Od lipca służba BHP ma nowe obowiązki. Jak przygotować się do kontroli PIP?
8 lipca 2026 r. weszły w życie przepisy, które zmieniają sposób prowadzenia kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy. Inspektorzy mogą korzystać z dokumentacji elektronicznej, prowadzić wybrane czynności zdalnie oraz wykorzystywać transmisje online podczas kontroli.
Dla pracodawców i służby BHP oznacza to nowe wyzwania organizacyjne. Dokumentacja musi być łatwo dostępna, procedury powinny uwzględniać możliwość e-kontroli, a osoby odpowiedzialne za BHP muszą wiedzieć, jakie obowiązki wynikają z nowych przepisów i gdzie przebiegają granice ich odpowiedzialności.
Jak przygotować organizację do nowych zasad kontroli? Które obowiązki faktycznie dotyczą służby BHP, a które nie powinny być na nią przenoszone?
Co zmieniło się od 8 lipca 2026 r.?
Nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy znacząco rozszerzyła katalog narzędzi dostępnych dla inspektorów pracy. Największe znaczenie ma możliwość prowadzenia kontroli z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej oraz żądania dokumentów w formie elektronicznej.
W praktyce część czynności kontrolnych może odbywać się bez obecności inspektora w zakładzie pracy. PIP zyskała również możliwość korzystania z nowych form komunikacji i prowadzenia wybranych działań kontrolnych w sposób zdalny.
Dla przedsiębiorstw oznacza to konieczność uporządkowania dokumentacji oraz przygotowania organizacji do nowych zasad współpracy z organami kontrolnymi.
Kontrola zdalna to nie przyszłość. To już obowiązujące rozwiązanie
Przez wiele lat kontrola PIP kojarzyła się przede wszystkim z wizytą inspektora w zakładzie pracy. Od lipca 2026 r. taki model nie jest już jedyną możliwością.
Nowe przepisy pozwalają na prowadzenie kontroli lub wybranych czynności kontrolnych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Inspektor może oczekiwać udostępnienia dokumentów w postaci elektronicznej, a część procedur może odbywać się całkowicie zdalnie.
Dla wielu organizacji oznacza to potrzebę uporządkowania dokumentacji i przygotowania procedur szybkiego przekazywania informacji. W praktyce problemem może być nie brak dokumentów, ale brak możliwości ich sprawnego odnalezienia i udostępnienia.
Jakie znaczenie mają zmiany dla służby BHP?
Nowelizacja nie zmienia ustawowego katalogu obowiązków służby BHP. Zmienia jednak warunki, w jakich obowiązki te będą wykonywane.
To właśnie służba BHP często odpowiada za prowadzenie dokumentacji dotyczącej wypadków przy pracy, ocen ryzyka zawodowego czy wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych. Dokumenty te mogą stać się przedmiotem kontroli prowadzonej według nowych zasad.
Jednocześnie coraz częściej pojawiają się pytania dotyczące granic odpowiedzialności. Czy służba BHP odpowiada za techniczną stronę kontroli zdalnej? Czy musi organizować transmisję online? Czy wszystkie nowe obowiązki mogą zostać przeniesione na specjalistę BHP?
W praktyce odpowiedzi na te pytania mają ogromne znaczenie zarówno dla pracodawców, jak i osób wykonujących zadania służby BHP.
Które obowiązki faktycznie należą do służby BHP?
Poradnik „Nowe wyzwania służby BHP w kontekście nowych uprawnień inspektorów PIP” wyjaśnia zasady współpracy z inspektorami pracy, udział służby BHP w kontrolach zdalnych, zakres odpowiedzialności specjalistów BHP oraz obszary, które nie powinny być na nich przerzucane.
Transmisje online i elektroniczna dokumentacja
Jednym z najbardziej dyskutowanych elementów nowelizacji jest możliwość wykorzystywania transmisji online podczas kontroli.
Przepisy pozwalają stosować takie rozwiązania między innymi przy kontroli dokumentów, wysłuchaniu strony czy składaniu wyjaśnień. Nie oznacza to jednak, że służba BHP odpowiada za techniczne przygotowanie całego procesu.
Pracownik służby BHP może uczestniczyć w transmisji, prezentować dokumentację lub udzielać wyjaśnień dotyczących stanu bezpieczeństwa pracy. Organizacja techniczna transmisji oraz bezpieczeństwo systemów teleinformatycznych pozostają poza ustawowym zakresem jego obowiązków.
To jeden z obszarów budzących dziś najwięcej praktycznych wątpliwości.
Jak przygotować organizację do nowych realiów kontroli?
Już dziś warto zweryfikować:
- kompletność dokumentacji BHP,
- sposób przechowywania dokumentów,
- procedury współpracy z PIP,
- przygotowanie do kontroli zdalnych,
- zasady udostępniania dokumentacji elektronicznej,
- podział odpowiedzialności pomiędzy służbę BHP a inne komórki organizacyjne.
W wielu organizacjach konieczne będzie również przeprowadzenie wewnętrznego audytu procedur związanych z udostępnianiem dokumentacji oraz określenie osób odpowiedzialnych za poszczególne działania podczas kontroli.
Im wcześniej organizacja uporządkuje te obszary, tym łatwiej będzie odnaleźć się w nowych realiach kontrolnych.
Jak przygotować się do kontroli zdalnych i nowych obowiązków?
Podczas szkolenia online „Służba BHP w nowych realiach kontroli PIP – jak przygotować się do kontroli zdalnych i nowych obowiązków” ekspert pokaże krok po kroku, jak przygotować dokumentację, uporządkować procesy oraz przygotować organizację do kontroli prowadzonych według nowych zasad.
