ZFŚS w jednostkach budżetowych 2026 – najczęstsze błędy i zasady ewidencji
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) w jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych jest obowiązkowy niezależnie od liczby pracowników. W praktyce jego tworzenie, ewidencja księgowa oraz wydatkowanie środków nadal rodzą wiele wątpliwości. Sprawdź najczęstsze nieprawidłowości wykazywane w kontrolach oraz zasady, o których trzeba pamiętać w 2026 r.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w jednostkach budżetowych – zasady na 2026 r.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) funkcjonuje na podstawie ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Pracodawcy działający w sektorze finansów publicznych – w tym jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe – mają obowiązek jego tworzenia niezależnie od liczby zatrudnionych.
Środki ZFŚS przeznacza się wyłącznie na działalność socjalną, w tym m.in.:
- dofinansowanie wypoczynku,
- działalność kulturalno-oświatową,
- działalność sportowo-rekreacyjną,
- opiekę nad dziećmi (żłobki, kluby dziecięce, przedszkola),
- pomoc materialną (rzeczową i finansową),
- pomoc mieszkaniową (zwrotną i bezzwrotną).
Kluczowa zasada (ważna także w 2026 r.):
świadczenia muszą być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej – każda praktyka „równej wypłaty dla wszystkich” jest nieprawidłowa.
ZFŚS a finansowanie stołówek i innych wydatków jednostki
Środki ZFŚS nie mogą być wykorzystywane na finansowanie bieżącej działalności jednostki.
W szczególności nieprawidłowe jest finansowanie z Funduszu:
- funkcjonowania stołówek (np. szkolnych),
- premii i dodatków pracowniczych,
- szkoleń, kursów i studiów,
- świadczeń przyznawanych w jednakowej wysokości,
- świadczeń zależnych od stażu pracy lub absencji.
Wniosek praktyczny: każde świadczenie z ZFŚS musi mieć charakter socjalny i być zróżnicowane.
Odpis na ZFŚS w 2026 r. – najczęstsze błędy
Najczęstsze nieprawidłowości dotyczą:
- błędnego naliczenia odpisu,
- nieterminowego przekazania środków,
- braku przekazania środków na rachunek funduszu.
Zgodnie z przepisami:
- do 31 maja należy przekazać co najmniej 75% odpisu,
- do 30 września – pełną kwotę odpisu.
W przypadku nauczycieli zastosowanie mają przepisy Karty Nauczyciela. Odpis ustala się jako iloczyn:
- planowanej przeciętnej liczby nauczycieli (w przeliczeniu na pełne etaty),
- 110% kwoty bazowej obowiązującej na 1 stycznia danego roku.
Dodatkowo:
- do końca sierpnia wypłaca się nauczycielom świadczenie urlopowe z ZFŚS.
Ewidencja księgowa ZFŚS – konto 851
ZFŚS ujmuje się na koncie 851 – Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.
Zasady ewidencji:
- strona Wn – wykorzystanie środków (koszty, wydatki),
- strona Ma – źródła finansowania i zwiększenia funduszu,
- konto wykazuje wyłącznie saldo Ma (niewykorzystane środki).
Jednostki mają obowiązek prowadzenia ewidencji analitycznej do konta 851 zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów.
Koszty bankowe a ZFŚS – błąd w praktyce
Częstym błędem jest pokrywanie z ZFŚS:
- prowizji bankowych,
- opłat za prowadzenie rachunku.
Prawidłowo: koszty te powinny być finansowane z działalności podstawowej jednostki, a nie z Funduszu.
Pożyczki z ZFŚS – ewidencja i najczęstsze błędy
Pożyczki mieszkaniowe są dopuszczalną formą pomocy z ZFŚS, ale wymagają:
- uregulowania w regulaminie ZFŚS,
- określenia kryteriów przyznawania,
- prawidłowej ewidencji księgowej.
Ewidencja:
- pożyczki ujmuje się na koncie 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami,
- konto obejmuje m.in. należności z tytułu udzielonych pożyczek.
Najczęstsze błędy:
- brak ewidencji rozrachunków,
- nieprawidłowe księgowania,
- brak powiązania z regulaminem ZFŚS.
Poznaj więcej nieprawidłowości ujawnionych w kontrolach RIO: Nieprawidłowości w ewidencji księgowej kosztów związanych z ZFŚS |
