem środka trwałego i stanowią element nakładów inwestycyjnych.
Ostateczna decyzja należy jednak do kierownika jednostki, który odpowiada za prawidłową gospodarkę finansową i powinien uwzględnić wszystkie okoliczności konkretnego zdarzenia.
Na co zwrócić uwagę przed zaksięgowaniem nieruchomości?
Przed wykonaniem jakiegokolwiek księgowania warto odpowiedzieć na trzy podstawowe pytania:
- Czy nieruchomość została przekazana w drodze darowizny, czy w trwały zarząd?
- Czy wystąpiły koszty notarialne i jakie jest ich źródło?
- Czy koszty te powinny zwiększyć wartość początkową środka trwałego?
Dopiero po ustaleniu tych okoliczności można prawidłowo dobrać konta księgowe i paragraf klasyfikacji budżetowej.
W pełnej odpowiedzi dostępnej w LEX eksperci szczegółowo wyjaśniają podstawy prawne obu form władania nieruchomościami oraz prezentują kompletne schematy księgowań dla różnych wariantów finansowania kosztów notarialnych, wraz z uzasadnieniem stosowania poszczególnych paragrafów klasyfikacji budżetowej.
