Jak udzielać zamówień publicznych o wartości poniżej 130.000 zł?
Ustawa z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1320), dalej: p.z.p., wskazuje, że jej przepisy stosuje się do zamówień klasycznych oraz organizowania konkursów, których wartość jest równa lub przekracza 130.000 złotych. Co zatem z zamówieniami poniżej tego progu?
Zamówienia podprogowe – też podlegają zasadom
Zwolnienie z obowiązku stosowania przepisów p.z.p. przy udzielaniu zamówień poniżej progu nie oznacza, że takie zakupy nie podlegają żadnym regulacjom. Najcześciej zamawiający ustanawiają regulaminy udzielania zamówień o wartości do 130.000 zł i na tej podstawie zawierają umowy. To jednak nie wszystko, bo poza regulacją wewnętrzną należy pamiętać o ograniczeniach wynikających m.in. z ustawy o finansach publicznych, Kodeksu cywilnego, jak również z przepisów prawa wspólnotowego.
Co z zasadami ogólnymi udzielania zamówień publicznych?
W zakresie zasad rządzących zamówieniami podprogowymi kluczowe znaczenie ma także Komunikat Wyjaśniający Komisji dotyczący prawa wspólnotowego obowiązującego w dziedzinie udzielania zamówień, które nie są lub są jedynie częściowo objęte dyrektywami w sprawie zamówień publicznych (2006/C 179/02), dalej jako Komunikat.
Komisja Europejska wskazuje w Komunikacie, że obecnie często udzielane są zamówienia bez dopuszczenia jakiejkolwiek konkurencji. Jednocześnie Europejski Trybunał Sprawiedliwości potwierdził w swoim orzecznictwie, że postanowienia traktatu WE dotyczące rynku wewnętrznego mają również zastosowanie do zamówień nieobjętych zakresem dyrektyw w sprawie zamówień publicznych.
Jak wskazuje Paweł Sendrowski w komentarzu "Zasady udzielania zamówień podprogowych", komunikat w pkt. 1.2 wyjaśnia, iż obowiązek przejrzystości polega na zagwarantowaniu wszystkim potencjalnym oferentom odpowiedniego poziomu upublicznienia informacji umożliwiającego rynkowi usług otwarcie na konkurencję oraz kontrolę bezstronności procedur przetargowych. Zatem, każde zamówienie publiczne musi być udzielone, bez względu na jego wartość, zgodnie z postanowieniami i zasadami zawartymi w Traktacie.
Realizacja zasady uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców czy przejrzystości może przejawiać się w różnych elementach przygotowywanego lub prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia podprogowego.
Znaczenie etapu przygotowawczego – nawet przy zamówieniach poniżej 130.000 zł
Przygotowanie zamówienia to nie tylko formalność, ale strategiczne narzędzie wpływające na jakość, efektywność i legalność zamówienia – także tego poniżej progu stosowania ustawy. Rzetelne przygotowanie postępowania pozwala lepiej zdefiniować potrzeby, przewidzieć ryzyka, dobrać odpowiedni tryb działania i uniknąć błędów prowadzących do nieefektywnych zakupów.
Warto więc stosować dobre praktyki z postępowań powyżej progu również w zamówieniach podprogowych:
➤ Analiza potrzeb i wymagań
Chociaż formalnie obowiązek analizy z art. 83 p.z.p. dotyczy zamówień powyżej progów unijnych, jej przeprowadzenie ma również sens przy zamówieniach podprogowych. Pozwala określić zidentyfikować właściwe potrzeby, celowość zakupu, przewidzieć ewentualne ryzyka oraz ocenić dostępność rozwiązań na rynku.
➤ Wstępne konsultacje rynkowe
Artykuł 84 p.z.p. przewiduje możliwość przeprowadzenia konsultacji z rynkiem – również w zamówieniach o niższej wartości. Otwartość na wiedzę wykonawców może znacząco poprawić jakość opisu przedmiotu zamówienia i zwiększyć konkurencyjność postępowania. Warunek: przejrzystość i dokumentowanie procesu.
➤ Opis przedmiotu zamówienia
Nawet przy zamówieniu np. za 10.000 zł warto poświęcić chwilę na rzetelne opisanie potrzeb. Nieprecyzyjny opis zwiększa ryzyko konfliktów, nieporozumień i nieudanych realizacji. Zasady z art. 99 p.z.p. nie muszą być literalnie stosowane, ale ich podstawy – jednoznaczność, wyczerpujący zakres i brak uprzywilejowania – powinny być stosowane.
Unieważnienie postępowania – brak regulacji, ale są konsekwencje
Choć w przypadku zamówień poniżej progu brakuje szczegółowych regulacji dotyczących unieważniania postępowań, nie oznacza to pełnej swobody. Jeżeli postępowanie ma charakter przetargu cywilnego, to stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego. Pociąga to za sobą obowiązki i odpowiedzialność – m.in. w zakresie odszkodowań czy dochowania warunków ogłoszenia.
Więcej o udzielaniu zamówień o wartości poniżej 130.000 zł dowiesz się w LEX. Sprawdź:
- nagranie szkolenia online "Jak przygotować ogłoszenie o przetargu lub zapytanie ofertowe w postępowaniu o wartości poniżej 130.000 zł"
- komentarz praktyczny „Udzielanie zamówień o wartości mniejszej niż 130.000 zł netto”
- komentarz praktyczny „Zasady udzielania zamówień podprogowych”
- odpowiedzi na pytania ze szkolenia „Zamówienia publiczne poniżej 130.000 zł netto” prowadzonym przez Pawła Sendrowskiego – dostępne w serwisie LEX Zamówienia Publiczne
