Faktura do paragonu w KSeF
KSeF nie zmienił podstawowej zasady obowiązującej przy wystawianiu faktur do paragonów. Nadal decydujące znaczenie ma obecność NIP nabywcy na paragonie. Jeżeli go brakuje, wystawienie faktury dla przedsiębiorcy nie jest możliwe.
Kiedy trzeba wystawić fakturę VAT do paragonu i jakie znaczenie ma NIP nabywcy?
W zakresie zasad dotyczących wystawiania faktur do paragonów nadal kluczowe znaczenie ma to, czy na paragonie został umieszczony NIP nabywcy. Od tego zależy możliwość wystawienia faktury dla firmy, a w wielu przypadkach także obowiązek jej przesłania do KSeF.
Nie do każdego paragonu można wystawić fakturę dla przedsiębiorcy – można to uczynić wyłącznie wtedy, gdy paragon zawiera NIP nabywcy. Zasada ta obowiązuje od 2020 r. i pozostała aktualna również w realiach KSeF.
Jeżeli nabywca prowadzący działalność gospodarczą nie poda NIP przed zarejestrowaniem sprzedaży na kasie fiskalnej, sprzedawca nie może później wystawić faktury na firmę. Ma to zapobiegać nadużyciom związanym z późniejszym „przekształcaniem” zakupów prywatnych w zakupy firmowe.
Czy KSeF obsługuje paragony fiskalne?
KSeF nie obsługuje paragonów fiskalnych, lecz wyłącznie faktury ustrukturyzowane.
Oznacza to, że sam paragon nie trafia do systemu Ministerstwa Finansów. Jeżeli jednak do takiej sprzedaży zostanie wystawiona faktura dla przedsiębiorcy, dokument ten podlega zasadom właściwym dla KSeF. W efekcie przedsiębiorcy muszą rozróżniać dwa odrębne dokumenty:
- paragon fiskalny wystawiany przez kasę rejestrującą,
- fakturę ustrukturyzowaną funkcjonującą w KSeF.
To właśnie faktura, a nie paragon, jest dokumentem przesyłanym do KSeF.
Paragon z NIP do 450 zł a KSeF
Paragon zawierający NIP nabywcy i dokumentujący transakcję o wartości do 450 zł brutto (albo 100 euro) jest uznawany za fakturę uproszczoną. W praktyce oznacza to, że nie wystawia się do niego dodatkowej faktury. Dokument sam w sobie pełni funkcję faktury i może stanowić podstawę rozliczeń podatkowych.
To rozwiązanie jest szczególnie istotne przy:
- zakupach paliwa,
- opłatach parkingowych,
- drobnych zakupach eksploatacyjnych,
- zakupach materiałów biurowych.
Dla księgowych ważne jest również to, że takie dokumenty funkcjonują obecnie poza KSeF i nie są dostępne na koncie podatnika w systemie.
Z pomocą procedury pt. Paragon jako faktura uproszczona łatwo ustalić, czy wystawiany paragon stanowi jednocześnie fakturę uproszczoną.
Co dzieje się przy sprzedaży powyżej 450 zł?
Jeżeli wartość sprzedaży dla przedsiębiorcy przekracza 450 zł brutto, konieczne jest wystawienie standardowej faktury do paragonu zawierającego NIP nabywcy. W przypadku podmiotów objętych obowiązkiem korzystania z KSeF – faktura taka powinna zostać wystawiona jako faktura ustrukturyzowana.
Dla przedsiębiorcy oznacza to, że sam paragon nie wystarczy do rozliczenia transakcji. Konieczne jest także prawidłowe wystawienie faktury oraz przekazanie jej zgodnie z zasadami obowiązującymi w KSeF.
Jak powiązać fakturę z paragonem w KSeF?
Faktura wystawiona do sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej musi zostać odpowiednio powiązana z paragonem. W tym celu wykorzystuje się dane identyfikujące dokument fiskalny, w szczególności:
- numer paragonu fiskalnego,
- numer unikatowy kasy rejestrującej.
Dzięki temu możliwe jest ustalenie, że faktura dotyczy sprzedaży już wcześniej zarejestrowanej na kasie fiskalnej.
Dlaczego faktury do paragonów oznacza się symbolem FP?
Oznaczenie „FP” ma zapobiegać podwójnemu wykazaniu tej samej sprzedaży. Transakcja została już bowiem ujęta w raportach fiskalnych generowanych przez kasę rejestrującą. Wystawienie faktury do takiego paragonu nie może prowadzić do ponownego wykazania tej samej podstawy opodatkowania i podatku należnego.
Z tego powodu faktury wystawiane do paragonów nadal oznacza się w JPK_V7 symbolem „FP”.
Faktura dla konsumenta nie trafia do KSeF
Inne zasady obowiązują przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Faktury wystawiane dla konsumentów, w tym także faktury do paragonów, pozostają poza KSeF. Oznacza to, że nie są przesyłane do KSeF i funkcjonują na dotychczasowych zasadach.
Konsument może żądać wystawienia faktury do paragonu, jeśli zgłosi takie żądanie w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dokonano sprzedaży. Wówczas sprzedawca ma obowiązek wystawić dokument.
Od 2027 r. ostateczne pożegnanie z fakturami uproszczonymi
Z perspektywy przedsiębiorców najważniejszą zmianą będzie odejście od faktur uproszczonych.
Obecnie paragon fiskalny zawierający NIP nabywcy, którego wartość nie przekracza 450 zł, jest uznawany za fakturę uproszczoną i funkcjonuje poza KSeF.
Od 2027 r. przedsiębiorcy nie będą już traktować paragonu z NIP jako samodzielnej faktury spełniającej funkcję faktury uproszczonej. Zamiast tego coraz większe znaczenie zyska pełny obieg faktur ustrukturyzowanych w KSeF.
