Ewidencja księgowa kary umownej w jednostce budżetowej
Kara umowna jest częstym zapisem, stosownym w umowie, w którym strony mogą zastrzec na wypadek nienależytego wykonania zobowiązania (art. 483 ustawy 23.04.1964 r. – Kodeks cywilny). Jest to rodzaj zabezpieczenia dla stron umowy a jego konsekwencją jest kara finansowa stanowiąca zobowiązanie dłużnika wobec wierzyciela. Jednak w praktyce księgowej - ewidencja budżetowa tego typu zobowiązań w jednostkach budżetowych bywa niezwykle kłopotliwa.
Skąd problemy z ewidencja kary umownej w jednostkach budżetowych
Zgodnie z art. 483 ustawy z 23.04.1964 r. – Kodeks cywilny (dalej: k.c.), strony umowy mogą w zastrzec, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania nastąpi przez zapłatę określonej sumy (kary umownej). Sposób uregulowania kary umownej może nastąpić poprzez:
- bezpośrednią zapłatę na rachunek wierzyciela,
- potrącenie.
Najczęściej naliczenie kary umownej można udokumentować notą księgową (obciążeniową), stanowi ona dochód, który powinien być przekazany do jednostki nadrzędnej (jednostki samorządu terytorialnego).
Ale bywają też specyficzne sytuacje, które mogą być nie lada wyzwaniem dla prawidłowej księgowości.
Powiatowa jednostka budżetowa wykonująca zadania z zakresu zarządzania drogami powiatowymi realizuje inwestycję polegającą na budowie drogi finansowanej w 100% ze środków Rządowego Funduszu Rozwoju Dróg. Rozliczenia dokonywane są w terminach comiesięcznych, za częściową realizację zadania. W jednym miesiącu wykonawca zadania wykonał część robót niezgodnie z zatwierdzoną dokumentacją projektową za co został obciążony karą umowną, która to została potrącona z wynagrodzenia za dany miesiąc. Czy kwota kary umownej w takim przypadku stanowi dochód z paragrafu 0970, czy też należy potraktować ją jako pomniejszenie wydatku w paragrafie 6050?
Ewidencja potrącenia kary umownej z wynagrodzenia wykonawcy
Właściwa ewidencja księgowa kary umownej z wynagrodzenia wykonawcy powinna przebiegać w sposób, który prezentuje ekspertka p. Justyna Kisielwska - Naczelniczka Wydziału Finansowego w Urzędzie Miasta Sopotu.
- Faktura wykonawcy za wykonanie prac:
Wn konto 080 Środki trwałe w budowie,
Ma konto 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami.
- Nota księgowa z tytułu obciążenia wykonawcy karą umowną:
Wn konto 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych,
Ma konto 760 Pozostałe przychody operacyjne (analityka: § 0950).
- Zapłata na rzecz wykonawcy zobowiązania pomniejszonego o potrącone kary:
Wn konto 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami,
Ma konto 130 Rachunek bieżący jednostki – subkonto wydatków (analityka: § 6050).
- Zaliczenie zobowiązania wobec wykonawcy w poczet naliczonych kar umownych:
Wn konto 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami,
Ma konto 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych.
- Przekazanie środków z rachunku wydatków na rachunek dochodów jako zapłatę naliczonych kar umownych:
Wn konto 141 Środki pieniężne w drodze,
Ma konto 130 Rachunek bieżący jednostki – subkonto wydatków (analityka: § 605).
- Wpływ na rachunek dochodów środków z tytułu zapłaty kar umownych:
Wn konto 130 Rachunek bieżący jednostki – subkonto dochodów (analityka: § 0950),
Ma konto 141 Środki pieniężne w drodze.
Kwestię dotyczącą ewentualnego zwrotu dochodów z tytułu kar umownych powinna regulować umowa.
W omawianym przypadku mamy do czynienia z potrąceniem dokonanym na podstawie decyzji kierownika podjętej z powołaniem się na postanowienia umowne. Dlatego ewidencja księgowa operacji opisana wyżej, biorąc przy tym zasady określone w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 13.09.2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, powinna przebiegać w przedstawiony sposób.
Ewidencja kary umownej przekazywanej do jednostki nadrzędnej oraz ujęcie w Rb‑27S
Najczęściej naliczenie kary umownej udokumentowane jest notą księgową (obciążeniową). Stanowi ona dochód, który powinien być przekazany do jednostki nadrzędnej (jednostki samorządu terytorialnego). Ale zdarzają się sytuacje bardziej złożone, które wymagają odmiennego podejścia. W sytuacji, gdy kara umowna stanowi dochód jednostki nadrzędnej, jednostka budżetowa pełni rolę pośrednika technicznego.
Ewidencja będzie przebiegać następująco
- Naliczenie kary: Wn konto 221, Ma konto 240
- Wpływ środków: Wn konto 130, Ma konto 221
- Przekazanie kary: Wn konto 240, Ma konto 130
- Ujęcie w Rb‑27S
Kara umowna nie jest wykazywana w sprawozdaniu Rb‑27S, jeśli nie stanowi dochodu jednostki. Dzieje się tak w przypadku, gdy jednostka działa jedynie jako pośrednik w pobraniu i przekazaniu środków – pełni rolę techniczną.
W zależności od charakteru kary umownej ewidencja księgowa może różnić się od standardowych przypadków.
