Kaucje za opakowania zwrotne w jednostkach budżetowych – RIO wskazuje zasady klasyfikacji i ewidencji
Wraz z wdrażaniem systemu kaucyjnego jednostki sektora finansów publicznych coraz częściej kupują napoje i produkty objęte opłatą za opakowania zwrotne. W praktyce pojawiły się pytania, jak klasyfikować kaucję w budżecie, czy należy ujmować ją jako rozrachunek, a także jak rozliczyć jej późniejszy zwrot.
Do tych wątpliwości odniosła się Regionalna Izba Obrachunkowa w Olsztynie RIO.III.072-45/2026. W wydanym stanowisku wskazała sposób ujmowania kaucji zarówno w klasyfikacji budżetowej, jak i w ewidencji księgowej oraz wyjaśniła zasady rozliczania odzyskanych środków.
Kaucja powinna być klasyfikowana razem z zakupem
Najważniejszy wniosek płynący ze stanowiska RIO dotyczy klasyfikacji budżetowej. Izba zwróciła uwagę, że obowiązujące przepisy nie przewidują odrębnego paragrafu wydatków przeznaczonego dla kaucji za opakowania zwrotne. W konsekwencji koszt kaucji powinien być klasyfikowany w tym samym paragrafie co zakup towaru, którego dotyczy.
Oznacza to, że kaucja będzie ujmowana m.in.:
- w § 421 Zakup materiałów i wyposażenia – gdy zakup dotyczy materiałów,
- w § 422 Zakup środków żywności – gdy jednostka nabywa artykuły spożywcze lub napoje,
- w § 302 – w przypadkach związanych ze świadczeniami rzeczowymi wynikającymi z przepisów BHP.
Stanowisko RIO oznacza więc odejście od koncepcji wyodrębniania kaucji do osobnego paragrafu klasyfikacji budżetowej.
Drobne kaucje można ujmować bezpośrednio w koszty
Drugim ważnym zagadnieniem jest sposób prowadzenia ewidencji księgowej.
RIO odniosła się do praktyki polegającej na ujmowaniu niewielkich kwot kaucji bezpośrednio na koncie 409 Pozostałe koszty rodzajowe. W ocenie Izby takie rozwiązanie jest dopuszczalne, jeżeli jednostka stosuje zasadę istotności wynikającą z ustawy o rachunkowości i przyjęte uproszczenie nie zniekształca obrazu sytuacji finansowej. Oznacza to, że przy drobnych i powtarzalnych kwotach kaucji nie ma konieczności każdorazowego prowadzenia szczegółowej ewidencji rozrachunkowej. RIO uznała takie uproszczenie za zgodne z zasadami rachunkowości stosowanymi przez jednostki sektora finansów publicznych.
Jak rozliczyć zwrot kaucji?
Stanowisko RIO wskazuje również sposób postępowania po odzyskaniu kaucji za zwrócone opakowania.
Jeżeli zwrot nastąpi w tym samym roku budżetowym, w którym poniesiono wydatek, odzyskana kwota powinna pomniejszyć wykonane wydatki budżetowe. Zwrot stanowi więc korektę wcześniej poniesionego wydatku.
Inaczej należy postąpić, gdy kaucja zostanie odzyskana dopiero w kolejnym roku budżetowym. W takim przypadku wpływ środków należy potraktować jako dochód budżetowy roku bieżącego.
Rozróżnienie momentu odzyskania kaucji ma więc bezpośredni wpływ na sposób jej ujęcia w sprawozdawczości budżetowej.
Czy możliwe są inne podejścia?
W praktyce można spotkać stanowisko, zgodnie z którym kaucja – jako kwota podlegająca zwrotowi – powinna być przez cały okres wykazywana jako należność i rozliczana na kontach rozrachunkowych. Podejście to opiera się na ekonomicznym charakterze kaucji, która co do zasady nie stanowi definitywnego kosztu jednostki.
Należy jednak podkreślić, że RIO uznała za prawidłowe uproszczone rozwiązanie polegające na bieżącym ujmowaniu drobnych kaucji na koncie 409 oraz klasyfikowaniu ich w tym samym paragrafie budżetowym co zakup towaru.
Jednocześnie sama Izba zaznaczyła, że przedstawione wyjaśnienia mają charakter interpretacyjny i nie stanowią powszechnie obowiązującej wykładni prawa.
Co to oznacza dla jednostek?
Stanowisko RIO może ułatwić rozliczanie kaucji za opakowania zwrotne w jednostkach sektora finansów publicznych. Wskazuje ono bowiem, że:
- kaucji nie należy wyodrębniać do odrębnego paragrafu klasyfikacji budżetowej,
- dopuszczalne jest stosowanie uproszczeń ewidencyjnych opartych na zasadzie istotności,
- sposób rozliczenia zwrotu kaucji zależy od roku budżetowego, w którym nastąpił zwrot środków.
Dla księgowych jednostek budżetowych oznacza to bardziej jednolite zasady postępowania w obszarze, który wraz z rozwojem systemu kaucyjnego będzie pojawiał się coraz częściej w codziennej praktyce.
