Pracodawca ma obowiązek wysłać pracownika na urlop zaległy do 30 września
W każdym roku pracownik nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 20 lub 26 dni (wymiar urlopu zależy od stażu pracy). Urlop ten pracownik powinien wykorzystać w danym roku, zgodnie z planem urlopów. Gdy tak się nie stanie, urlop przechodzi na kolejny rok, jako urlop zaległy. Pracodawca powinien udzielić urlopu zaległego do 30 września. Jeśli tego nie zrobi, naraża się na karę grzywny.
Obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu przez pracodawcę
Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (urlop bieżący). Pracodawca udziela urlopu zgodnie z planem urlopów, który tworzy biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Jeżeli u pracodawcy nie działa organizacja związkowa lub organizacja związkowa wyraziła zgodę na nietworzenie planu urlopów, to pracodawca udziela urlopu w porozumieniu z pracownikiem.
Warto więc podkreślić, że co prawda pracodawca jest obowiązany udzielić urlopu w porozumieniu z pracownikiem, jednak obowiązek udzielenia urlopu nie ma charakteru bezwzględnego. Realizacja prawa pracownika do wypoczynku jest korygowana potrzebami pracodawcy i koniecznością obecności pracownika w zakładzie (wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 23 listopada 2016 r., sygn. akt III APa 61/15).
Za nieudzielenie przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego pracodawcy grozi kara grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.
Niewykorzystany urlop staje się urlopem zaległym
Często zdarza się, że pracownik nie wykorzystuje w danym roku kalendarzowym tzw. bieżącego urlopu wypoczynkowego, czyli urlopu, do którego nabył prawo w danym roku. Taki niewykorzystany urlop przechodzi na rok następny i staje się w ten sposób urlopem zaległym. Pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu zaległego najpóźniej do 30 września (nie dotyczy to jednak 4 dni urlopu na żądanie). Przy czym, według stanowiska Głównego Inspektoratu Pracy, termin ten jest zachowany, jeżeli pracownik rozpoczął urlop przed upływem 30 września danego roku kalendarzowego.
Zobacz w LEX Kadry:
Jak udzielić urlopu zaległego?
Pracodawca może podejmować działania, które pomogą wywiązać się z obowiązku udzielenia urlopu zaległego w terminie do 30 września i dzięki temu nie narazić się na zarzut łamania przepisów prawa pracy, a w konsekwencji na odpowiedzialność finansową.
W tym celu dział HR/kadr powinien monitorować liczbę dni zaległego urlopu. Jak wskazuje Małgorzata Skibińska w poradniku Jak wysłać pracownika na urlop zaległy, raport z zestawieniem liczby niewykorzystanych dni urlopu zaległego poszczególnych pracowników powinien być cyklicznie przesyłany do zarządu oraz kierownika każdej komórki organizacyjnej, w której pracują pracownicy posiadający zaległe dni urlopu. Kierownicy poszczególnych komórek powinni uzgodnić z pracownikami optymalny termin wykorzystania urlopu wypoczynkowego (mając na uwadze konieczność zapewnienia właściwej organizacji pracy w podległej komórce).
Zobacz w LEX Kadry:
Wzór pisma do kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych
Gdy pracownik nie chce iść na urlop
Gdy pomimo podejmowanych przez pracodawcę działań, pracownik wzbrania się przed wykorzystaniem zaległego urlopu wypoczynkowego, pracodawca może go do tego zobowiązać. Jak wskazuje się w orzecznictwie: "Pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody" (wyrok SN z 24 stycznia 2006 r., I PK 124/05).
