Klasyfikacja budżetowa pomocy dydaktycznych o wartości powyżej 10 tys. zł w jednostkach oświatowych
W praktyce funkcjonowania szkół i przedszkoli powszechne są zakupy pomocy dydaktycznych, często też o znacznej wartości – nowoczesnych monitorów interaktywnych, zestawów komputerowych czy licencji na zaawansowane oprogramowanie. Wraz ze wzrostem wartości takich zakupów rosną także wątpliwości księgowych dotyczące właściwego ujęcia ich w klasyfikacji budżetowej. Czy cena powyżej 10 tys. zł zmienia rodzaj wydatku? Czy sprzęt o wysokiej wartości zawsze staje się inwestycją? Najnowsze stanowisko RIO w Gdańsku przynosi jasną odpowiedź i pomaga uporządkować najczęstsze problemy interpretacyjne.
Wartość nie przesądza o klasyfikacji – decyduje charakter wydatku
Regionalna Izba Obrachunkowa w Gdańsku w piśmie z 27.08. 2025 r. jednoznacznie wskazała, że zakup pomocy dydaktycznych przekraczających jednostkowo 10.000 zł należy klasyfikować jako wydatek bieżący w paragrafie 424 „Zakup środków dydaktycznych i książek”. W swoim stanowisku Izba powołała się na załącznik nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z 2.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, podkreślając, że kluczowa jest funkcja sprzętu – ma on służyć procesowi dydaktyczno‑wychowawczemu w szkołach i placówkach oświatowych, a nie stanowić zakup inwestycyjny. RIO przypomniała również, że klasyfikacja budżetowa to wyłącznie narzędzie, które służy odzwierciedleniu zdarzeń faktycznych wynikających z prawa materialnego. Oznacza to, że klasyfikację determinują rodzaj i cel wydatku, a nie jego cena czy techniczna specyfika.
- Ważna zasada dla księgowych: Sprzęt dydaktyczny, niezależnie od wartości, klasyfikujemy do § 424, jeśli służy procesowi nauczania.
Jak ewidencjonować sprzęt i licencje? Przykłady z praktyki szkół
W analizowanym piśmie RIO odniosła się również do bardzo praktycznych pytań dotyczących zakupów w ramach programu „Cyfrowy Uczeń”. Szkoła nabyła m.in. laptop z pakietem MS Office, mysz bezprzewodową, licencję antywirusa na 5 lat oraz roczne dostępy do platform edukacyjnych. Wszystkie te elementy pełnią funkcję dydaktyczną, dlatego – jak wskazała Izba – koszty ich nabycia powinny zostać ujęte w paragrafie 424. Równocześnie RIO podkreśliła konieczność prawidłowego ujęcia tych pozycji na kontach księgowych:
- laptop z oprogramowaniem – konto 013 Pozostałe środki trwałe,
- licencja antywirusa na 5 lat – konto 020 Wartości niematerialne i prawne,
- roczne dostępy do platform edukacyjnych – § 430 jako zakup usług.
To przypomnienie jest szczególnie istotne, ponieważ zgodnie z art. 10 ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości to polityka rachunkowości jednostki przesądza o sposobie ewidencji operacji gospodarczych. W praktyce oznacza to, że kierownik jednostki – poprzez zakładowy plan kont – określa zasady kwalifikowania środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
- Kluczowa wskazówka: Zawsze odróżniaj zakup środka dydaktycznego od usługi. Sprzęt – § 424, dostęp do platform – § 430.
Sprzęt dydaktyczny a wyposażenie – jak rozróżnić te kategorie
Granica między pomocą dydaktyczną a zwykłym wyposażeniem bywa płynna, co potwierdzają częste pytania kierowane do RIO. Przykładem jest zakup monitora interaktywnego o wartości 17.600 zł. Jeśli urządzenie służy celom dydaktycznym – powinno zostać ujęte w § 424 i zaksięgowane na koncie 013, niezależnie od jego wartości.
Co więcej, zgodnie z § 7 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia z 13.09.2017 r. w sprawie rachunkowości i planów kont (...), środki dydaktyczne mogą podlegać jednorazowemu odpisowi amortyzacyjnemu w miesiącu przyjęcia do użytkowania, jeśli tak wskazano w polityce rachunkowości jednostki.
Zupełnie inaczej traktuje się wyposażenie, które nie pełni funkcji dydaktycznej – jak np. klimatyzator w pracowni szkolnej. Taki zakup powinien być sklasyfikowany w § 421 „Zakup materiałów i wyposażenia”, ponieważ nie stanowi pomocy dydaktycznej w rozumieniu przepisów.
- Najważniejsza wskazówka dla księgowych: Zawsze badaj przeznaczenie sprzętu. Funkcja dydaktyczna → § 424. Funkcja użytkowa → § 421.
Stanowisko RIO w Gdańsku rozwiewa najważniejsze wątpliwości dotyczące klasyfikacji pomocy dydaktycznych o wartości powyżej 10 tys. zł. Najistotniejsze jest to, że wartość nie przesądza o rodzaju wydatku – liczy się wyłącznie, czy sprzęt służy procesowi dydaktyczno‑wychowawczemu. Odpowiednie dostosowanie polityki rachunkowości, właściwe przyporządkowanie kont oraz prawidłowa klasyfikacja paragrafów pozwalają uniknąć błędów i zapewniają spójność ewidencji w jednostkach sektora finansów publicznych.
