Pracodawca ma obowiązek wysłać pracownika na urlop zaległy do 30 września
Niewykorzystany urlop wypoczynkowy nie przepada wraz z końcem roku. Staje się urlopem zaległym, a pracodawca ma obowiązek udzielić go w określonym terminie. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować odpowiedzialnością wykroczeniową i karą grzywny. Kiedy urlop staje się zaległy i do kiedy należy go wykorzystać? Jakie działania powinny podjąć działy kadr i HR, aby ograniczyć ryzyko naruszenia przepisów prawa pracy?
Kiedy urlop wypoczynkowy staje się urlopem zaległym?
Urlop wypoczynkowy staje się urlopem zaległym wtedy, gdy pracownik nie wykorzysta go w roku kalendarzowym, w którym nabył do niego prawo.
Pracownik nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 20 lub 26 dni, w zależności od stażu pracy. Co do zasady urlop powinien być wykorzystany w roku, którego dotyczy. Jeżeli tak się nie stanie, niewykorzystane dni przechodzą na kolejny rok jako urlop zaległy.
Do kiedy należy udzielić urlopu zaległego?
Pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlopu zaległego najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.
Według stanowiska Głównego Inspektoratu Pracy termin jest zachowany, jeśli pracownik rozpocznie korzystanie z urlopu przed upływem 30 września. Nie ma przy tym znaczenia, że część urlopu będzie wykorzystywana po tej dacie.
Wyjątek!
Termin ten nie dotyczy 4 dni urlopu na żądanie.
Zobacz w LEX Kadry:
Czy pracodawca musi uzgadniać termin urlopu z pracownikiem?
Co do zasady termin urlopu ustala się z uwzględnieniem potrzeb pracownika i organizacji pracy, jednak nie jest to obowiązek bezwzględny.
Pracodawca udziela urlopu zgodnie z planem urlopów albo w porozumieniu z pracownikiem, jeżeli plan nie jest tworzony. Jednocześnie realizacja prawa do wypoczynku musi być pogodzona z koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy. Potwierdza to orzecznictwo sądowe.
Co to oznacza w praktyce?
Pracodawca powinien dążyć do uzgodnienia terminu urlopu, ale może uwzględniać potrzeby organizacyjne firmy i dostępność pracownika niezbędnego do realizacji zadań.
Jakie konsekwencje grożą za nieudzielenie urlopu?
Nieudzielenie pracownikowi przysługującego urlopu wypoczynkowego może zostać uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
Pracodawcy grozi kara grzywny od 2 000 zł do 60 000 zł.
Jak skutecznie zarządzać urlopami zaległymi?
Najlepszym sposobem ograniczenia ryzyka jest systematyczne monitorowanie liczby niewykorzystanych dni urlopu przez pracowników.
Jak wskazuje Małgorzata Skibińska w poradniku Jak wysłać pracownika na urlop zaległy, raport z zestawieniem liczby niewykorzystanych dni urlopu zaległego poszczególnych pracowników powinien być cyklicznie przesyłany do zarządu oraz kierownika każdej komórki organizacyjnej, w której pracują pracownicy posiadający zaległe dni urlopu. Kierownicy poszczególnych komórek powinni uzgodnić z pracownikami optymalny termin wykorzystania urlopu wypoczynkowego (mając na uwadze konieczność zapewnienia właściwej organizacji pracy w podległej komórce).
Zobacz w LEX Kadry:
Wzór pisma do kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych
Co zrobić, gdy pracownik odmawia wykorzystania urlopu zaległego?
Pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego.
Orzecznictwo Sądu Najwyższego wskazuje, że pracodawca ma prawo skierować pracownika na zaległy urlop nawet wtedy, gdy pracownik nie wyraża na to zgody. Takie działanie służy realizacji obowiązku wynikającego z przepisów prawa pracy.
.jpg)
